Número EIN: Cómo encontrar el Tax ID de tu negocio

El número de identificación de impuestos para negocios, también llamado número de identificación del empleador (EIN employer identification number) o número de identificación de impuestos federales, es un número único de nueve dígitos que identifica a tu negocio ante el IRS. Hoy te explicaremos cómo encontrar el Tax ID de tu negocio (Número EIN).

Actualmente, casi todas las empresas necesitan un número EIN ya que tendrán que realizar gestiones habituales como declarar impuestos, abrir una cuenta bancaria comercial, obtener una licencia comercial o solicitar un préstamo comercial.

Muchas personas saben de memoria su número de seguro social, pero son muy pocos los dueños de negocios que saben su número de identificación fiscal. El número EIN no se utiliza a diario, por lo tanto, no es tan fácil de recordar como el número de teléfono o la dirección de tu negocio.

Sin embargo, tu número EIN es esencial para algunas transacciones comerciales muy importantes, como la declaración de impuestos del negocio y la obtención de préstamos para pequeñas empresas. 

La precisión y la rapidez suelen ser muy importantes en el momento de hacer alguna de estas gestiones. El no tener el número de identificación fiscal de tu empresa a mano puede obstaculizar el trámite para obtener el préstamo que tu empresa necesita o pagar los impuestos a tiempo.

Lo ideal es memorizar el número de identificación fiscal del negocio o tenerlo en un lugar de fácil acceso para que puedas consultarlo rápidamente.

Normalmente, con todas las ocupaciones que involucran tener un negocio, es posible que no te hayas dado cuenta de que no sabes tu número EIN. Probablemente, solo te percatarás de esto cuando lo necesites.

Localizar una identificación fiscal olvidada, perdida o extraviada de un negocio es bastante fácil y no debería costarte mucho. En esta guía te explicaremos todo lo que necesitas sobre el Número EIN: Cómo encontrar el Tax ID de tu negocio.

Tax ID de mi negocio

Número EIN: Cómo encontrar el Tax ID de tu negocio

Muchas veces, los propietarios de pequeñas empresas se complican en medio de una solicitud de préstamo, declaración de impuestos o solicitud de cuenta bancaria porque no saben el número de identificación fiscal de su empresa. Afortunadamente, localizar el número EIN es bastante simple. A continuación te explicamos cómo encontrar el Tax ID de tu negocio

Estas son las tres mejores maneras de conseguir el número de identificación de impuestos de tu negocio:

Opción 1: Revisa tu carta de confirmación del EIN

La forma más fácil de encontrar tu EIN es localizando tu carta de confirmación del EIN. Este es el documento original que el IRS emitió cuando solicitaste tu EIN por primera vez. La carta mostrará tu identificación de impuestos y otra información de identificación de tu negocio.

  • Si solicitaste tu EIN por Internet, el IRS habrá emitido una carta de confirmación, la cual puedes obtener por internet. Seguramente, también tuviste la opción de recibir la confirmación por correo.
  • Si hiciste la solicitud por fax, habrás recibido la confirmación por este mismo medio.
  • Si la solicitud la hiciste por correo, la carta de confirmación te habrá sido enviada por correo.

Tu carta de confirmación del EIN es un documento fiscal y comercial de gran importancia, por lo tanto, debes guardarla en un sitio seguro, al igual que la información de la cuenta bancaria de tu empresa y los documentos de incorporación.

Número EIN

En este ejemplo de carta de confirmación del EIN, puedes encontrar el EIN en la parte superior de la página, así como en el primer párrafo. (Fuente: IRS)

Opción 2: Revisa otros lugares donde tu EIN podría haber sido incluido 

Si has perdido tu carta de confirmación del EIN, tendrás que ser un poco más creativo para encontrar tu número de identificación fiscal. Afortunadamente, una vez que obtienes un EIN, este  número de identificación fiscal no cambiará durante toda la vida de tu negocio. Así que si encuentras el EIN en cualquier documento será el correcto: 

Cómo encontrar el Tax ID de tu negocio en otros documentos:

  1. Antiguas declaraciones federales de impuestos

Cómo encontrar el Tax ID de tu negocio

 

  1. Avisos oficiales de impuestos del IRS

Cómo encontrar el Tax ID de tu negocio

 

