¿Qué es el Schedule C? Instrucciones y todo lo qué necesitas saber

Si trabajas por cuenta propia, al momento que declares tus impuestos es probable que debas llenar un Schedule C del Servicio de Rentas Internas (IRS o Internal Revenue Service) para informar cuánto dinero ganó o perdió tu negocio. En la mayoría de los casos, las personas que deben llenar este formulario, que en inglés se llama “Profit or Loss From Business (Sole Proprietorship)”, también deberán llenar un Schedule SE, cuyo nombre es «Self-Employment Tax».

En este sentido, el Schedule C es usado para declarar los ingresos netos de pequeñas empresas o Limited Liability Company (LLC) de dueño único. En este formulario el propietario incluye su propia declaración de impuestos en conjunto a otros ingresos más.

¿Quién debe presentar un Schedule C?

Debes presentar un Schedule C si operas tu negocio como una empresa unipersonal (es decir, no la has designado LLC, corporación o sociedad). Sin embargo, en el caso de las LLCs, si operas una como propietario único, también debes usar un Schedule C para declarar los ingresos de la compañía.

¿Qué es una empresa unipersonal?

Una empresa unipersonal es cualquier negocio que operas y controlas y que no está “configurado” como una entidad comercial legal, como una corporación o sociedad.

Sin embargo, si operas tu negocio como una LLC de un solo miembro, debes presentar el Schedule C. No es obligatorio que el negocio sea uno en el estricto sentido de la palabra, es decir, con oficinas y empleados (aunque si es así no hay inconveniente alguno). Simplemente, declarar un negocio como empresa unipersonal significa que tú eres el jefe y que no hay nadie por encima de ti. Incluso si se trata de una pequeña empresa de jardinería y que tu trabajo sea ir a cortarle el césped a tus vecinos por 10 dólares la yarda, a efectos legales (y fiscales) la empresa es una unipersonal.

¿Qué es el Schedule C_ Instrucciones y todo lo qué necesitas saber

¿Qué clase de información necesito para llenar un Schedule C?

Antes de comenzar a trabajar en el formulario, deberás recopilar cierta información comercial, lo que incluye:

  • Un estado de pérdidas y ganancias (a veces denominado estado de resultados) que muestra los ingresos y gastos de todo el año.      
  • Un balance general para el año que finaliza el 31 de diciembre.      
  • Declaraciones donde se muestre cualquier compra de activos llevada a cabo durante ese año fiscal.
  • Información del inventario para preparar el cálculo del costo de los bienes vendidos, en el caso de que la compañía sea una comercializadora.
  • Detalles sobre gastos de viajes relacionados al negocio, en el que se debe incluir transporte y comida. (Los gastos por entretenimiento no son deducibles).
  • Gastos de un negocio en casa.      

¿Cómo incluyo el Schedule C en mi declaración de impuestos?

A partir de las declaraciones de impuestos de 2018, la información sobre ingresos comerciales netos de la línea 31 del Schedule C se agrega a tu declaración de impuestos personal en el Anexo 1, Línea 12: Ingresos o pérdidas comerciales. Este ingreso se incluye con todas las demás fuentes de ingresos para determinar tu obligación tributaria total ajustada de ese año fiscal.

Advertencia: Como propietario de una pequeña empresa, el gobierno no te cobra impuestos por tus ingresos personales; sin embargo, para evitar multas debes pagar impuestos estimados trimestralmente de los ingresos de tu negocio (o producto de tu trabajo por cuenta propia).

¿Debo presentar un Schedule C por cada negocio que poseo?

Sí, puesto que este formulario se usa para reportar el ingreso neto de una empresa. Por lo tanto, si tienes varias pequeñas compañías que cumplen con las características del Schedule C, debes completar un formulario por cada una de ellas. Luego, los ingresos netos de los totales de todos los Schedule C se agregan en el Anexo 1, Línea 12 de tu declaración de impuestos personal.

Sigue leyendo: ¿Qué es use tax?

¿Puedo usar el Schedule C para una asociación de esposo y esposa (Husband-wife partnership)?

