Un sistema POS es una solución integral que combina hardware y software para agilizar y gestionar las transacciones en el punto de venta. Este sistema es utilizado en una amplia gama de negocios, desde tiendas minoristas hasta restaurantes y cafeterías.
En este artículo, exploraremos en profundidad qué es un sistema POS, cómo funciona y qué ventajas puede ofrecer a tu negocio, así como las desventajas que trae aparejadas.
¿Qué es POS?
Un sistema POS típico incluye, por un lado, un hardware (todos los componentes físicos que se pueden ver y tocar) y, por otro, un software (el conjunto de instrucciones y programas informáticos que le dicen al hardware qué hacer y cómo hacerlo).
Hardware del sistema POS
Dentro de los componentes tangibles del sistema POS, encontraremos:
- Terminal o pantalla táctil. Es el componente principal del sistema POS y sirve como interfaz para que los empleados registren las transacciones. Los empleados pueden seleccionar productos, ingresar cantidades y procesar pagos.
- Escáner de códigos de barras. Este dispositivo se utiliza para leer los códigos de barras de los productos. Al escanear, el sistema POS puede identificar rápidamente el producto y agregarlo a la lista de compra.
- Impresora de recibos. Imprime recibos para los clientes después de completar una transacción. Puede mostrar detalles como los productos comprados, los precios y los métodos de pago utilizados.
- Lector de tarjetas de crédito o débito. Los clientes deslizan o insertan su tarjeta en el lector y el sistema POS se comunica con el proveedor de servicios de pago para autorizar y completar la transacción.
- Cajón de efectivo. Se utiliza para almacenar dinero en efectivo de forma segura durante las transacciones. El cajón se abre automáticamente cuando se completa una venta en efectivo o se realiza un cambio.
Software del sistema POS
Para que el hardware funcione, entran en juego los siguientes sistemas informáticos:
- Punto de venta. Es el programa informático que permite registrar y procesar las transacciones. Proporciona una interfaz intuitiva para que los empleados seleccionen productos, ingresen cantidades y realicen pagos.
- Gestión de inventario. Este módulo realiza un seguimiento de los productos en stock. Permite a los comerciantes conocer la disponibilidad, generar órdenes de compra y administrar los niveles de inventario de manera eficiente.
- Gestión de empleados. Este componente del software POS se utiliza para gestionar las cuentas de los empleados. Puede incluir funciones como el control de acceso, la asignación de permisos y el seguimiento de las horas trabajadas.
- Informes y análisis. El software POS genera informes detallados sobre las ventas, los ingresos, el inventory turnover y otras métricas para la gestión del negocio, que ayudan a tomar decisiones informadas y evaluar el rendimiento del negocio.
Tipos de POS
Existen varios tipos de sistemas POS, diseñados para adaptarse a las necesidades y características operativas específicas y a las funcionalidades requeridas por las diferentes industrias y tipos de negocios. Algunos de los tipos más comunes son:
POS tradicional
También conocido como POS en local o POS fijo, es el tipo más común de sistema POS. Consiste en una configuración fija en un lugar físico, como una tienda minorista, restaurante o punto de venta específico. Incluye:
- una pantalla táctil
- un escáner de códigos de barras
- impresora de recibos
- otros periféricos necesarios
Mobile POS
Abreviados como “mPOS”, utilizan dispositivos móviles, como tablets o smartphones que se combinan con accesorios como lectores de tarjetas de crédito/débito para procesar pagos y generar recibos. Son populares en:
- restaurantes de comida rápida
- tiendas emergentes
- eventos especiales
- negocios que requieren movilidad
POS en la nube
Almacenan los datos de las transacciones y la información en servidores en línea. Esto permite el acceso remoto y la posibilidad de administrar múltiples ubicaciones de manera centralizada. POS en la nube es popular en:
- cadenas de tiendas
- negocios con varias sucursales
POS integrado
Algunos negocios utilizan sistemas POS integrados, específicamente diseñados para su industria. Es el caso de restaurantes o bares, que incluyen características especializadas como:
- gestión de mesas
- programación de pedidos de cocina
- administración de ingredientes
POS en línea
Se utilizan en el ámbito del comercio electrónico y permiten procesar pagos en línea. Los clientes realizan compras en un sitio web o una plataforma de comercio electrónico, y POS en línea gestiona las transacciones y la facturación.
¿Cómo funciona el POS?
