Qué es EIN o Employer Identification Number en USA

Qué es el EIN number|EIN number|Quién necesita un EIN
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El Employer Identification Number (EIN), en español, Número de Identificación del Empleador, es de gran importancia en el sistema fiscal de Estados Unidos. Por eso te explicamos qué es el EIN Number y para qué sirve.

Si tienes un negocio en USA que califique para el EIN Number, no te preocupes: con nosotros también aprenderás cuándo solicitar el EIN de una empresa, dónde hacer el trámite y cómo obtenerlo de manera fácil y rápida.

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Qué es EIN

El EIN es un número de identificación único de nueve dígitos (XX-XXXXXXX) que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) asigna a una entidad comercial para que pueda ser fácilmente identificada y rastreada en términos tributarios.
EIN number

Extraído de Wikimedia

Para qué sirve el EIN Number

El EIN Number sirve para identificar a las entidades comerciales de Estados Unidos. Funciona como el número de seguro social americano (SSN) o el ITIN, aunque, en este caso, el EIN se reserva solo para las empresas.

Pero, ¿para qué le sirve el EIN Number a una organización? Pues, bien, el EIN permite a las empresas y entidades realizar diferentes tipos de trámites y gestiones, como:

Diferencias entre TIN, EIN y Tax ID

Los términos “EIN”, “TIN” y “Tax ID” suelen utilizarse como sinónimos, pero no lo son. En realidad, existen diferencias claras entre cada uno de ellos:

  • Tax ID, TIN o Identificación del Contribuyente es el término general que se usa para referirse a un número de identificación fiscal de Estados Unidos. Puede aplicar tanto a personas como a empresas.
  • EIN o Número de Identificación del Empleador es el código tributario que identifica a las empresas, LLC y compañías unipersonales a nivel fiscal y laboral.
  • ITIN o Número de Identificación del Contribuyente Individual es una identificación fiscal que se le otorga a aquellas personas que no cumplan los requisitos para obtener un SSN.

Quién necesita un EIN

Quién necesita un EIN

Cualquier tipo de negocio u organización puede solicitar un EIN. No existen restricciones mínimas ni máximas en relación al tamaño de la empresa, la cantidad de empleados o montos de facturación.

En muchos casos, el EIN es un requerimiento obligatorio para la actividad comercial. Necesitas tramitar el EIN siempre que tu negocio cumpla con alguna de estas características:

  • Cuenta con sus propios empleados.
  • Ofrece un Plan Keogh, es decir, un plan de jubilación para trabajadores independientes.
  • Presenta declaraciones por impuestos FICA, impuestos indirectos o sales tax (impuesto a las ventas) por la comercialización de alcohol, tabaco o armas de fuego.
  • Retiene impuestos sobre los ingresos (que no forman parte del salario) a un extranjero no residente.

El EIN en Estados Unidos es obligatorio en algunos casos y completamente opcional en otros. Explora cada caso particular para saber si deberías tramitar un número EIN para tu empresa o negocio.

LLC o empresas de varios dueños LLC unipersonales Corporaciones
Empresas unipersonales Agencias y organizaciones Fideicomisos

EIN para LLC o empresas de varios dueños

En el caso de que la LLC (Limited Liability Company o Sociedad de Responsabilidad Limitada) tenga más de un propietario, es necesario contar con el EIN, incluso si no tiene empleados o no paga impuestos especiales.

EIN para LLC unipersonales

Si la LLC es de un solo propietario, no tiene empleados y no paga impuestos especiales; no necesita un EIN. En este caso, basta con que el dueño realice una declaración del impuesto sobre la renta.

Esta situación puntual de las LLC de un solo integrante o de un solo dueño es una de las diferencias entre las LLC y las corporaciones más importantes que encontramos, al menos a nivel tributario.

Aunque no sea obligatorio, es recomendable que este tipo de empresas cuenten con un EIN, ya que así podrán mantener las finanzas comerciales y las finanzas personales completamente separadas..

EIN para corporaciones

El EIN es obligatorio para la declaración de impuestos de las corporaciones. No importa si se trata de una Corporación S (empresas de hasta 100 accionistas) o C (grandes empresas).

