Cómo registrar una empresa en Florida

Si quieres comenzar un nuevo negocio o tienes una iniciativa en mente, ¡felicidades! Crear una empresa que se ajuste al sector comercial y al tamaño de tu proyecto será esencial para ayudarte a cumplir con tus objetivos. Pero, ¿por dónde comenzar? ¡Por el principio! Lo primero que debes hacer para iniciar tu vida comercial como parte del sector económico es registrar un nombre comercial en Florida.

Para ello, necesitas comprobar que el nombre que has escogido para tu compañía está disponible, buscar el dominio (para ver si está libre) y examinar si puedes registrar ese nombre como marca federal; esto como medida adicional de protección.

Una vez que ya hayas completado todo esto, lo único que deberás hacer es registrar una empresa en Florida, es decir, reservar el nombre, presentar la solicitud de la empresa o solicitar un nombre comercial. ¿Cómo hacerlo? Siguiendo los pasos que te detallamos en esta guía.

Cómo registrar una empresa en Florida

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Cómo registrar una empresa en Florida en 2021

Si estás pensando en registrar una empresa en Florida para este 2021 (o en cualquier otra fecha del calendario) completa cada uno de los siguientes pasos:

#1 Elige una estructura empresarial

Cualquier persona que desee crear una pequeña empresa nueva tiene una decisión muy importante que tomar: elegir su estructura comercial. ¿Qué factores debes considerar para hacerlo? Pues, depende. Lo cierto es que los elementos a estudiar varían y se ajustan a las necesidades de cada propietario y también a los niveles de protección que necesite, es decir, a los límites de responsabilidad personal y financiera sobre los pasivos de la empresa.

Dependiendo del tipo de empresa que escojas, necesitarás hacerle frente a unas obligaciones fiscales u otras y completar una serie de papeleo administrativo que te permitirá mantener a tu compañía en funcionamiento.

#2 Registra el nombre comercial en Florida

Cuando ya tengas todo claro, llegará el momento de registrar una empresa en Florida y para ello, lo primero que debes hacer es ocuparte del nombre comercial. Sin importar el tipo de empresa que elijas (LLC o compañías de responsabilidad limitada, empresas unipersonales, sociedades anónimas, etc.) aquí encontrarás cómo registrar un nombre comercial para tu negocio.

¿Cuáles son los pasos para registrar un nombre empresarial en Florida?

Luego de examinar los puntos anteriores, llegamos al punto principal de esta guía: cómo registrar una empresa -específicamente, un nombre comercial- en Florida. Lo primero que debes saber sobre este tema es que el registro de un nombre comercial en el estado del sol dependerá de la estructura comercial que tenga o que hayas escogido para tu empresa.

El registro de un nombre de una empresa unipersonal o sociedad anónima es más simple, al menos si se le compara con el procedimiento que tendrás que seguir en el caso de LLCs y corporaciones. Por tanto, podemos concluir que cada tipo de negocio tiene sus reglas a nivel estatal.

¿Nuestra recomendación? Averigua cuáles son los requisitos de presentación, reglas de nomenclatura y procesos de registro para tu empresa particular o, si ya tienes un nombre y deseas cambiarlo, cuáles son los pasos que deberás seguir para completar la tarea con éxito.

Eso sí: es importante que tomes en cuenta que, aunque cada empresa tiene sus propias reglas y pasos a seguir, hay ciertos pasos comunes en cualquier registro de nombre comercial en Florida. ¿Cuáles son? Los que te exponemos a continuación.

Consejo: Si todavía no has elegido un nombre o una lista de posibles nombres para tu empresa, ¡piensa en ello! En Internet, encontrarás recursos educativos que te ayudarán a dar con el nombre perfecto para tu empresa. También hay generadores de nombres en línea que, además de ser gratuitos, te ayudan a formar un nombre único usando cierta información relevante, como tus iniciales, el sector del negocio, entre otros.

#1 Escoge un nombre único para tu empresa

El primer paso a completar para registrar una empresa en Florida es escoger un nombre que cumpla con estas características: 1) que sea único, 2) que no coincida con una marca comercial registrada, 3) que no infrinja derechos de autor, 4) que nadie más haya registrado para formar una empresa y 5) que no esté reservado.

Pero, ¿cómo saber qué tan único es el nombre que has pensado para tu nueva empresa? Pues, de manera simple: tan solo tendrás que ponerte manos a la obra y realizar algunas búsquedas, la mayoría de ellas, en línea.

¿Cómo hacer una búsqueda de marcas a nivel federal?

Ante todo, usa el sistema de búsqueda de marcas registradas en línea, que es un recurso que ha puesto la Oficina de Patentes y Marcas Registradas de los Estados Unidos (USPTO) a disposición de los usuarios. Poner el o los nombres que has escogido para tu nueva empresa aquí te permitirá determinar si otra persona ya registró una empresa o marca comercial con ese nombre, esto a nivel federal.

