Cómo crear una LLC en Florida sin complicaciones. Guía paso a paso

Las compañías de responsabilidad limitada (conocidas en Estados Unidos como LLC por las siglas de Limited Liability Company) se han extendido en el país. ¿Por qué? Porque es la forma más fácil y rápida de formalizar legalmente un negocio. Principalmente, porque combina la responsabilidad limitada de las corporaciones con la flexibilidad de registro y la falta de formalidades que están relacionadas con las sociedades anónimas o las empresas unipersonales. Crear una LLC en Florida no es tan diferente a hacerlo en otros estados.

¿Quién debería considerar crear una LLC en Florida?

Si quieres tener un negocio y que, al mismo tiempo, puedas limitar tu responsabilidad personal por las deudas comerciales, préstamos corporativos y las demandas futuras que estén relacionadas con tu empresa, entoneces deberías saber que esta forma legal podría proteger tu patrimonio ante cualquier eventualidad.

Pero, ¿cómo crear una LLC en Florida?

¿Qué tan fácil es? En sí, el procedimiento es bastante corto y fácil de completar, tal como pasa con la constitución de LLC en cualquier otro estado del país. Si tienes dudas, ¡no dejes de revisar nuestra guía! Hemos creado un resumen paso a paso del procedimiento para ayudarte a finalizarlo con inmediatez.

1. Escoge un nombre para crear tu LLC en Florida

Según las leyes de Florida, el nombre de las LLC deben contener palabras como “compañía limitada” (en inglés, “Limited Company”) o “compañía de responsabilidad limitada” (en inglés, “Limited Liability Company”), o en su defecto, cualquiera de estos términos: “L.C.” o “L.L.C.”. Si lo prefieres, puedes usar abreviaturas para las palabras “limitada” (Ltd.) y “compañía” (Co.).

Eso sí, recuerda que el nombre de tu LLC debe ser único, es decir, completamente diferente a los nombres de otras entidades comerciales que ya estén registradas en el estado y que tengan archivos en la Florida Division of Corporations, en adelante, División de Corporaciones de Florida.

Pero, ¿cómo saber si tu nombre comercial es único? Es bastante fácil. Para determinar que el nombre que has escogido no puede confundirse con otro, verifica la disponibilidad del nombre antes de registrar la empresa usando la base de datos de nombres comerciales que ha puesto el Departamento de Estado a disposición de su ciudadanía. 

¿Tengo que usar el nombre legal del mi LLC para hacer negocios?

Podrías, pero no necesariamente. En su lugar, puedes decantarte por usar un nombre mucho más comercial, corto o fácil de recordar. A este término se le conoce como nombre comercial ficticio (DBA o Doing Business As). 

Para usar un nombre ficticio en Florida, debes registrar también el nombre falso en la División de Corporaciones del estado. Recuerda que tienes dos opciones para completar este registro. La más rápida es en línea, pero si lo prefieres, podrás hacerlo también por correo postal.

Nota: Tendrás que pagar una tarifa de presentación para el registro del nombre equivalente a $50. Este registro será válido temporalmente y tiene una duración de cinco años. Te dejamos el formulario de registro en PDF para que puedas descargarlo en caso que lo necesites.

2. Nombra un representante legal

El representante legal de las LLC también es conocido como agente para el registro. Este representante puede ser una persona física o una entidad comercial que está autorizada a recibir las notificaciones y documentos anexos en caso que la empresa sea demandada en el futuro. 

Es importante que el representante legal que elijas resida en Florida o que sea una empresa autorizada para hacer negocios en el territorio. 

Recuerda: Necesitarás la dirección física completa del representante legal para poder escribirla en el formulario.

3. Presenta el formulario Articles of Organization

Para culminar la creación de tu LLC en Florida debes presentar los Articles of Organization ante la División de Corporaciones del estado. Este documento debe incluir la siguiente información:

  • La calle y la dirección de correo de la oficina principal de la LLC.
  • El nombre, la dirección y la firma del representante legal de la LLC.
  • Los nombres y las direcciones de los gerentes de la empresa.
  • La fecha de vigencia de la LLC (en caso que no sea la fecha de la presentación).
  • La firma de un miembro de la LLC o del representante legal.
Nota: La tarifa de presentación de la LLC en Florida es de $125. Los artículos podrás presentarlos en línea o por correo postal.

4. Prepara el Acuerdo de Operatividad

El Acuerdo de Operatividad no es un requisito legal para en Florida, pero es recomendable que lo hagas. ¿Qué es el Acuerdo de Operatividad? No es más que un documento interno de la empresa que establece cuál será su objeto y funcionamiento, qué miembros la componen, cuáles son las responsabilidades y derechos de estos miembros, y cómo se administrará la LLC. 