EIN para empresas unipersonales

No es necesario que una empresa unipersonal (Sole Proprietor, en inglés) cuente con un número EIN, a menos que tenga empleados o pague impuestos especiales. Así que, si quieres obtener una licencia para un negocio en casa, no es estrictamente necesario tramitarlo.

EIN para agencias gubernamentales y ONG

Las agencias gubernamentales deben contar con un EIN. Lo mismo sucede con las organizaciones sin fines de lucro u ONG.

EIN para fideicomisos

Generalmente, es necesario contar con un EIN para los fideicomisos. Las excepciones son los fideicomisos revocables por el cesionista, las cuentas IRA y las organizaciones exentas.

¿Cómo obtener un EIN Number?

Hay cuatro formas fáciles y rápidas para solicitar tu EIN Number: en línea, por teléfono, por correo postal o por fax. Es una gestión simple. Por ejemplo, si escoges hacer tu aplicación en línea o llamando por teléfono al IRS, te darán un EIN de inmediato.

  • En línea. Entra en la página web del IRS y haz clic en “Begin Application”. Ten toda la información de tu empresa a la mano (estructura legal, representante y actividad), ya que solo tendrás 15 minutos para completar tu aplicación.
  • Por teléfono. Este método solo está habilitado para quienes estén en el extranjero y deseen obtener un EIN Number para abrir un negocio en USA. Llama al 1-267-941-1099 de lunes a viernes, de 6:00 a.m a 11:00 p.m. EST.
  • Por correo postal. Si quieres tramitar el EIN físicamente, descarga y llena la Forma SS-4 y envíala por correo postal a la siguiente dirección: Internal Revenue Service. Attn: EIN Operation. Cincinnati, OH 45999.
  • Por fax. Alternativamente, puedes completar la Forma SS-4 y enviarla al siguiente número de fax del IRS: 1-855-641-6935. Recibirás tu número EIN en unos cuatro días hábiles.

Beneficios de tener un EIN Number

Contar con un número EIN te permite acceder a diferentes beneficios en el ámbito financiero, laboral y de prevención contra fraudes y estafas. Veamos algunos de ellos:

  • Abrir una cuenta bancaria para negocios. Muchos bancos piden el EIN para poder abrir una cuenta bancaria comercial.
  • Solicitar créditos empresariales. El número EIN te permite construir crédito para tu negocio. Hay muchos puntos a favor y en contra del crédito personal vs crédito del negocio, pero este último suele dar mayores probabilidades de acceder a un préstamo.
  • Refuerza la imagen de tu empresa. Y, en consecuencia, cómo te ve tu audiencia y clientela. El EIN Number sirve para crear una imagen más seria y fiable, atrayendo más ganancias en el camino.
  • Acceder a tarjetas de crédito comerciales. El EIN te permitirá acceder a tarjetas de crédito comerciales o empresariales y así disfrutar de una línea de crédito más alta cada vez que lo necesites.
  • Solicitar productos y servicios. Dejando los servicios bancarios de lado, contar con un EIN puede ayudarte a acceder a servicios y ayudas del gobierno, como los préstamos del gobierno para pequeños negocios.
  • Prevenir el robo de identidad. Tener un número de empleador para tu negocio te ayudará a mantener tu SSN seguro, protegiéndote del fraude al IRS, del robo de tu devolución de impuestos o de cargos bancarios no autorizados.
  • Contratar empleados. Cualquier organización comercial que necesite contratar empleados y, por ende, retener el payroll tax, debe sacar un EIN para hacerlo.
  • Mantener el velo corporativo. El velo corporativo permite separar la responsabilidad legal de una empresa (persona jurídica) de sus socios o accionistas (personas reales). Es necesario contar con un EIN para que esta separación sea posible.

Cuántos EIN puede tener una persona

Puedes solicitar tantos EIN como necesites, ya que no hay una limitación legal en la cantidad total de EIN que una persona puede tramitar. Sin embargo, debes saber que el IRS solo admite una solicitud de EIN al día por persona.