  1. Para comenzar, visita la página web de la USPTO.
  2. Haz clic en “Marcas comerciales” (Trademarks).
  3. Escoge la opción de “buscar marcas comerciales”.
  4. Elige “buscar en nuestra base de datos” (TESS).
  5. Selecciona la búsqueda básica. Será más que suficiente.
  6. Ingresa el nombre y ¡listo!

En la lista de resultados podrás ver si hay alguna empresa que utiliza ese nombre o alguno similar, así como el ramo comercial en el que esa empresa se desempeña para saber si coincide con el que tú has escogido.

¿Cómo hacer una búsqueda de nombres comerciales en Florida?

Luego de examinar si existen o no marcas comerciales registradas a nivel federal, te toca hacer lo mismo, pero en el estado de la Florida. Para ello, visita la página web de la División de Corporaciones del estado y utiliza la herramienta de búsqueda de nombres comerciales. Recuerda que este paso es esencial y no te lo puedes saltar, ya que, de haber una empresa en Florida registrada con tu nombre, tu solicitud de reserva o de creación de empresas será denegada.

En esta página, debes tomar en cuenta que hay diferentes requisitos dependiendo del tipo de empresa que necesitas. Las LLCs, las corporaciones y empresas formales deben escoger un nombre único y, por ende, realizar esta pequeña búsqueda. Las estructuras comerciales informales, como las firmas unipersonales o sociedades generales del estado, pueden saltarse este paso sin inconvenientes.

¿Cómo hacer una búsqueda de dominio para tu empresa?

Aunque no es obligatorio, te recomendamos que, antes de registrar un nombre y después de hacer la búsqueda de marcas y empresas registradas a nivel estatal y federal; verifiques que hay un dominio disponible para tu empresa. Tener una URL que coincida con tu nombre te ayudará a crear una tienda en línea o una página web informativa y esto, en la actualidad, te permitirá estar en Internet, elevar la confianza y estabilidad de tu negocio y conquistar nueva clientela.

Para hacerlo, puedes escoger un servicio de reserva de dominio, como GoDaddy o cualquier otro de tu preferencia.

Recomendación final: busca en Internet y en las redes sociales

Tu investigación no debería limitarse solamente a la búsqueda de empresas registradas oficialmente, sino también a las redes sociales e Internet. ¿Por qué? Porque ese nombre que elijas se convertirá en tu marca y en el sello personal de tu negocio. Por ello, no estaría de más que sepas qué aparece en los principales buscadores y redes sociales (Google, Twitter, Bing, Yelp, Yahoo, Facebook, Instagram, etc.) cuando buscas el nombre de tu empresa.

Al tomarte el tiempo para hacer una búsqueda rápida en línea descubrirás si hay otras empresas en el mercado en estas plataformas, si el nombre de usuario de las redes sociales está disponible y si esa compañía podría competir contigo en materia de SEO. Recuerda que, al lanzar tu empresa al mercado, a tu página web y perfiles en redes sociales, necesitarás posicionarte -preferiblemente- en los primeros lugares de los buscadores.

Además, piensa que esta simple búsqueda también te permitirá saber si hay alguna persona o negocio con un nombre similar que se dedique a lo mismo que deseas hacer. De ser así, quizás sería preferible escoger otro nombre para no confundir a la audiencia y destacar frente a la competencia.

Consejo: Si descubres que los nombres de usuarios en las principales redes sociales de tu próxima empresa están disponibles, te recomendamos que los registres cuanto antes. Piensa que este registro, además de ser gratuito, es simple y rápido de completar. ¿Por qué deberías hacer eso? Porque así te aseguras de que nadie lo tomará mientras estás en el proceso de registrar una empresa en Florida.

#2 Determina qué normas aplican a tu estructura empresarial

Ahora que ya tienes el nombre perfecto para tu empresa y sabes que nadie más lo ha registrado; es hora de seguir con los pasos sucesivos. ¿Cuáles? En principio, registrar la empresa para comenzar a completar operaciones y así obtener ganancias.

Para ello, el primer paso será el registro del nombre; algo que deberás hacer sin importar el tipo de empresa que tengas: LLC, corporaciones, firmas personales y sociedades.

¿Cómo registrar un nombre de empresa en Florida para una LLC o corporación?

El registro de un nombre comercial para una LLC o corporación en Florida es bastante fácil de completar. De hecho, se realiza cuando presentes la solicitud de creación de empresa (LLC o Corp C).

