¿Qué es el EIN (Employer Identification Number)?

El EIN (Employer Identification Number) es un número de identificación único que se asigna a una entidad comercial para que pueda ser fácilmente identificada por el Servicio de Impuestos Internos (IRS o Internal Revenue Service).

También se conoce como Número de Identificación Fiscal Federal. Cuando se utiliza para identificar a una empresa con fines fiscales, se suele denominar Número de Identificación Fiscal (NIT).

Entendiendo el EIN (Employer Identification Number)

Así como el número de seguro social (SSN o Social Security Number) se utiliza para identificar a los residentes individuales de los Estados Unidos, el número de identificación del empleador (EIN) se emite para identificar a las entidades comerciales del país.

El IRS emite el EIN que es un número único de nueve dígitos que incluye información sobre el estado en el que está registrada la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre el EIN y el número de identificación del contribuyente?

Los términos “EIN”, “identificación del empleador”, “identificación fiscal” e “identificación del contribuyente” se utilizan como sinónimos, pero en realidad existen diferencias claras entre cada uno de estos términos. De hecho, el IRS tiene definiciones específicas para ellos:

  • Identificación del contribuyente es la forma general de referirse a un número de identificación fiscal.
  • Identificación del empleador es la identificación fiscal de las empresas, es decir, el EIN. Es también un número de identificación del contribuyente.
  • Número de Seguro Social es un número de identificación del contribuyente reservado para personas físicas, es decir, individuos que cumplan con los requisitos.
Número de identificación del contribuyente individual (ITIN o Individual Taxpayer Identification Number) es un número de procesamiento de impuestos que se le da a aquellas personas que necesitan una identificación fiscal, pero que no cumplen los requisitos para obtener un número de Seguro Social.

¿Cuando necesito tramitar un EIN?

El EIN está reservado para las empresas. Tu negocio necesitará un EIN si tiene empleados o si presenta ciertos tipos de impuestos. También necesitarás tramitar uno si tu empresa está gravada como corporación o sociedad. En algunos casos, las LLC también podrían requerir un EIN, por ejemplo, cuando tienen más de un miembro o una vez que contratan empleados.

Pero, ¿hay otras razones por las que tu empresa podría necesitar un EIN? Sí, ¡vamos a ver algunas de ellas!

  • Si presentas declaraciones por impuestos FICA, impuestos indirectos o impuestos relacionados a la venta o comercialización de alcohol, tabaco y armas de fuego.
  • Si tu empresa retiene impuestos sobre los ingresos (que no formen parte del salario) pagados a un extranjero no residente.
  • Cuando tienes un Plan Keogh, es decir, un plan de jubilación para trabajadores independientes.

Nota: Es posible que no necesites un EIN para fines impositivos si tu negocio solo tiene un propietario y no cuentas con empleados. En este caso, podrías usar tu número de Seguro Social en vez del EIN. No obstante, sería recomendable tramitar uno para abrir la cuenta bancaria comercial de tu empresa o en caso que desees solicitar una licencia comercial.

Antes de presentar la solicitud del EIN, ¡designa a un responsable!

Una de las preguntas que podrías encontrarte en el Formulario SS-4 (específicamente en el ítem 7a) es quién será el responsable de tu negocio. El IRS te pedirá que incluyas el nombre y la identificación del contribuyente de la persona que controla o dirige la empresa. Esta parte responsable no puede ser una compañía: debe ser una persona física. Si tu empresa tiene más de un socio o miembro, escoge uno para que sea el responsable ante el IRS.

¿Cómo solicitar un EIN para mi negocio? Paso a paso

Solicitar un EIN no cuesta nada, pero para poder hacerlo, el negocio debe estar ubicado en los Estados Unidos y debe tener un número de identificación de contribuyente válido antes de que se le pueda emitir un Número de Identificación de Empleador.

Antes de solicitar tu número de identificación del empleador, visitá la página web del IRS e imprime la solicitud, que es el Formulario SS-4. Luego completa el formulario y úsalo para realizar el trámite. No te olvides de tener toda la información a la mano para que culminar el proceso sea mucho más sencillo.