  1. Licencias y permisos comerciales y solicitudes pertinentes

Cómo encontrar el Tax ID de tu negocio

 

  1. Estados de cuenta bancarios comerciales o perfil de cuenta en línea

 

  1. Solicitudes antiguas de préstamos para empresas 

 

  1. El informe de crédito de tu negocio

cómo encontrar el tax id de tu negocio

 

  1. Documentos relacionados con la nómina (como los formularios 1099 que hayas recibido como contratista independiente o que hayas emitidos a contratistas independientes)

cómo encontrar el tax id de tu negocio

 

Ten en cuenta que tu número EIN normalmente no aparece en los documentos de constitución de la empresa, como los artículos de incorporación, los artículos de organización o algún documento de nombre comercial ficticio (DBA). Estos documentos establecen la configuración legal de tu negocio pero no contienen el número de identificación fiscal.

Opción 3: Llamar al IRS para localizar tu EIN

Lo más probable es que si haces las revisiones que hemos explicado anteriores encuentres tu número EIN, pero si aún así no has logrado ubicarlo, el IRS puede ayudarte.

Llama directamente a la Línea de Impuestos de Negocios y Especialidades del IRS, y un representante te proporcionará tu EIN por teléfono. La Línea de teléfono de la sección Impuestos de Negocios y Especialidades está abierta de lunes a viernes de 7 a.m. a 7 p.m., hora del este. Sin embargo, este debe ser tu último recurso, porque el tiempo de espera de las llamadas a veces puede ser largo. El número de contacto al que debes llamar es el (800) 829-4933

Antes de llamar, ten en cuenta que el IRS necesita probar que eres tú realmente quien está tratando recuperar el número EIN. Por ejemplo, tendrás que demostrar que eres funcionario de la empresa,  propietario único o un socio. El representante del IRS te hará algunas preguntas para confirmar tu identidad.

No lo tomes mal, esto es simplemente una precaución para ayudar a proteger los datos sensibles de tu negocio. Seguramente no quisieras que el IRS diera tu número de seguro social a cualquiera que llamara, ¿verdad? 

Una vez que hayas encontrado el número de identificación fiscal de tu empresa, te sugerimos que lo guardes en un lugar seguro, como un archivador cerrado o un almacenamiento seguro en la nube, para no tener que volver a repetir estos pasos.

Por qué necesitas saber el número de identificación fiscal de tu negocio

El IRS requiere que la mayoría de los negocios tengan un EIN. Las excepciones son algunos propietarios únicos y dueños de LLCs de un solo miembro, que pueden usar su número de seguro social en lugar de un EIN. Pero incluso los dueños de pequeños negocios que no tienen que obtener un EIN, a menudo optan por obtener uno, para poder separar sus finanzas personales y de negocios.

Si el IRS requiere que obtengas un EIN o si tú por tu cuenta decides obtenerlo, estas son algunas de las situaciones en las que tendrás que dar tu número de identificación fiscal del negocio:

  • Al presentar las declaraciones de impuestos del negocio o al hacer los pagos de impuestos del negocio
  • Al solicitar un préstamo comercial
  • Al abrir una cuenta bancaria comercial
  • Al solicitar una tarjeta de crédito comercial
  • Al expedir el formulario 1099 a los contratistas independientes

Aunque estas son transacciones que no se realizan con regularidad, cuando piensas en todas ellas, te das cuenta que tendrás que proporcionar tu número EIN unas cuantas veces al año. Por lo tanto, este es un número que vale la pena memorizar y almacenar de forma segura. Lo ideal es que recuperes tu número de identificación fiscal del negocio antes de realizar cualquiera de las transacciones anteriores.

Cómo encontrar el Tax ID de otra empresa

Por lo general, los propietarios de pequeñas empresas necesitan localizar el número de identificación fiscal de su propia empresa. Sin embargo, en algunos casos será necesario buscar el EIN de otra empresa. Por ejemplo, se puede usar un EIN para verificar la información de un nuevo proveedor o cliente. Además, en industrias como la de los seguros, es posible que necesites el EIN de otras compañías para realizar tu trabajo diario.