  • Las LLCs son empresas de responsabilidad limitada. Esta característica hace que sea la forma más sencilla de registrar una empresa legalmente y, al mismo tiempo, proteger tus activos personales y los de tus socios.
  • Una Corp C o Corporación C es una entidad legal con personalidad jurídica propia, es decir, separada al 100% de los propietarios de la empresa. Esta compañía tiene su propia estructura operativa, que se compone de funcionarios, empleados, directores, junta directiva y accionistas. En este caso, tus activos personales también quedarán protegidos.
En Florida, tanto las LLCs como las Corp C necesitan tener un nombre único.

¿Cómo registrar un nombre de empresa en Florida para una firma unipersonal?

Las empresas unipersonales o firmas personales son quizás las estructuras más básicas a registrar (comercialmente hablando). En este caso, habrá un solo propietario. Por sus características y estructura de funcionamiento, una firma personal no protegerá tus activos de los acreedores de la empresa, pero -para compensar- tampoco necesita un procedimiento de constitución tan complicado. De hecho, podría decirse que ni siquiera deberás presentar documentación adicional para fundar una empresa unipersonal.

Al igual que las sociedades generales, que son aquellas que tienen dos o más propietarios, no se necesita tener un nombre único para las firmas personales. Las empresas unipersonales tienen, por lo general, el mismo nombre que su propietario; mientras que las sociedades o asociaciones -que son una especie de firma colectiva- los apellidos de todos los socios.

¿Quieres hacer negocios con otro nombre? ¡Necesitas un nombre ficticio!

Para usar un nombre diferente al registrado, es decir, un nombre comercial que sea atractivo y que quede en la memoria de los consumidores -como McDonald’s- necesitas registrar un nombre ficticio en Florida. A este nombre también se le conoce como DBA (doing business as) y le permite a los socios utilizar comercialmente un nombre diferente a la denominación legal.

Tener un DBA es fundamental para aquellos negocios que quieran establecer una marca bien diferenciada. Si este es tu caso, te recomendamos que visites a las autoridades de Florida y les preguntes qué pasos debes seguir para registrar tu nombre ficticio, ya que, dependiendo del tipo de empresa, deberás pasar por un procedimiento u otro.

#3 Completa los requisitos adicionales para registrar una empresa en Florida

Después de completar todo lo que tiene que ver con el nombre, deberás registrar tu empresa en Florida y realizar todas las gestiones que sean necesarias para la recolección y pago de impuestos. A esto habría que añadirle también el trámite de las licencias comerciales y otros requisitos de funcionamiento. Veamos algunos de los más comunes:

Obtener un número de identificación de empleador o EIN

Una vez que hayas creado tu empresa, no podrás abrirle las puertas al público. Necesitas completar ciertos trámites que te permitirán ejercer tu actividad comercial sin tener que temer a una multa o al cierre del establecimiento y, además, pensar en la contratación de empleados.

Es por ello que lo primero que te recomendamos que hagas es obtener un número de identificación de empleador o EIN. Necesitarás este número para abrir tu cuenta bancaria, pedir una tarjeta de crédito para empresas, contratar empleados, pagar los impuestos, etc.

Consejo: Aprende cómo solicitar un EIN ante el IRS con nuestra guía especial.

Tramitar las licencias y permisos comerciales que apliquen

Para que puedas operar tu negocio sin inconvenientes, necesitas cumplir con las regulaciones estatales, federales y locales. Por ejemplo, si te dedicas a la preparación de alimentos en un restaurante, bar o cafetería, es posible que necesites una licencia sanitaria, además de permisos de señalización o de expedición de licores.

Los requisitos que debes cumplir para poder obtener una licencia comercial -y la lista de licencias comerciales- varía dependiendo del estado y también de la localidad en la que te encuentres. Incluso federalmente, podría variar según el sector comercial al que te dediques.

¿Cómo saber qué licencias necesita tu empresa? Pues, esto nos será tan complicado. Nuestra guía “Licencias y permisos para abrir un negocio en Estados Unidos” podría ayudarte a hacerlo, así como los siguientes recursos en línea:

Nota: Para saber qué licencias locales necesitas, visita la oficina del secretario condal y pregunta qué licencias y permisos locales se requieren para operar.

Proteger el nombre de la empresa con un registro de marca

Esto es, más que un paso obligatorio, una recomendación. Al momento de registrar tu nombre comercial, puedes optar por la creación de una marca. Registrar ese nombre que vas a utilizar como una marca te protegerá a nivel nacional. Así, otros no podrán lucrar con el nombre de tu negocio sin tu consentimiento o escoger un nombre similar al tuyo para robarse a tu clientela.

Este trámite no es tan económico como quisiéramos, pero es elemental para protegerte. El costo total varía entre los $225 y los $400, esto sin incluir los honorarios de abogados.

Nota: Si te decantas por registrar una marca, tendrás que pagar una tarifa de renovación cada 10 años.