La asociación esposo-esposa es un caso especial, debido a que para reportar los ingresos de una sociedad se debe usar un Formulario 1065. Sin embargo, en ciertas circunstancias una husband-wife partnership puede convertirse en una empresa conjunta calificada y presentar impuestos utilizando dos formularios del Schedule C(uno para cada cónyuge). Ahora bien, te aconsejamos que consultes con un asesor fiscal antes de intentar declarar los ingresos para una sociedad de este tipo. 

¿Cómo se llena un Schedule C?

Antes de empezar, necesitas:

  • Las instrucciones del Internal Revenue Service para el Schedule C;      
  • Tu número de seguro social (SSN);      
  • Tu número de identificación del empleador (Si tienes uno);      
  • Un balance de ingresos de ese año fiscal;      
  • Un balance general de ese año;      
  • Recibos o extractos de cualquier cualquier transacción relacionada a la empresa;      
  • Un recuento de inventario y valoración (Si tu empresa vende productos);     
  • Registros de kilometraje.      

Ahora bien, aunque en este artículo vamos a guiarte a través de las seis secciones del Schedule C, necesitas igualmente las instrucciones oficiales para ubicar el “Principal Activity Codede tu negocio.

Secciones de la A a la J

La parte superior del Schedule C no está dividido numéricamente, sino que tiene diez casillas con letras separadas: de la A a la J. La mayor parte de estas secciones contienen explicaciones fáciles de entender, y para llenarlas requerirás información básica como tu nombre o dirección comercial. Sin embargo, hay secciones que pueden generar cierta confusión (especialmente si es la primera vez que llenas este formulario), entre ellas.

  • Secciones A y B. En el cuadro A, ingresa una breve descripción de una línea de tu negocio y la actividad que realizas, así como el “Principal Activity Code”.      
  • Sección F. Método de contabilidad. Por lo general, los propietarios de pequeñas empresas utilizan la contabilidad de efectivo. Si no estás seguro de cuál estás usando, consulta con un asesor.
  • Sección G. «Participación material», lo que quiere decir haber realizado las actividades en la sede de la empresa. Si aplica a tu caso, marca «Sí». Si no estás seguro, consulta a un experto.
  • Sección H. Marca esta casilla si este es tu primer año en el negocio.      
  • Secciones de la I a la J. Si pagaste a subcontratistas o individuos $ 600 dólares o más por cualquier trabajo en tu empresa, deberás presentar un Formulario 1099. Ahora bien, si respondes «Sí» a la sección I, debes hacer lo mismo con la J y presentar la 1099.
  • Número de Seguro Social (SSN). Debes ingresar tu SSN, incluso si utilizas un EIN (Employer Identification Number) para fines comerciales. En el caso de un EIN, ingrésalo en la casilla D.   

Parte 1: ingresos

Aquí es donde el Schedule C comienza a lucir “menos directo” y más como un formulario de impuestos regular. Puedes tomar las líneas 3, 5 y 7 como instrucciones, pero para el resto, aquí te explicamos qué hacer.

Línea 1

El formulario dice: Ingresos brutos o ventas. Lee las instrucciones para la Línea 1 y marca la casilla si este ingreso fue reportado en el Formulario W-2 y si se marcó la casilla «empleado estatutario» en ese formulario.      

Traducción: El ingreso total, sin incluir el impuesto a las ventas, va aquí. Este es tu ingreso bruto, sin deducciones, reembolsos ni devoluciones.      

Los empleados legales son contratistas independientes que son tratados como empleados, lo que significa que sus «empleadores» retienen impuestos. Ellos también usan el Schedule, motivo por el cual son mencionados en esta sección. Si eres “propietario único” y “empleado estatutario” al mismo tiempo, deberás llenar nos Schedule C.

Y si alguien para quien trabajaste te envió un Formulario 1099-MISC (en lugar de un Formulario W-2), significa que no se te considera un empleado a efectos fiscales. Los ingresos del Formulario 1099-MISC deben incluirse en la Línea 1.

Línea 2

El formulario dice: Devoluciones y bonificaciones.      

Traducción: Aquí es donde se pone el monto total emitido en reembolsos para el año fiscal.      

Línea 4 

El formulario dice: Costo de los bienes vendidos (de la línea 42)      

Traducción: Debes calcular el costo de los bienes vendidos , como se informa en la Línea 42 (en la Parte 3 del Anexo C). Coloque un alfiler en este hasta llegar a la línea 42, luego regrese y complete esto. Si no vende productos y no subcontrató mano de obra, ingrese 0 y continúe.      

