Conocer la diferencia entre W2 y W4, es quizás una de las dudas más comunes que se le presenta tanto a empleadores como empleados. Ya que ambos formularios del Servicio de Impuestos Internos (IRS), pueden parecer similares a primera vista.
En esta guía te mostramos cuál es la diferencia entre W2 y W4, cuándo se debe usar uno u otro, quién los debe llenar y sobre todo, cómo influyen en el cálculo de los taxes de tu cheque de pago. Sigue leyendo para que resuelvas todas tus dudas.
Diferencia entre W2 y W4
Aunque ambos documentos son emitidos y requeridos por el IRS, se diferencian en cuanto a propósito, llenado y envío, el tipo de información contenida, así como la fecha límite para presentarlo. A continuación te mostramos un cuadro con sus diferencias:
| Diferencias en cuanto a: | W4 | W2 |
| Propósito |
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| Llenado y envío |
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| Tipo de información contenida |
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| Fecha límite para presentarlos |
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¿Para qué es la W2 y la W4?
¿Para qué se usa la forma W2?
Lo primero que aclararemos es qué es el W2. Se trata de un reporte de salario e impuestos que el empleador crea anualmente para cada uno de sus empleados.
Si te preguntas qué muestra la forma W2, ella expone las ganancias brutas del empleado, así como las deducciones por ingresos, seguridad social, impuestos al Medicare y ciertas contribuciones a cuentas de cuidados de niños y planes de retiro.
Los empleados necesitan llenar su forma W2 para introducir sus devoluciones de impuestos personales. Puedes enviar la W2 electrónicamente o completarlo de forma manual y enviarlo al correo postal de la Administración de la Seguridad Social (SSA).
También puedes envíar el formulario W2 a los gobiernos locales y estatales, así como a tus empleados. Muchas plataformas y programas de payroll te ayudan con la introducción de este formulario.
¿Para qué se usa la forma W4?
Cada empleado debe completar correctamente el formulario W4 como parte de su papeleo de contratación durante el primer día de trabajo -o antes de su primera paga- y actualizarla si su situación financiera o personal cambia.
Una vez que el empleado ha completado el W4, puedes usar la información para calcular correctamente la retención de impuestos federales cada vez que haces un payroll.
¿Quién completa los formularios W2 y W4?
Otra diferencia entre W2 y W4 es quien las llena. La forma W2 de cada empleado debe ser llenada por el empleador, utilizando los datos de payroll que se han emitido durante el año.
Mientras que el formulario W4, debe ser llenado por el empleado con el objetivo de proporcionar informarle al empleador sobre su estado civil y la cantidad de deducciones que debe retener sobre el salario para los impuestos.
En esta última, el empleador solo debe llenar una parte de la forma W4 si está usando el documento para reportar una nueva contratación a nivel estatal.
¿Cuándo se debe llenar la forma W2 y W4?
Los empleados deben llenar la W4 entre el papeleo de contratación. Como la forma W4 determina cuánto dinero se debe retener del cheque de pago del empleado, este documento debe ser llenado antes de su primer pago.
Por otra parte, el empleador debe llenar la forma W2 de cada empleado anualmente y antes del 31 de enero, para reflejar los datos del año anterior. Por ejemplo, si introduces una forma W2 en enero de 2023, esta debe reflejar la información fiscal del año 2022.
¿Qué hacer con los formularios W4 y W2?
Existe una diferencia entre W2 y W4, en cuanto a qué hacer con estas formas una vez han sido llenados. Cuando un empleado llena la forma W4, el empleador debe archivarla en sus documentos -física o electrónicamente-, pero no es necesario enviarla a ninguna entidad.
Solo se debe introducir el W4 cuando se va a utilizar para cumplir con los requisitos de reportes estatales de nuevas contrataciones.
En cuanto a la W2, el empleador deberá presentarla ante la Administración de la Seguridad Social, por correo postal o electrónicamente. Además, deberá entregarle a cada empleado una copia de su formulario W2 antes del 31 de enero.
Es posible que el empleador tenga que introducir una copia del W2 en su departamento de impuestos local o estatal, para reportar los taxes del negocio o para que los trabajadores puedan solicitar el crédito por trabajo estatal.
¿Cómo introducir la forma W2 y la forma W4?
Si eres propietario de un negocio y quieres asegurarte de que cumples con los requisitos de las formas W2 y W4, vamos a mostrarte cómo encontrar y llenar cada formulario, así como algunos tips que podrían simplificar tu proceso.
Forma W4: Certificado de Retención del Empleado
En teoría, los empleados deben llenar un W4 durante su primer día de empleo, pero en la práctica se debe hacer antes de su primer cheque de pago. Durante el proceso de payroll, el W4 permite saber cuánto dinero se debe retener del salario para el pago de impuestos.
