Como su nombre lo indica, los cheques pendientes de cobro son aquellos que el destinatario no deposita y, si finalmente son depositados, pueden causar problemas de contabilidad.
Es importante que sepas que los cheques que nunca se cobran pueden constituir “propiedad no reclamada” que debe ser entregada al estado.
¿Por qué son importantes los cheques pendientes?
Cuando le pagas a alguien con un cheque, tu beneficiario debe depositar o cobrar el cheque para ejecutar el pago. En este proceso, el banco del beneficiario solicitará dinero a tu banco, y la transacción concluirá cuando se transfieran los fondos entre las entidades financieras.
Si un cheque se destruye o nunca se deposita, el dinero permanece en la cuenta del pagador. A primera vista, esto puede parecer un giro positivo para el emisor, pero puede causar problemas en el futuro.
Saldo de cuenta inflado
Si haces un cheque y el dinero nunca sale de tu cuenta, es probable que desarrolles la falsa creencia de que puedes gastar esos fondos, pero el dinero sigue perteneciendo al beneficiario. Si éste finalmente deposita el cheque después de meses de retraso, te arriesgas a sobregirar tu cuenta y que el cheque sea devuelto.
Activos no reclamados
Las empresas deben hacer un seguimiento de los cheques no cobrados para evitar infringir las leyes de propiedad no reclamadas. Si los pagos a los empleados o proveedores permanecen sin cobrar, eventualmente deben entregar esos bienes al estado. Esto suele ocurrir después de unos años, pero los plazos varían de un estado a otro.
Contabilidad de negocios
Las compañías deben hacer un seguimiento de los ingresos, los gastos y las cuentas por pagar. Cuando los pagos siguen pendientes, pueden surgir complicaciones.
El pago va al libro mayor, pero las sociedades deben hacer ajustes durante la conciliación, y pueden necesitar volver a emitir cheques vencidos. Hay que destacar que aquellas que manejen mal este tipo de situaciones contables estarían violando la ley.
Qué hacer con los cheques pendientes de cobro
En el entorno financiero, no solo hay que saber qué son los cheques pendientes, sino también que hay que ser proactivo para remediar estas situaciones rápidamente y así evitar las consecuencias. Después de todo, todavía debes el dinero, y tendrás que pagarlo tarde o temprano.
Lo primero que tendrás que hacer será utilizar un sistema de contabilidad que deduzca los cheques no cobrados de tus fondos disponibles. Posteriormente, hay algunos pasos más que puedes tomar para rastrear un cheque viejo.
Llama o escribe
Llama o envía un correo electrónico a los beneficiarios que no depositen cheques y asegúrate de que el cheque fue, de hecho, recibido.
Si tienen el cheque, trata de persuadirlos de que lo depositen. Si eso no funciona, envía una carta informando a los beneficiarios que el cheque no ha sido presentado y solicita oficialmente que te notifiquen si no han recibido el pago.
Conserva los registros, no los tires
Conserva todos los documentos relacionados con los cheques pendientes de cobro. Esta documentación será útil si necesitas probar a los reguladores estatales que hiciste intentos razonables para completar el pago.
Si un cheque pendiente se cobra después de que pediste a un banco que detuviera el pago, tú serás responsable de probar que tomaste las medidas necesarias para realizar el pago.
Paga las facturas en línea
El pago de facturas en línea es una excelente forma de evitar todas las complicaciones que se pueden derivar del uso de cheques.
Los pagos a través de internet ofrecen una forma más directa de transferir los fondos a un beneficiario.
¿Deberías hacer otro cheque?
Después de hablar con el beneficiario, puede que te solicite otro cheque. Antes de enviar uno nuevo, pídele que devuelva el cheque antiguo para eliminar la posibilidad de que ambos cheques sean depositados, ya sea intencionalmente o no.
Puede ser necesario emitir un nuevo cheque sin recuperar el antiguo si el original se perdió o fue destruido. En este caso, se presenta una situación complicada, ya que podrían estar circulando dos cheques por un solo pago y podrías terminar pagando el doble.
Afortunadamente, los bancos no tienen la obligación legal de honrar los cheques emitidos hace más de seis meses. Si el cheque antiguo no tiene seis meses, y quieres protegerte de esta situación, debes hacer uso de cualquiera de estas dos estrategias:
Detener el pago
Si la cantidad de dinero del cheque pendiente de cobro es lo suficientemente grande como para causar problemas, o si tienes dudas sobre el beneficiario, considera la posibilidad de pedir a tu banco que detenga el pago del cheque antiguo.
Las solicitudes de suspensión de pago cuestan dinero y sólo duran seis meses. Si haces la orden de suspensión de pago verbalmente y no por escrito, sólo es válida por dos semanas. Si tienes preocupaciones relacionadas con cheques pendientes con mucha frecuencia, es posible que tengas que hacer solicitudes repetidamente.
Buscar el acuerdo
Pídele al beneficiario que firme un documento donde se compromete a no depositar uno de los cheques. Esto no impedirá que los bancos procesen dos depósitos, pero el documento puede proporcionar una evidencia en caso de que tengas que disputar uno de los dos cheques.
¿Por qué no se cobran los cheques?
Los cheques pendientes de cobro no se depositan por diversas razones que pueden variar según el beneficiario, pero se destacan tres:
- No hay prisa: los beneficiarios a veces no consiguen procesar el cheque. Esto suele ocurrir cuando no necesitan desesperadamente el dinero para hacer compras inmediatas.
- Los cheques a veces se pierden: pueden quedar enterrados bajo pilas de papel o caer detrás de los escritorios.
- Problemas de entrega: los cheques pueden ser devueltos por correo si la dirección del beneficiario ha cambiado.
Cheques pendientes de cobro emitidos a tu nombre
Si emitieron un cheque a tu favor y sigue pendiente después de seis meses, ponte en contacto con el emisor y solicita un reemplazo. Es posible que tengas que devolver el cheque original o firmar documentos que confirmen que el cheque se ha perdido o ha sido destruido.
También puede que te pidan de alguna manera comprometerte a no depositar ambos cheques. Si no puedes encontrar al emisor, consulta el programa de propiedades abandonadas de tu estado para reclamar los bienes.
¿Qué pasa con los cheques no cobrados?
Si un cheque no se cobra, el dinero permanecerá en la cuenta del pagador, quien tendrá que tomar ciertas medidas para evitar consecuencias.
¿Cuántos días dura un cheque en tránsito?
Usualmente, un cheque en tránsito puede llegar a durar hasta seis meses. Luego de ese tiempo, los bancos pueden no aceptarlos.
¿Por qué se devuelven los cheques?
Si bien los cheques se pueden devolver por muchos motivos, la causa más común es el saldo insuficiente en la cuenta del pagador.
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