W2 y W4 ¿Cuál es la diferencia y cómo presentarlos?

La diferencia entre la forma W2 y W4 es que la forma W-4 le indica a los empleadores cuánto dinero se debe retener del cheque de pago de un empleado, mientras que el formulario W-2 reporta cuánto dinero se le ha pagado a un empleado y cuánto dinero fue retenido durante el año. Ambos documentos son requeridos por el IRS.

En la guía que te mostramos a continuación, comparamos el formulario W-2 con la forma W-4, explicando las diferencias centrales entre ambos y todo lo que debes saber de cada una de ellos.

Cuál es la diferencia entre W2 y W4

Forma W-2 vs. Formulario W-4

Puedes encontrar tanto el formulario W-2 como la forma W-4 en la página del IRS. Ambos deben ser llenados para cada uno de tus empleados y son parte de los procesos de recursos humanos, contabilidad y nómina de tu negocio.

¿Para qué se usa la forma W-4?

Para qué se usa la forma W-4

La forma W-4, también conocida como certificado de retención de pago del empleado, le dice a los empleadores cuánto dinero retener por motivos de impuestos a los ingresos de la paga de un empleado.

Cada empleado debe completar correctamente el formulario W-4 como parte de su papeleo de contratación durante el primer día de trabajo -o antes de su primera paga- y actualizarla si su situación financiera o personal cambia.

Una vez que el empleado ha completado la forma W-4, puedes usar la información para calcular correctamente la retención de impuestos federales cada vez que haces un payroll.

¿Para qué se usa la forma W-2?

La forma W-2 es un reporte de salario e impuestos que el empleador crea anualmente para cada uno de sus empleados. El formulario W-2 muestra que las ganancias brutas del empleado, así como las deducciones por ingresos, seguridad social, impuestos al Medicare y ciertas contribuciones a cuentas de cuidados de niños y planes de retiro.

Los empleados necesitan llenar su forma W-2 para introducir sus devoluciones de impuestos personales. Puedes introducir los formularios W-2 electrónicamente o completarlos de manera manual y enviarlos por correo electrónico a la Administración de la Seguridad Social (SSA), a los gobiernos locales y estatales, así como a tus empleados. Muchas plataformas y programas de payroll te ayudan con la introducción de la forma W-2.

¿Quién completa los formularios W2 y W4?

La forma W-2 de cada empleado debe ser llenada por el empleador, utilizando los datos de payroll que se han emitido durante el año. En el caso de la forma W-4, debe ser llenada por el empleado para proporcionar información personal y sobre las retenciones de pago.

En esta última, el empleador solo debe llenar una parte del formulario W-4 si está usando el documento para reportar una nueva contratación a nivel estatal.

¿Cuándo se debe llenar la forma W-2 y W-4?

Los empleados deben llenar la forma W-4 entre el papeleo de contratación. Como el formulario W-4 determina cuánto dinero se debe retener del cheque de pago del empleado, este documento debe ser llenado antes de su primer pago. Los empleados pueden llenar una forma W-4 si su situación personal o financiera cambia.

Por otra parte, el empleador debe llenar la forma W-2 de cada empleado anualmente y antes del 31 de enero. El formulario W-2 refleja los datos del año anterior. Por ejemplo, si introduces una forma W-2 en enero de 2023, esta debe reflejar la información fiscal del año 2022.

¿Qué hacer con los formularios W-4 y W-2?

Cuando un empleado llena la forma W-4, el empleador debe archivarla en sus documentos -física o electrónicamente-, pero no es necesario enviarla al IRS o a la Administración de la Seguridad Social. Solo deberá introducirla si está usándola para cumplir con los requisitos de reporte estatales de nuevas contrataciones.

En cuanto a la forma W-2, el empleador deberá introducirla ante la Administración de la Seguridad Social, por correo postal o electrónicamente. Además, deberá entregarle a cada empleado una copia de su formulario W-2 antes del 31 de enero. También es posible que tenga que introducir una copia en su departamento de impuestos local o estatal.

¿Cómo introducir la forma W-2 y la forma W4?

Si eres propietario de un negocio y quieres asegurarte de que cumples con los requisitos de las formas W-2 y W-4, vamos a mostrarte cómo encontrar y llenar cada formulario, así como algunos tips que podrían simplificar tu proceso.

Forma W-4: Certificado de Retención del Empleado

En teoría, los empleados deben llenar una forma W-4 durante su primer día de empleo, pero en la práctica se debe hacer antes de su primer cheque de pago. Durante el proceso de payroll, el formulario W-4 le dice a los empleadores cuánto dinero retener del cheque de pago para dirigirlo a los impuestos.