- Algunos programas de payroll o recursos humanos permiten llenar formularios W4 electrónicamente.
- No puedes decirle a tus empleados qué escribir en la forma W4, pero puedes ofrecer recursos para ayudarlos a determinar su retención correcta.
- Una vez que el empleado completa un formulario W4, debe devolverte el documento. Guarda este papel como referencia. Ingresa la información en tu sistema de payroll para asegurar que cumples con la retención de impuestos correcta de cada cheque.
- Los empleados pueden cambiar su W4 en cualquier momento. Cuando esto sucede, debes actualizar tu sistema de introducción con la nueva forma W4 y ajustar los datos de payroll en concordancia.
- Dependiendo de tu estado, tus empleados podrían tener que introducir formularios de retención de impuestos estatales. Cada estado especifica la cantidad de dinero que se debe retener en el sitio web del departamento de impuestos de ese estado.
Forma W2: Declaración de Salario e Impuestos
Como empleador, solo eres responsable de completar y llenar formularios W2 para cada uno de tus empleados cada año e introducirlos ante la Administración de la Seguridad Social (SSA), bien sea por vía electrónica o por correo postal.
Debes completar, distribuir e introducir el formulario W2 del año anterior antes del 31 de enero. Puedes acceder al formulario W2 en el sitio web del IRS -aunque te facilitamos el link aquí.
En muchos casos, tu contador o administrador de payroll puede ayudarte con tus introducciones de forma W2. Además, muchas plataformas y programas de payroll te permiten introducir los W2 a través de su sistema automatizado.
Para completar el formulario W2 para cada uno de tus empleados, debes llenar los siguientes:
- El número de seguridad social de tu empleado
- Tu número de identificación de empleador, también conocido como EIN Number
- Tu nombre, dirección y código ZIP
- Nombre del empleado, dirección y código ZIP
- Retención e impuestos al salario del empleado
Lo que introduces en la forma W2 depende de cada uno de los empleados de tu negocio. Los beneficios de cuidados de dependientes y planes de retiro, por ejemplo, podrían no aplicarse a cada empleado, por lo que no será necesario llenarlo en todos los W2.
Sin embargo, el IRS te proporcionará las instrucciones detalladas para llenar cada casilla en el mismo formulario W2.
- Una vez que completes las formas W2 de tu negocio, introducelas ante la SSA y dale a cada empleado una copia de su W2.
- Introduce y proporciona una copia de cada empleado que trabajó contigo durante el año fiscal, incluso si ya no trabaja contigo.
- Completa el formulario W2 para tus empleados, pero no para tus contratistas.
Tips para pequeñas empresas sobre las formas W2 y W4
A continuación, te mostraremos algunos tips que te ayudarán a completar el proceso de los formularios W4 y W2 eficientemente.
Tienes que ser proactivo
No esperes al último minuto para llenar estos formularios. De lo contrario, podrían haber errores o podrías pasarte del tiempo de entrega y recibir una penalidad del IRS. Lo mejor es que tus empleados llenen sus W4 el mismo día que comienzan a trabajar o antes.
Una vez tengas todos los formularios W4 en tu poder, introduce la información relevante en tu sistema de payroll tan pronto como sea posible para que sepas cuáles son las deducciones que debes aplicar.
Puedes comenzar a trabajar en tu forma W2 tan pronto comienza un nuevo año para que puedas introducirla y distribuirla antes del 31 de enero.
Consulta con un profesional
Aunque el sitio web del IRS muestra información detallada sobre los dos formularios, puede ser un poco confuso. Ayuda mucho contar con la información de un contador de negocios o un consultor de impuestos que tenga experiencia en los formularios de impuestos del IRS.
Trata de introducir los documentos por internet
Cuando se trata de la forma W2, el IRS recomienda que introduzcas los documentos por internet. Esto no solo te ahorra papel, sino que también hace que el proceso sea más rápido y fácil.
Por otro lado, podría ser más fácil que tus empleados llenen sus formularios W4 electrónicamente. Si guardas los archivos digitales, puedes organizarte mejor y acceder a ellos rápidamente en caso de necesitarlos.
Usa un programa de payroll
Usar un programa de payroll que tiene la capacidad de llenar formulario W2 y W4 es una de las formas más fáciles de automatizar procesos tributarios, porque te permite llenar y enviar el formulario rápidamente y le da acceso a tus empleados para obtener una copia.
Ten cuidado
Tal como ocurre con la mayoría de las tareas de un negocio, debes tener mucho cuidado al completar el W2 y al ayudar a tus empleados a llenar la forma W4.
Los errores en estos formularios pueden ocasionar problemas a tu negocio y a tus empleados – especialmente si los auditan. Por ese motivo, es recomendable que te tomes tu tiempo en un primer momento para que no tengas que gastar más tiempo y dinero más adelante.
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