Preguntas frecuentes sobre cómo registrar una empresa en Florida

El registro de una empresa se ha simplificado al máximo, pero no por ello deja de tener sus complicaciones. Por eso, hemos creado esta sección especial. Al revisarla, podrás aclarar las principales dudas que tienes en relación a la creación de empresas en Florida. Si después de leerla, todavía tienes dudas, te recomendamos que completes la investigación visitando las páginas de la SBA y del mismísimo estado.

¿Cómo obtener una identificación fiscal para mi empresa en Florida?

Para registrar tu nueva empresa como sujeto a contribución -es decir, para el pago de impuestos- necesitas completar el Formulario DR.1 R. 03/20 (Florida Business Tax Application) y enviarlo por el medio de tu preferencia, ya sea en línea o por correo postal.

Sin embargo, ¡ten cuidado! Antes de hacer esto, necesitarás tener a la mano tu EIN. Por tanto, te conviene tramitar cuanto antes.

¿Cuánto cuesta registrar una empresa en Florida?

El costo total a pagar por el registro de una empresa en Florida dependerá del tipo de negocio que quieres montar. Por ejemplo, una LLC tiene un costo aproximado de $160, mientras que una corporación asciende a los $87.50. Si quieres saber cuáles son las tarifas aplicables según tu estructura comercial, te recomendamos que visites esta sección de la División Empresarial de Florida.

¿Todas las empresas necesitan una licencia comercial en Florida?

No todas las empresas necesitan tramitar una licencia en el Departamento de Regulación Comercial y Profesional de Florida. De hecho, los requisitos, permisos y licencias varían según el tipo de empresa y el sector. Puedes revisar todo sobre este tema en el siguiente enlace del DBPR.

¿Cómo presento los impuestos estatales de mi empresa en Florida?

Para presentar los impuestos estatales de tu empresa, visita la página web del Departamento de Ingresos de Florida y sigue las instrucciones. Esta es la forma más fácil y rápida de hacerlo.

¿Necesito una licencia comercial para vender en línea en Florida?

Sí. Si te decantas por abrir una tienda en línea para vender productos o servicios en Florida, necesitas tener a la mano un Certificado de Reventas denominado “Annual Resale Certificate for Sales Tax”.

¿Qué es y cuánto cuesta la reserva de nombres en Florida?

La reserva de nombres es, como su nombre lo indica, un procedimiento que se lleva a cabo para apartar temporalmente una denominación comercial, ya sea el nombre legal de una empresa o un doing business as (DBA). Ahora bien, debes saber que no necesitas reservar el nombre para abrir una nueva empresa. Puedes hacer directamente el registro.

Aunque este procedimiento no es obligatorio, el estado de Florida sí cuenta con un procedimiento de reserva de nombres comerciales. Esto podría ser ventajoso para ti si, por ejemplo, encuentras un nombre único pero no tienes el dinero o el tiempo para hacer el registro de tu empresa o LLC de inmediato.

Para hacerlo, tan solo tendrás que escoger el nombre o lista de nombres que deseas reservar y plasmarlos en una carta que enviarás a la Secretaría del Estado. Recuerda incluir también tu nombre y dirección. Siempre que el nombre de la empresa esté disponible, podrás completar este procedimiento sin problemas.

Eso sí. Toma en cuenta que la reserva de nombres de empresas en Florida no es gratuita. Primero tendrás que pagar una tarifa que varía dependiendo del tipo de empresa, $25 para LLCs y $35 para corporaciones.

Una vez presentada la carta, el nombre o nombres quedarán reservados por un plazo de 120 días continuos. Si necesitas más tiempo, puedes renovar la reserva una vez que expire, pero no por 120 días adicionales consecutivos.

¿Cómo cambiar el nombre de mi empresa en Florida?

Si el nombre de tu empresa ya no te convence, puedes cambiarlo sin problemas. Para hacer el cambio de nombres comerciales en Florida, tienes dos opciones: 1) solicitar un doing business as o 2) presentar una enmienda de nombres.

Solicitar un nombre ficticio es quizás la forma más fácil de tener un nombre diferente, que es con el que harás tus negocios y transacciones comerciales o publicitarias. De hecho, es por eso que es la opción preferida para las firmas unipersonales y asociaciones. Incluso las LLCs y corporaciones se pueden beneficiar de tener un DBA, ya que les permitirá hacer negocios sin tener que incluir el sufijo Inc. o LLC.

¿Solicitar un nombre ficticio no es lo que quieres? Entonces, en este caso necesitas presentar una enmienda rellenando este formulario para LLCs o el formulario de asociaciones y enviándolo por correo postal.

Nota: El cambio de nombres está sujeto a una tarifa de presentación de $25 (para LLCs) o de $35, en el caso de las corporaciones.

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