Este documento podría ayudarte a demostrar que tu LLC es una entidad separada de tu capital, algo que podría ser útil en caso de una demanda comercial futura o de que la empresa tenga deudas activas al momento de su liquidación.

Nota: Si no hay acuerdo de operatividad, las leyes estatales son las que establecerán el funcionamiento de tu LLC.

Si necesitas ayuda para redactar el Acuerdo Operativo de la LLC, consulta varias páginas web especializadas en Internet. Muchas plataformas cuentan con recursos valiosos y modelos de textos que puedes personalizar con los datos de tu pequeña empresa. 

Si lo prefieres, también puedes contratar los servicios de un profesional legal o de un despacho de abogados, pero como el documento es tan simple, quizás puedas ahorrarte este dinero si lo haces tú mismo o con ayuda de los demás propietarios.

5. Cumplir con los demás requisitos fiscales y reglamentarios

¿Qué requisitos adicionales podrá requerir el estado de Florida para completar el registro y puesta en funcionamiento de tu LLC? ¡Vamos a verlos!

  • EIN. Si tu LLC tiene más de un miembro, deberás solicitar un número de identificación del empleador del Servicio de Rentas Internas (IRS o Internal Revenue Service), conocido como EIN, incluso si la LLC no cuenta con empleados. Si la LLC tiene un solo miembro, solo necesitarás el EIN una vez que comiences a contratar empleados o si escoges gravar tu empresa como una corporación. Para obtener un EIN, presenta la solicitud en línea en la página web del IRS. Este procedimiento es gratuito y no necesitarás pagar ninguna tarifa para completarlo.
  • Licencias comerciales. Dependiendo del tipo de negocio que tengas y de su ubicación, el estado podría exigirte que tramites ciertas licencias comerciales locales y estatales para crear tu LLC en Florida y ponerla en funcionamiento. En la págna web MyFlorida.com podrás encontrar más información sobre las licencias comerciales más comunes.
  • Registrarse en el Departamento de Ingresos. En algunos casos, como por ejemplo, cuando la LLC tiene empleados o va a dedicarse a la venta de bienes que generen la imposición y recolección de impuestos sobre la venta, tendrás que registrar la empresa en el Departamento de Ingresos de Florida (DOR o Department Of Revenue). En la mayoría de las veces, podrás completar este registro en línea o enviando el Formulario DR-1, Solicitud de Impuestos Comerciales de Florida por correo postal. 

6. Presenta los Informes Anuales

Todas las LLC de Florida deben presentar un Informe Anual para mantener su estado como activo. El primer informe debe presentarse al año siguiente a la conformación de la empresa. Esta presentación de informes anuales se efectúa en línea y tienes desde el 1 de enero hasta el 1 de mayo de cada año para hacerlo.

La tarifa para presentar el informe anual es de $138.75. Si realizas la presentación de forma extemporánea, es decir, después del 1 de mayo,el estado agregará un recargo en la tarifa de $400.

Recuerda: Todos los años, el estado te enviará un aviso a la dirección de correo electrónico de la LLC para que recuerdes que debes presentar su informe. Revisa constantemente el correo corporativo de tu empresa para no olvidarte de cumplir con este requisito.

¿Qué pasa si una LLC extranjera quiere hacer negocios en Florida?

Todas las LLC que estén organizadas fuera de Florida (ya sean nacionales o extranjeras) deben registrarse en el estado para hacer negocios dentro del territorio. Para hacerlo, la LLC extranjera deberá designar un agente o representante legal residenciado o autorizado legalmente para operar en el estado de Florida. 

Para registrar tu compañía, presenta una Calificación de LLC extranjera ante la División de Corporaciones del Departamento del Estado de Florida. Esta solicitud deberá estar acompañada del Certificado de Registro emitido por el estado de origen de la LLC con 90 días -como máximo- de antelación a su presentación. La tarifa de presentación para estos casos es de $125. 

Recuerda: Antes de presentar la solicitud de registro, asegúrate de que el nombre de tu LLC esté disponible en Florida usando la herramienta en línea que ha puesto en funcionamiento el estado para sus residentes. Si el nombre no está disponible, deberás escoger un nombre alternativo para usarlo dentro del territorio.

Nota: Si el nombre de tu LLC ya está registrado en Florida y escoges la opción de reservar un nombre alternativo, deberás acompañar la solicitud con una carta firmada por todos los gerentes o miembros de la LLC donde establezcan que están de acuerdo con el uso de este nombre alternativo.

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