Utiliza una de las siguientes opciones para obtener el Tax ID de otra empresa:

1. Pregunta a la Compañía

Probablemente alguien del departamento de nómina o de contabilidad debería saber el número de identificación fiscal de la empresa.

2. Busca en los archivos de la SEC

Si la empresa cotiza en bolsa, busca el sitio web de la Comisión de Valores y Bolsa e introduce allí el nombre de la empresa. Los archivos de la SEC deben contener el número de identificación fiscal de la empresa (listado como «IRS No.»).

3. Mediante el informe de crédito comercial de la empresa

Las agencias de crédito, como Experian y Equifax, así como Nav, te permiten comprar un informe de crédito comercial propio o ver el informe de crédito comercial de otra empresa. El informe de crédito mostrará el EIN del negocio.

4. Usar una base de datos de EIN de pago

Otra opción es buscar en una base de datos comercial de EIN, la cual cobra una tarifa por el acceso a los EIN de la empresa. Algunas bases de datos incluso vinculan los EIN con otra información, como el tamaño de la empresa y la industria. Esto puede ayudar a encontrar el número que buscas.

5. Utiliza la base de datos de Melissa para las organizaciones sin fines de lucro

La base de datos de Melissa proporciona una búsqueda gratuita de identificación de impuestos federales para organizaciones sin fines de lucro.

Asegúrate de mantener tu propio EIN bien guardado. Comparte el número sólo con un grupo limitado de prestamistas, posibles proveedores, banqueros, etc. Debes proteger el EIN de tu negocio como si fuera tu número de seguro social.

Cómo cambiar o cancelar un Número EIN

Una vez que obtengas el EIN para tu negocio, ese número de identificación fiscal permanecerá con tu negocio durante toda su vida. Sin embargo, hay algunas situaciones en las que podrías necesitar un nuevo número de identificación fiscal para tu negocio.

A continuación encontrarás algunas de las situaciones en las que debes solicitar un nuevo EIN:

  • Cuando incorporas por primera vez o cambias la entidad del negocio
  • Compras un negocio existente o heredas un negocio
  • Tu negocio se convierte en una filial de otra empresa
  • Eres un propietario único y estás sujeto a un procedimiento de quiebra.
  • Eres propietario único y estableces un plan de jubilación, de participación en los beneficios o de pensiones.
  • Recibes una nueva carta del Secretario de Estado
  • Hay cambios en la estructura de la propiedad

El IRS tiene una lista detallada de situaciones en las que se necesita un nuevo EIN. Recuerda que el nuevo EIN reemplazará el antiguo, así que una vez que obtengas 

el nuevo Tax ID de tu negocio, lo usarás en las declaraciones de impuestos y en otros trámites de negocios que se realicen.

Ten en cuenta que los cambios más comunes, como los cambios de nombre o dirección de tu negocio, generalmente no requieren un nuevo EIN. Pero aún así, debes informar al IRS sobre un cambio de nombre de negocio o un cambio de ubicación.

Una vez que tu negocio obtiene un EIN, este número te pertenece, el IRS técnicamente no puede «cancelar» el número de identificación fiscal. Incluso, si cierras tu negocio y nunca presentas una declaración de impuestos, ningún otro negocio obtendrá el mismo número. Si alguna vez decides reabrir tu negocio, puedes usar el número antiguo. Si llegas a la conclusión de que no necesitas el EIN que solicitaste -tal vez porque el negocio nunca inició operaciones o fue disuelto- entonces cierra tu cuenta comercial con el IRS escribiendo una carta. Si cierras tu cuenta y comienzas otro negocio en el futuro, necesitarás un nuevo EIN en ese momento.

Cómo encontrar el Tax ID de tu negocio: Preguntas frecuentes

1. ¿Es el número de identificación fiscal de un negocio lo mismo que un EIN?

Sí, el número de identificación tributaria de un negocio también se conoce como número de identificación del empleador, o EIN.

2. ¿Cómo obtengo un número de identificación fiscal para un pequeño negocio?

Obtener un número de identificación fiscal es sencillo. Una vez que hayas determinado tu elegibilidad, puedes solicitar el EIN a través del IRS, ya sea en línea o por correo, fax o teléfono. Este proceso de solicitud es gratuito. También puedes utilizar un servicio legal en línea para hacer la solicitud, pero te cobrarán una tarifa por este servicio.