Línea 6

El formulario dice: Otros ingresos, incluido crédito o reembolso de impuestos federales o estatales sobre gasolina o combustible (Consulta las instrucciones).

Traducción: Aquí es donde se registran los ingresos auxiliares, como los intereses de la cuenta bancaria de tu empresa, las subvenciones y los créditos fiscales por combustible. Si no tienes ningún otro ingreso, pon el monto del ingreso bruto de la Línea 1.      

Parte 2: gastos

Consejo: A largo del año, es posible que sientas la tentación de hacer gastos comerciales; después de todo, más gastos significan menos ganancias netas (y, por lo tanto, una menor carga fiscal). Sin embargo, solo ahorrarás entre 15 y 30 centavos por dólar a través de reclamos de gastos, así que no asumas gastos innecesarios solo por la cancelación de impuestos, ¡no vale la pena!

La parte 2 es en gran medida auto-explicativa, y en ella se debe poner los montos de gastos en actividades comerciales específicas, como publicidad, viajes, comidas y planes de pensiones. Deberías poder encontrar estos números en tu estado de resultados. A continuación, nos sumergimos en los segmentos más complicados.

Línea 9

El formulario dice: Gastos de automóviles y camiones (Ver instrucciones).      

Lo que debes saber: Si estás utilizando tu auto personal en las actividades de la compañía, tienes una opción: reclamar los gastos exactos o deducir una milla. Y para cualquiera que elijas tendrás que proporcionar evidencia (generalmente recibos) para respaldar el reclamo.      

Línea 12 

El formulario dice: Agotamiento.      

Lo que debes saber: El agotamiento es un caso de nicho, utilizado por las empresas de minería, canteras o industrias madereras. Los propietarios de negocios en estos campos pueden reclamar una deducción para tener en cuenta el uso (agotamiento) de algunos de sus productos en el curso de los negocios.      

Existen diferentes reglas para calcular el agotamiento, según el recurso material con el que se esté trabajando. Si planeas reclamar una deducción por agotamiento, habla primero con tu contador.

Línea 13

El formulario dice: Depreciación y deducción de gastos de la Sección 179 (No incluidos en la Parte 3)      

Lo que debes saber: Por lo general, no puedes deducir el costo total de compra de activos fijos, como edificios, vehículos o equipos, en un año. Lo que puedes reclamar es la deducción por depreciación de ese año, durante varios años. Pero algunos activos califican para la deducción completa de la Sección 179. Este es un cálculo complejo, por lo tanto, solicita a un contador o profesional de impuestos que se encargue de esta parte del Schedule C.      

Línea 18 

El formulario dice: Gastos de oficina.       

Lo que debes saber: La línea 18 es solo para franqueo y suministros de oficina, como papelería. Otros gastos de oficina se reportan en la Parte 5.      

Línea 30 

El formulario dice: Gastos por uso comercial del hogar.       

Lo que debes saber: Muchos trabajadores independientes trabajan desde casa. Esto significa que parte de las facturas de su hogar, como calefacción y electricidad, se pueden reclamar como gastos comerciales. El Internal Revenue Service tiene una definición muy particular de lo que constituye una oficina en casa, así que lee las instrucciones (C-9 a C-13) cuidadosamente para asegurarte de que calificas para esta deducción.      

Parte 3: costo de los bienes vendidos (COGS o Cost Of Goods Sold)

Si vendes productos o subcontratas, deberás completar la Parte 3. La mayor parte de esta sección es bastante sencilla, con solicitudes claramente etiquetadas, como el costo de los materiales o suministros. Puedes encontrar la mayor parte de esta información en tu estado de resultados. 

La línea 33 es el único valor “atípico”, por llamarlo de alguna manera. Aquí es donde explicas cómo valoraste tu inventario. La mayoría de las pequeñas empresas utilizan el método de costo (literalmente, el costo de compra). Si estás utilizando la contabilidad de caja, esta es la única forma de valorar tu inventario. La otra opción nombrada es “Lower of Cost or Market”, para lo cual se compara el precio que pagaste por el producto con el valor actual de mercado del mismo, en una fecha de valoración específica cada año. Este es un método mucho más complicado y menos popular.

Consejo: Cuando llenes la línea 42, no olvides volver a la línea 4 e ingresar el mismo número.