Ahora bien, hay tres formas fáciles y rápidas para solicitar tu EIN. Por ejemplo, si escoges hacer tu aplicación en línea o por teléfono, el IRS te dará un EIN de inmediato.

  • EIN en línea. Puedes solicitar tu EIN en línea usando el proceso de asistente EIN del IRS. Debes completar la solicitud en una sola sesión, ya que no podrás guardar el formulario. Si descargas el formulario y lo completas antes de iniciar el procedimiento, podrás terminar este proceso mucho más rápido porque tendrás a la mano todas las respuestas.
  • EIN por teléfono. Llama a la línea directa del IRS para negocios y sigue las instrucciones del sistema: 800-829-4933.
  • EIN por fax. También podrás descargar tu Formulario SS-4 y completarlo para enviarlo por fax al IRS.

Nota: A partir del 13 de mayo de 2019, la persona responsable que designes en el formulario debe tener un número de Seguro Social o un ITIN para ser aceptado.

¿Cuándo necesito tramitar un nuevo EIN para mi negocio?

Si cambias algunos aspectos de tu negocio, es posible que no necesites tramitar un nuevo EIN, pero si ese cambio es mucho más grande y afecta su estructura comercial o legal, por ejemplo, al convertirlo en una corporación o cualquier otra entidad similar, posiblemente necesites un número nuevo. Entonces, tendrás que perdirle un nuevo EIN al IRS si:

  • Finalizas tu negocio y comienzas uno nuevo.
  • Tu corporación pasa a ser una corporación S.
  • Simplemente, cambias el nombre o la dirección de tu negocio.
  • Después de una fusión legal con otra empresa, creas una nueva corporación.
  • Cambias tu tipo de negocio (de una empresa unipersonal a una corporación, por ejemplo)
  • Compras o heredas un negocio en funcionamiento que solo tenía un único propietario.
  • Tu negocio se convierte en la subsidiaria de una corporación que usa el EIN de su casa matriz.

¿Cuándo NO necesitas un nuevo EIN para tu empresa?

Aunque las empresas unipersonales necesitan tramitar un nuevo EIN cuando están sujetas a un procedimiento de quiebra, tu corporación o sociedad no necesitará uno nuevo para declararse en bancarrota.

Recuerda: los EIN no se reciclan

El EIN de tu empresa es el EIN de tu empresa ¡y punto! Podría decirse que este número es como tu huella digital impositiva (fiscal) o legal. Eventualmente, no será asignado a otro negocio si el tuyo dejase de funcionar. Si cierras tu empresa, el EIN desaparecerá para siempre.

En resumen

A diferencia del SSN, el EIN no se considera información sensible y es distribuido libremente por muchas empresas a través de publicaciones e Internet.

Los dígitos de un EIN tienen el siguiente formato: XX-XXXXXXX. El IRS utiliza este número para identificar a los contribuyentes que deben presentar varias declaraciones de impuestos de negocios.

Las entidades comerciales que deseen operar en los Estados Unidos deben solicitar un EIN por teléfono, en línea, por fax o por correo. Todas las formas de negocios pueden solicitar y obtener un EIN.

Entidades como las sociedades de responsabilidad limitada (LLC o Limited Liability Company), empresas individuales, organizaciones sin fines de lucro, agencias gubernamentales, corporaciones S, sociedades, patrimonios y fideicomisos, etc. Además, el IRS no está sesgado hacia el tamaño de la empresa. Una empresa con un solo empleado es tan elegible para un EIN como una corporación multinacional.

Información clave:

  • El EIN (Employer Identification Number) o número de Identificación del empleador es un número único asignado a un negocio para que pueda ser fácilmente identificado por el IRS.
  • La solicitud es gratuita y está disponible en el sitio web del IRS.
  • Un negocio debe estar ubicado en los Estados Unidos y tener un número de identificación de contribuyente válido antes de que se le pueda emitir un Número de Identificación de Empleador.

Sigue leyendo:

¡Comparte nuestro artículo!


Artículos relacionados:

Deja un comentario

Do NOT follow this link or you will be banned from the site!