3. ¿Se puede tener un negocio sin un EIN?

Sí, dependiendo del tipo de negocio. Las LLCs de una sola persona y los propietarios únicos no necesitan un EIN porque están sujetos a impuestos como individuos. Sin embargo, si planeas abrir una cuenta bancaria comercial, necesitarás un EIN para tu negocio.

4. ¿Necesito un EIN si trabajo por cuenta propia?

Si trabajas por cuenta propia y eres propietario único oficial, entonces no necesitas un EIN. Sin embargo, disfrutarás algunos beneficios al obtener un EIN, como el hecho de poder separar tus finanzas personales de las del negocio.

5. ¿Cómo cambiar o cancelar un número EIN?

Una vez que obtengas el EIN para tu negocio, ese número de identificación fiscal permanecerá con tu negocio durante toda su vida. Sin embargo, hay algunas situaciones en las que podrías necesitar un nuevo número de identificación fiscal para tu negocio.

A continuación encontrarás algunas de las situaciones en las que debes solicitar un nuevo EIN:

  • Cuando incorporas por primera vez o cambias la entidad del negocio
  • Compras un negocio existente o heredas un negocio
  • Tu negocio se convierte en una filial de otra empresa
  • Eres un propietario único y estás sujeto a un procedimiento de quiebra.
  • Eres propietario único y estableces un plan de jubilación, de participación en los beneficios o de pensiones.
  • Recibes una nueva carta del Secretario de Estado
  • Hay cambios en la estructura de la propiedad

El IRS tiene una lista detallada de situaciones en las que se necesitará un nuevo EIN. Recuerda que el nuevo EIN reemplazará el antiguo, así que una vez que obtengas el nuevo Tax ID de tu negocio, lo usarás en las declaraciones de impuestos y en otros trámites de negocios que se realicen.

Ten en cuenta que los cambios más comunes, como los cambios de nombre o dirección de tu negocio, generalmente no requieren un nuevo EIN. Pero aún así, debes informar al IRS sobre un cambio de nombre de negocio o un cambio de ubicación.

Una vez que tu negocio obtiene un EIN, este número te pertenece, el IRS técnicamente no puede «cancelar» el número de identificación fiscal. Incluso, si cierras tu negocio y nunca presentas una declaración de impuestos, ningún otro negocio obtendrá el mismo número. Si alguna vez decides reabrir tu negocio, puedes usar el número antiguo. Si llegas a la conclusión de que no necesitas el EIN que solicitaste -tal vez porque el negocio nunca inició operaciones o fue disuelto- entonces cierra tu cuenta comercial con el IRS escribiendo una carta. Si cierras tu cuenta y comienzas otro negocio en el futuro, necesitarás un nuevo EIN en ese momento.

Cómo encontrar el Tax ID de tu negocio: resumen

Conocer el número de identificación fiscal de tu negocio es importante, pero con todas las ocupaciones que normalmente tiene el propietario de un negocio, puede que olvides o pierdas el número de identificación fiscal.

Esto es lo que debes saber si necesitas localizar un número EIN:

  • Localiza tu EIN antes de que necesites declarar impuestos, solicitar un préstamo comercial o abrir una cuenta bancaria comercial. Así podrás asegurar que el proceso no se detendrá.
  • Puedes localizar tu EIN en la carta de confirmación del IRS, en tus antiguas declaraciones de impuestos, en tus antiguas solicitudes de préstamos comerciales, en tu informe de crédito comercial o en tus documentos de nómina.
  • También puedes llamar al IRS para buscar tu número de identificación de impuestos federales.
  • Si necesitas localizar el EIN de otra empresa, puedes empezar preguntando a la empresa. También hay bases de datos gratuitas y de pago que pueden ayudarte a encontrar el número de identificación fiscal de un negocio.
  • Una vez que solicites el EIN de tu compañía, no necesitarás uno nuevo para los cambios de nombre. Sin embargo, si la propiedad o la estructura de tu negocio cambia, entonces es probable que necesites un nuevo EIN del IRS.

El número de identificación fiscal de tu negocio es importante para muchos trámites del negocio. Asegúrate de mantener este número en un lugar seguro para que lo tengas siempre que sea necesario.

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