Parte 4: información sobre tu vehículo

¿Estás reclamando gastos por un camión o automóvil (Línea 9)? Si es así, entonces tienes que completar la Parte 4. Necesitarás registros de millaje para hacer un reclamo. No intentes adivinar o estimar, puesto que debes usar evidencia concreta para respaldar el reclamo de gastos.

Parte 5: otros gastos

Tal como dice en el formulario, esta sección es para cualquier gasto que no reportaste en las líneas 8-26 o en la línea 30. Recuerda volver a la línea 27a e ingresar el total de todas las líneas, incluyendo cualquier cosa en la Parte 5.

¿Cómo corrijo un error en el Schedule C?

Para corregir un error en el Schedule C, deberás presentar un Schedule C corregido como parte de una declaración de impuestos personal modificada, utilizando el formulario 1040x. Lee esta guía del Internal Revenue Service para saber más sobre cómo presentar el Formulario 1040x.

Creencias comunes (y erróneas) sobre el Schedule C

De vez en cuando surgen errores: Un nombre o número de la seguridad social mal escrito, errores en el cálculo del impuesto, e incluso el incumplimiento de los plazos se encuentran entre los más comunes. Sin embargo, también hay muchas creencias erróneas y malentendidos sobre el Schedule C que podrían provocarte problemas.

«Sólo debo presentar un Schedule C»

En la realidad económica actual, muchos “propietarios únicos” realizan varios trabajos a la vez, sin saber que deben llenar un Schedule C por separado para cada uno. Por ejemplo, si estás en el sector de ventas independientes, cada venta que hagas se considera «trabajo relacionado», por lo que solo necesitas presentar un Schedule C para cubrir los ingresos producto de esta actividad. Sin embargo, si también conduces un Uber (actualmente considerado una forma de trabajo por cuenta propia en los Estados Unidos ), tendrías que reportar las ganancias y pérdidas de esa empresa comercial por separado 

Esto también significa mantener registros separados para cada función, incluidos los registros de millaje, suministros de oficina y créditos de impuestos sobre el combustible. Si usted es una pareja casada, cada uno con una empresa unipersonal separada, no puede presentar el mismo Anexo C: cada individuo es responsable de los suyos.

«Sólo gané ‘x’ cantidad, así que no tengo que delarar impuestos»

Deberás reportar todos los ingresos y pérdidas de tu empresa unipersonal o LLC de un solo miembro presentando el Schedule C. Ahora bien, existe un umbral mínimo para pagar impuestos sobre ingresos de trabajo por cuenta propia ($ 400 dólares), pero tal condición no existe en el caso de los negocios y empresas. A menos que estés presentando el Schedule C como empleado estatutario, tus ingresos producto de trabajo por cuenta propia así como los ingresos comerciales de tu empresa unipersonal son considerados la misma cosa por el gobierno.

«Perdí dinero, por lo que mi negocio califica como un hobby»

Hay una creencia muy común de que si un negocio no muestra ganancias durante dos de cada cinco años, este se considera un “hobby” y que por tanto no es necesario reportarlo en la declaración de impuestos. A decir verdad, esto es completamente posible, y a la vez no.

Las ganancias son solo uno de los muchos factores que entran en juego al determinar si lo que estás manejando es un negocio propiamente dicho o un hobby. Tu intención de obtener ganancias (manteniendo registros fidedignos de las mismas), así como el tipo de negocio que diriges, puede influir en cómo el Internal Revenue Service califique tu empresa. Si tienes dudas al respecto, ponte en contacto con un profesional para verificar cuál es tu posición. 

Las líneas, letras, números y cuadros que aparecen en el Schedule C pueden hacer que el formulario parezca mucho más complicado de lo que realmente es. Pero una vez que comienzas a llenarlo el proceso se vuelve sumamente sencillo y, por supuesto, siempre ayuda tener registros organizados y precisos para trabajar. Una vez que hayas terminado, no tendrás que volver a pensar en el Schedule C hasta el próximo año, pero siéntete libre de guardar esta guía y utilizarla cuando tengas que volver a llenar el formulario. 

 Sigue leyendo: 

¡Comparte nuestro artículo!


Artículos relacionados:

Deja un comentario

¡NO sigas este enlace o serás bloqueado en este sitio!