Cómo elegir el mejor proveedor del plan 401 K para pequeños negocios

Los propietarios de pequeñas empresas saben que tener un plan 401K puede ayudar a aumentar la satisfacción de los empleados y ahorrar en impuestos personales y comerciales. De hecho, los empleados a los que se les ofrece un plan de jubilación tienen casi el doble de probabilidades de estar satisfechos con el paquete general de beneficios de su empresa.

Sin embargo, elegir un proveedor del plan 401K adecuado para tu pequeña empresa puede ser un proceso complicado, costoso y confuso. Por ello, hemos decidido crear este artículo, donde te explicamos de manera simple todo lo que debes saber acerca de cómo elegir el mejor proveedor del plan 401 K para pequeños negocios.

Plan 401 k para pequeños negocios

Comencemos con algunos mitos erróneos sobre el plan 401K

Mito: Son difíciles de montar y mantener.

Verdad: Mientras que estos planes pueden ser sin duda alguna difíciles de entender y extenuantes tanto para crear como para mantener, las pequeñas empresas tienen ahora más opciones. En los últimos años, han aparecido proveedores de 401(k) que hacen el trabajo pesado por los empleadores, asumiendo de esa manera la mayoría de las responsabilidades de configuración y administración.

 

Mito: Mis empleados no participarán.

Verdad: Si un plan 401K te parece confuso, tus empleados pueden sentir lo mismo. Por lo tanto, elegir un moderno 401(k) con una interfaz fácil de usar les facilitará las cosas a todos.

 

Mito: Son para las grandes empresas que pueden pagarlos.

Verdad: Muchos proveedores de 401(k) ofrecen ahora soluciones para pequeñas empresas a precios asequibles. Además, las ventajas fiscales por ofrecer planes de jubilación a los empleados a menudo compensan algunas cuotas de los planes.

 

Mito: No puedo pagar las contribuciones paralelas del empleador..

Hecho: No sólo los programas de contribuciones paralelas varían mucho, sino que son opcionales. Incluso si tu pequeña empresa no puede permitirse un programa de igualación, puedes ofrecer a tus empleados un plan 401(k) para que puedan contribuir con su propio dinero.

¿Cuáles son algunas de las responsabilidades clave que los proveedores de plan 401K deberían ofrecer?

  • Diseño y configuración del plan. Documentar el plan, coordinar las contribuciones con el proveedor de nómina, y designar responsabilidades fiduciarias.
  • Matriculación y educación. Explicar el plan a los empleados, informándoles sobre las opciones de inversión y de cualquier cambio.
  • Administración y mantenimiento de registros. Deducir y depositar las contribuciones de los empleados de la nómina, hacer contribuciones del empleador y llevar un registro de las transacciones.
  • Cumplimiento y presentación de informes. Presentar el formulario 5500 del IRS y completar las pruebas de cumplimiento anualmente.
  • Gestión de inversiones. Elegir un proveedor y una selección de inversiones. Asegurarse de que todos los procesos sean realizados correctamente.

Pasos para elegir el mejor proveedor 401(k) para tu pequeño negocio

1. Decide cuán involucrado quieres estar

No importa cuán fluida parezca la experiencia de los empleados, ofrecer beneficios de jubilación implica mucho trabajo entre bastidores. 

Claro que hay muchos desafíos por delante, como finalizar el diseño de tu plan y decidir si ofrecerás contribuciones tanto tradicionales como Roth 401(k). Pero el mayor compromiso de tiempo podría implicar el mantenimiento diario, el cumplimiento y la presentación de informes. A continuación, detallamos algunas de las tareas principales de las que se ocupa un administrador de un plan 401(k).

  • Preparación de una descripción resumida del plan para los participantes y beneficiarios
  • Documentos de divulgación de los participantes y estados de cuenta
  • Aprobación de operaciones (por ejemplo, préstamos, distribuciones)
  • El cumplimiento de las normas del plan y las leyes federales
  • Pruebas de discriminación y apoyo a la auditoría
  • Inscripción de empleados y comunicaciones
  • Cumplir con los requisitos del Servicio de Impuestos Internos y el Departamento de Trabajo (por ejemplo, el formulario 5500)

Si eso suena como un trabajo a tiempo completo, es porque lo es. Las pequeñas empresas a menudo recurren a administradores externos (TPA, por sus siglas en inglés) para que se encarguen de estas responsabilidades en su nombre. Incluso los TPA varían ampliamente en su alcance, responsabilidades y rendición de cuentas.

Por ejemplo, los fiduciarios de la ley ERISA 3(16) asumen los deberes de administración y la responsabilidad de garantizar que su plan cumpla con la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados.

Por si eso no fuera suficientemente desalentador, recuerda que hay más en la gestión de un plan de jubilación que en la administración y el cumplimiento. A menos que quieras manejar tú mismo la estrategia de inversión del plan, necesitas un asesor de inversiones y un gerente.

2. Conoce los honorarios y tarifas

Los beneficios de la jubilación tienen un costo, no sólo para las empresas, sino también para sus empleados. Elegir el proveedor de plan 401K equivocado podría quitarle un mordisco a los ahorros de los participantes. Normalmente hay tres tipos diferentes de tarifas asociadas con la oferta de beneficios de jubilación: tarifas de administración, tarifas de inversión y tarifas de servicios individuales. 