Cuándo actualizar el EIN Number

No siempre que cambies ciertos aspectos de tu negocio será necesario un nuevo EIN. Si la modificación es grande o afecta la estructura comercial, posiblemente necesites un nuevo EIN Number. Tendrás que pedirle un nuevo número EIN al IRS si:

  • Finalizas tu negocio y comienzas uno nuevo.
  • Tu corporación pasa a ser una Corporación S.
  • Simplemente, cambias el nombre o la dirección de tu negocio.
  • Después de una fusión legal con otra empresa, creas una nueva corporación.
  • Cambias tu tipo de negocio (de una empresa unipersonal a una corporación, por ejemplo).
  • Compras o heredas un negocio en funcionamiento que solo tenía un único propietario.
  • Tu negocio se convierte en la subsidiaria de una corporación que usa el EIN de su casa matriz.

¿Cuándo no necesitas un nuevo EIN para tu empresa?

Aunque las empresas unipersonales necesitan tramitar un nuevo EIN cuando están sujetas a una declaración de quiebra, no pasa lo mismo con las corporaciones o sociedades.

Pero, no temas por la seguridad de tu compañía: los EIN antiguos no se reciclan. Si tu negocio eventualmente deja de funcionar, el EIN que tenía desaparecerá para siempre.

Cómo buscar el EIN de una empresa

Los métodos para buscar el EIN de una empresa dependen de si eres el dueño o simplemente un tercero (como un cliente, un proveedor o un empleado).

Si necesitas saber cómo encontrar el EIN o Tax ID de tu negocio, busca la carta de aceptación que te envió el IRS. También, puedes llamar al número de teléfono del IRS y consultar tu EIN. Marca al 1-800-829-4933 de lunes a viernes, de 7:00 a.m. a 7:00 p.m.

Si entras dentro de la segunda categoría (eres un tercero), dirígete al departamento de recursos humanos de la empresa y pregunta por el EIN. También podrías:

  • Buscar la empresa en páginas gubernamentales. El IRS no tiene una base de datos pública de EIN, pero si la compañía solicitó un préstamo del gobierno o alguna licencia estatal, podría aparecer en Internet.
  • Consultar la data de U.S. Securities and Exchange Commission. Si la empresa que te interesa cotiza en la bolsa, debería aparecer en esta base de datos.
  • Solicita un reporte de crédito. Los informes de credit score empresariales incluyen muchos más datos que los de una persona natural, entre ellos, el número EIN.

¿Qué significa EIN?

EIN significa “Employer Identification Number”, un identificador tributario emitido por el IRS que puede solicitar cualquiera que necesite constituir una empresa o negocio en Estados Unidos.

¿Qué es Employer Identification Number?

Employer Identification Number o EIN Number en español quiere decir Número de Identificación del Empleador. También se conoce como Federal Tax ID, Número de Identificación para el Impuesto Federal o Número de Identificación Federal.

¿Qué es el EIN de una empresa?

El EIN de una empresa es su Número de Identificación Fiscal Federal. Cuenta con nueve dígitos y sirve para que el IRS pueda identificarla y hacerle un seguimiento tributario.

¿Cuántos números tiene el EIN?

El EIN cuenta con nueve dígitos dispuestos de la siguiente manera: XX-XXXXXXX. Lo mismo ocurre con otros números de identificación fiscal, como el SSN y el ITIN.

¿Cuánto cuesta el EIN?

Solicitar un EIN no cuesta nada, pero para poder hacerlo, el negocio necesita estar en Estados Unidos. También se requiere que su dueño tenga un número de identificación de contribuyente válido, como un SSN o ITIN.

¿Cómo verificar un número de empleador?

Si necesitas verificar tu EIN, revisa la carta de aceptación del IRS. También puedes comunicarte con el IRS y solicitarlo. Si quieres saber el EIN de un tercero, pregúntaselo a la empresa o chequea su reporte de crédito.

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Sobre el autor

Jessica es abogado corporativo y especialista en finanzas, realiza investigaciones a diario para acercarte a la seguridad y libertad financiera (aunque apenas estés comenzando). Sus +600 artículos publicados en Créditos en USA —y su propia experiencia como migrante— ya han ayudado a miles de hispanos en Estados Unidos.

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