¿Qué son los cheques pendientes y por qué son tan importantes?

Un cheque es un documento contable que una persona natural o jurídica extiende a otra para que pueda retirar fondos de una cuenta bancaria. Pero, ¿qué son los cheques pendientes? Te lo explicamos detalladamente a continuación.

¿Qué son los cheques pendientes?

Los cheque pendientes son aquellos que el destinatario no deposita y, si finalmente son depositados, pueden causar problemas de contabilidad. 

Además, es importante que sepas que los cheques que nunca se cobran pueden constituir «propiedad no reclamada» que debe ser entregada al estado.

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¿Por qué son importantes los cheques pendientes?

Cuando le pagas a alguien con un cheque, tu beneficiario debe depositar o cobrar el cheque para ejecutar el pago. El banco del beneficiario solicitará dinero a tu banco, y la transacción concluye cuando tu banco envía fondos al banco del beneficiario. Alternativamente, si ambos utilizan el mismo banco o cooperativa de crédito, la transacción concluirá cuando el dinero se transfiera de tu cuenta a la cuenta del beneficiario.

Si un cheque se destruye o nunca se deposita, el dinero permanece en la cuenta del pagador. A primera vista, esto puede parecer un giro positivo para el pagador. Sin embargo, puede causar problemas en el futuro.

Saldo de cuenta inflado

Si haces un cheque y el dinero nunca sale de tu cuenta, es probable que desarrolles la falsa creencia de que puedes gastar esos fondos, pero el dinero sigue perteneciendo al beneficiario. Si el beneficiario finalmente deposita el cheque después de meses de retraso, te arriesgas a sobregirar tu cuenta y a que el cheque sea devuelto.

Activos no reclamados

Las empresas deben hacer un seguimiento de los cheques no cobrados para evitar infringir las leyes de propiedad no reclamadas. Si los pagos a los empleados o proveedores permanecen sin cobrar, eventualmente deben entregar esos bienes al estado. Esto suele ocurrir después de unos años, pero los plazos varían de un estado a otro.

Contabilidad de negocios

Las empresas deben hacer un seguimiento de los ingresos, los gastos y las cuentas por pagar. Cuando los pagos siguen pendientes, pueden surgir complicaciones. El pago va al libro mayor, pero las empresas deben hacer ajustes durante la conciliación, y pueden necesitar volver a emitir cheques vencidos.

Importante: Las empresas que manejan mal este tipo de situaciones contables están violando la ley.

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Qué hacer con los cheques pendientes

Para remediar estas situaciones rápidamente, se proactivo con los cheques pendientes. Después de todo, todavía debes el dinero, y tendrás que pagarlo tarde o temprano. Tu primer paso debe ser utilizar un sistema de contabilidad que deduzca los cheques no cobrados de tus fondos disponibles. Después de eso, hay algunos pasos más que puedes tomar para rastrear un cheque viejo.

Llama o escribe

Llama o envía un correo electrónico a los beneficiarios que no depositen cheques y asegúrate de que el cheque fue, de hecho, recibido. Si tienen el cheque, trata de persuadirlos de que lo depositen. Si eso no funciona, envía una carta informando a los beneficiarios que el cheque no ha sido presentado y solicita oficialmente que te notifiquen si no han recibido el pago.

Conserva los registros, no los botes

Conserva todos los documentos relacionados con los cheques pendientes. Esta documentación será útil si necesitas probar a los reguladores estatales que hiciste intentos razonables para completar el pago. Si un cheque pendiente se cobra después de que pediste a un banco que detuviera el pago, tu serás responsable de probar que tomaste las medidas necesarias para realizar el pago.

Pago de facturas en línea

El pago de facturas en línea es una excelente forma de evitar todas las complicaciones que se pueden derivar del uso de cheques. 

Nota: Los pagos en línea ofrecen una forma más directa de transferir los fondos a un beneficiario. Además, reducen muchas complicaciones.

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¿Deberías hacer otro cheque?

Después de hablar con el beneficiario, puede que te solicite otro cheque. Antes de enviar uno nuevo, pídele al beneficiario que devuelva el cheque antiguo para eliminar la posibilidad de que ambos cheques sean depositados, ya sea intencionalmente o no.

Puede ser necesario emitir un nuevo cheque sin recuperar el antiguo si el cheque original se perdió o fue destruido. En este caso se presenta una situación complicada, podrían estar circulando dos cheques por un solo pago. Si se presenta el antiguo cheque, el banco podría honrarlo, y por consiguiente terminarías pagando el doble.

Afortunadamente, los bancos no tienen la obligación legal de honrar los cheques emitidos hace más de seis meses. Si el cheque antiguo no tiene seis meses, y quieres protegerte de esta situación, debes hacer uso de cualquiera de estas dos estrategias:

Detener el pago

Si la cantidad es lo suficientemente grande como para causar problemas, o si tienes dudas sobre el beneficiario, considera la posibilidad de pedir a tu banco que detenga el pago del cheque antiguo. Las solicitudes de suspensión de pago cuestan dinero y sólo duran seis meses. Si haces la orden de suspensión de pago verbalmente y no por escrito, sólo es válida por dos semanas. Si tienes preocupaciones relacionadas con cheques pendientes con mucha frecuencia, es posible que tengas que hacer solicitudes repetidamente.

Busque el acuerdo

Pídele al beneficiario que firme un documento donde se compromete a no depositar uno de los cheques. Esto no impedirá que los bancos procesen dos depósitos, pero el documento puede proporcionar una evidencia en caso de que tengas que disputar uno de los dos cheques. 

Sigue leyendo: ¿Qué es una checking account o cuenta de cheques?

¿Por qué no se cobran los cheques?

Los cheques no se depositan por varias razones:

  • No hay prisa: Los beneficiarios a veces no consiguen procesar el cheque. Esto suele ocurrir cuando no necesitan desesperadamente el dinero para hacer compras inmediatas.
  • Los cheques a veces se pierden: Pueden quedar enterrados bajo pilas de papel o caer detrás de los escritorios.
  • Problemas de entrega: Los cheques pueden ser devueltos por correo si la dirección del beneficiario ha cambiado.

Cheques pendientes de pago emitidos a tu nombre

Si emitieron un cheque a tu favor y sigue pendiente después de seis meses, ponte en contacto con el emisor y solicita un reemplazo. Como se mencionó anteriormente, es posible que tengas que devolver el cheque original o firmar documentos que confirmen que el cheque se ha perdido o ha sido destruido. También puede que te pidan de alguna manera comprometerte a no depositar ambos cheques. Si no puedes encontrar al emisor, consulta el programa de propiedades abandonadas de tu estado para reclamar los bienes.

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