Si buscas una métrica que sume cuánto podría costar a los empleados su plan 401(k), no busques más allá del ratio de gastos totales. Este es simplemente el porcentaje que se le cobra a los participantes en base a sus participaciones. Por ejemplo, un índice de gastos del 1 por ciento significa que a un empleado con $100.000 en su cuenta 401(k) se le cobraría $1.000 por año. Al evaluar a los proveedores, pregunta sobre sus índices de gastos promedio y otros cargos.

Entonces, ¿qué se considera una proporción justa de gastos de mercado? Depende de tu tamaño. Aunque suene contrario a la intuición, las empresas pequeñas suelen tener mayores índices de gastos. Las empresas con 50 empleados tienen un promedio de gastos del 1,68 por ciento. En comparación, la proporción promedio para una compañía con 2.000 empleados es del 0,7 por ciento. Aunque esos porcentajes suenan pequeños, resultan en honorarios exponencialmente más altos a medida que las empresas crecen.

3. Pregunta sobre las características y opciones del plan

No hay un enfoque único para ahorrar para la jubilación. Los empleadores tienen acceso a una variedad de soluciones creativas para impulsar la participación y recompensar a los empleados que ahorran. Por lo tanto, querrás asegurarte de que los proveedores que consideres puedan acomodarse a tus necesidades.

Una de las primeras cosas que querrás confirmar es si el proveedor apoya tanto las contribuciones tradicionales como las Roth 401(k). La diferencia entre las dos tiene que ver con el momento en que los dólares son gravados. Los empleados con cuentas tradicionales 401(k) hacen sus contribuciones de jubilación antes de impuestos y estas cantidades crecen libres de impuestos hasta que empiezan a retirar fondos. El pensamiento es que los tramos de impuestos serán más bajos después de la jubilación. 

Por el contrario, los que tienen cuentas 401(k) Roth hacen sus contribuciones después de impuestos. En este sentido, este capital crece libre de impuestos siempre y cuando se mantengan por lo menos cinco años. Aunque las contribuciones Roth tienen un mayor impacto en los cheques de los empleados, el arreglo es popular entre los trabajadores más jóvenes, ya que tienen una mayor trayectoria hacia la jubilación. La elección es lo más importante, cualquier vendedor de confianza debe apoyar ambos tipos de contribuciones.

También vale la pena considerar los planes de Safe Harbor 401(k). Estos planes especiales están exentos de ciertas obligaciones de cumplimiento pero, a su vez, requieren que la empresa contribuya a las cuentas 401(k) de los empleados. Dado que tanto la aportación del empleador como la participación en las ganancias son dos grandes maneras de impulsar la participación, retener el talento e incluso ahorrar en impuestos, el acuerdo podría ser una tarea fácil para tu empresa. Sólo asegúrate de que los proveedores del plan 401(k) que estás evaluando puedan realmente acomodar los planes Safe Harbor y los acuerdos de igualación.

4. Priorizar la experiencia del usuario

La gestión de los beneficios de jubilación debe ser de fácil manejo tanto para tu empresa como para tus empleados. Al considerar tus opciones, presta mucha atención a la experiencia del usuario. ¿La tecnología del proveedor facilita a los participantes la renovación de una cuenta de jubilación anterior? ¿Da a los empleados acceso a un solo tablero donde pueden verificar su saldo, ver los datos de las transacciones, actualizar los aportes y verificar el aporte de su empleador? 

Cuanto más difícil es encontrar esta información, menos valor percibido obtienen los empleados de su oferta de jubilación. Además, ten en cuenta si el proveedor tiene una aplicación móvil o si está habilitado para ofrecer servicios móviles, para que los empleados puedan acceder de forma segura a la información de su cuenta sobre la marcha.

Por muy intuitivo que sea el software, es una apuesta segura que los empleados tendrán preguntas relacionadas con la jubilación en el camino. El equipo de recursos humanos de tu pequeña empresa (si es que tiene uno) debe estar muy congestionado, así que no los obligue a agregar «experto en jubilaciones» a la lista. Tal vez quieras trabajar con proveedores que combinen su software con un servicio que atienda a todos sus usuarios, incluidos los profesionales de RRHH y los participantes en el programa del plan 401K.

5. Pregunta sobre las integraciones de la nómina

La nómina y la jubilación van de la mano. Cuando los empleados actualizan sus contribuciones, confían en que esas cantidades serán depositadas en sus cuentas de retiro después del día de pago. En el pasado, para que eso ocurriera, RRHH tenía que introducir manualmente los aplazamientos en la nómina. Este enfoque requiere mucho tiempo y es propenso a errores administrativos.

Al considerar los proveedores de 401(k), sopesa si tienen una integración completa de 360 con tu software de recursos humanos y nómina. También hay beneficios más allá de las contribuciones racionalizadas. Si quieres inscribir automáticamente a los nuevos empleados en una cuenta 401(k), preguna si las integraciones de los proveedores apoyan eso. Invertir en una solución que mantiene sincronizados los recursos humanos, la nómina y la jubilación no sólo ahorra tiempo y dinero, sino que también mejora la experiencia de los empleados en general.

Ideas finales

Evaluar a los diferentes proveedores de 401K puede ser intimidante, por lo que las pequeñas empresas a menudo posponen la decisión. Pero retrasarla más puede poner a la tuya en una desventaja competitiva, ya que las personas que buscan trabajo ven cada vez más las prestaciones de jubilación patrocinadas por el empleador como algo imprescindible.

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