  • Algunos programas de payroll o recursos humanos permiten llenar formularios W-4 electrónicamente.
  • No puedes decirle a tus empleados qué escribir en la forma W-4, pero puedes ofrecer recursos para ayudarlos a determinar su retención correcta.
  • Una vez que el empleado completa un formulario W-4, deben devolverte el documento. Guarda este papel como referencia. Ingresa la información en tu sistema de payroll para asegurar que cumples con la retención de impuestos correcta de cada cheque.
  • Los empleados pueden cambiar su W-4 en cualquier momento. Cuando esto sucede, debes actualizar tu sistema de introducción con la nueva forma W-4 y ajustar los datos de payroll en concordancia.
  • Dependiendo de tu estado, tus empleados podrían tener que introducir formularios de retención de impuestos estatales. Las formas de retención de impuestos estatales especifican la cantidad de dinero que se debe retener de los ingresos y siguen el mismo procedimiento de la forma W-4. Si tienes dudas sobre el proceso, puedes ir al sitio web del departamento de impuestos de tu estado para confirmar cuáles son los requisitos de retención de impuestos en tu localidad.

Forma W-2: Declaración de Salario e Impuestos

Como empleador, solo eres responsable de completar y llenar formularios W-2 para cada uno de tus empleados cada año e introducirlos ante la Administración de la Seguridad Social (SSA). La SSA recomienda introducir las formas W-2 electrónicamente, pero también puedes hacerlo físicamente por correo postal.

Debes completar, distribuir e introducir el formulario W-2 del año anterior antes del 31 de enero. Puedes acceder al formulario W-2 en el sitio web del IRS -aunque te facilitamos el link aquí. En muchos casos, tu contador o administrador de payroll puede ayudarte con tus introducciones de forma W-2. Además, muchas plataformas y programas de payroll te permiten introducir los formularios W-2 a través de su sistema.

Para completar el formulario W-2 para cada uno de tus empleados, debes llenar los siguientes:

Lo que introduces en la forma W-2 depende de cada uno de los empleados de tu negocio. Los beneficios de cuidados de dependientes y planes de retiro, por ejemplo, podrían no aplicar para cada empleado -y por tanto, podría no aplicar a cada W-2 que llenes. El IRS te proporcionará las instrucciones detalladas para llenar cada casilla en el mismo formulario W-2.

  • Una vez que completes las formas W-2 de tu negocio, introducelas ante el SSA y dale a cada empleado una copia de su W-2.
  • Introduce y proporciona una copia de cada empleado que trabajó contigo durante el año fiscal, incluso si ya no trabaja contigo.
  • Completa el formulario W-2 para tus empleados, pero no para tus contratistas.
NOTA: Los contratistas reciben el formulario 1099. Si este es tu caso, debes introducir el formulario 1099-NEC

Tips para pequeñas empresas sobre las formas W2 y W4

A continuación, te mostraremos algunos tips que te ayudarán a completar el proceso de los formularios W-4 y W-2 eficientemente.

Tienes que ser proactivo

No esperes al último minuto para llenar estos formularios. De lo contrario, podrían haber errores o podrías pasarte del tiempo de entrega y recibir una penalidad del IRS. Lo mejor es que tus empleados llenen sus formularios W-4 el mismo día que comienzan a trabajar o antes y que introduzcas la información relevante en tu sistema de payroll tan pronto como sea posible.

Puedes comenzar a trabajar en tu forma W-2 tan pronto comienza un nuevo año para que puedas introducirla y distribuirla antes del 31 de enero.

Consulta con un profesional

Aunque el sitio web del IRS muestra información detallada sobre los dos formularios, puede ser un poco confuso. Ayuda mucho contar con la información de un contador de negocios o un consultor de impuestos que tenga experiencia en los formularios de impuestos del IRS y que pueda responder tus preguntas o ayudarte a llenarlos.

Trata de introducir los documentos por internet

Cuando se trata de la forma W-2, el IRS recomienda que introduzcas los documentos por internet. Esto no solo te ahorra papel, sino que también hace que el proceso sea más rápido y fácil. Además, podría ser más fácil que tus empleados llenen sus formularios W-4 electrónicamente. Si guardas los archivos digitales, puedes organizarte mejor y acceder a ellos rápidamente en caso de necesitarlos.

Usa un programa de payroll

Usar un programa de payroll que tiene la capacidad de llenar formulario W-2 y W-4 es una de las formas más fáciles de automatizar procesos tributarios. No solo podrás completar e introducir los formularios a través de una plataforma, sino que también tus empleados pueden llenar las formas y acceder a ellas cuando lo necesiten.

Ten cuidado

Tal como ocurre con la mayoría de las tareas de un negocio, debes tener mucho cuidado al completar el formulario W-2 y al ayudar a tus empleados a llenar la forma W-4. Los errores en estos formularios pueden ocasionar problemas a tu negocio y a tus empleados –especialmente si los auditan. Por ese motivo, es recomendable que te tomes tu tiempo en un primer momento para que no tengas que gastar más tiempo y dinero más adelante.

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