Imaginemos que estás en una tienda de ropa. Al acercarte al mostrador con los productos que deseas comprar, el empleado utiliza un sistema POS para procesar la transacción. Así funcionaría, paso a paso:
- Escaneo de productos: El empleado escanea los códigos de barras de los productos utilizando un lector conectado al sistema POS. Cada producto tiene un código único que contiene información como el precio y la descripción del artículo.
- Registro de la transacción: Una vez que se escanean los productos, el sistema POS registra cada artículo y los agrega a la lista de compra, calculando automáticamente el total que debes abonar.
- Opciones de pago: El sistema POS ofrece que pagues con efectivo, tarjeta de crédito o débito. Si eliges pagar con tarjeta, el empleado introduce el monto total en el sistema POS y te solicita que pases el plástico por un lector de tarjetas.
- Procesamiento del pago: Una vez que la tarjeta es insertada o deslizada, el sistema POS se conecta a la red de pagos para verificar la información y autorizar la transacción. Si es aprobada, se emite un recibo o una confirmación electrónica.
- Actualización del inventario: Después de procesar el pago, el sistema POS actualiza el inventario. Se descuenta la cantidad de productos vendidos de la base de datos, lo que permite llevar un registro actualizado de las existencias disponibles.
- Generación de informes: A lo largo del día, el sistema POS recopila información con la que, al final del día o en momentos designados, genera informes detallados sobre las ventas, los ingresos, el inventario y otros datos relevantes para el negocio.
¿Qué medios de pago acepta el sistema POS?
Existe una tendencia a vincular de forma casi exclusiva el sistema POS con el uso de tarjetas de crédito o débito. Sin embargo, los sistemas POS admiten múltiples formas de pago, entre las que se incluyen:
- Tarjetas de crédito y débito. Los lectores de tarjetas permiten procesar pagos con todo tipo de tarjetas. Los clientes pueden insertar, deslizar o acercar sus plásticos al lector para completar la transacción.
- Dinero en efectivo. Los sistemas POS también permiten el procesamiento de pagos en efectivo. El empleado ingresa manualmente el monto recibido y el sistema realiza los cálculos necesarios para determinar el cambio que debe devolverse al cliente.
- Cheques. Algunos sistemas POS también pueden aceptar pagos con cheques. El empleado introduce la información del cheque en el sistema y este realiza la verificación necesaria para completar la transacción.
- Pagos electrónicos. Los sistemas POS también admiten pagos electrónicos, como billeteras digitales o apps de pago móvil. Los clientes pueden utilizar sus dispositivos para realizar el pago a través de tecnologías como NFC (Near Field Communication) o códigos QR.
Ventajas y desventajas de los sistemas POS
El sistema POS ofrece varias ventajas, pero también tiene algunas desventajas. Es importante evaluarlas todas y considerar las necesidades específicas de tu negocio antes de tomar una decisión de implementación.
Ventajas del sistema POS
- Eficiencia en el punto de venta. El sistema POS agiliza el proceso de venta al automatizar tareas. Esto permite una mayor velocidad de servicio y una experiencia de compra más rápida para los clientes.
- Precisión en el registro de transacciones. El POS reduce los errores humanos al registrar las transacciones, minimizando la posibilidad de incongruencias en los precios o en los productos vendidos.
- Administración de inventario. El POS system permite llevar un seguimiento preciso del inventario. Esto facilita la gestión de stock, la reposición de productos y la identificación de los artículos más vendidos o menos populares.
- Provisión de informes. Los informes detallados sobre ventas, ingresos, inventario y otras métricas comerciales que genera el POS, proporcionan información valiosa para la toma de decisiones empresariales y la planificación estratégica.
- Integración con otras herramientas. Los sistemas POS se pueden integrar con otras herramientas comerciales, como software de contabilidad, sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y soluciones de comercio electrónico.
Desventajas del sistema POS
- Costo inicial. La implementación de un sistema POS puede requerir una inversión inicial significativa en términos de hardware, software y capacitación. Esto puede ser un desafío financiero para pequeñas empresas o startups con recursos limitados.
- Dependencia de la tecnología. Si existen fallas técnicas, como problemas de hardware o caídas del sistema, estas interrupciones afectarán las operaciones comerciales y causarán inconvenientes para los clientes y los empleados.
- Curva de aprendizaje. Para aquellos empleados menos familiarizados con la tecnología, será necesaria una capacitación inicial y un período de adaptación para que se sientan cómodos y puedan aprovechar todas las funciones del sistema.
- Actualizaciones y mantenimiento. El sistema POS requiere actualizaciones periódicas de software y mantenimiento para garantizar un rendimiento óptimo. Esto puede requerir tiempo y recursos adicionales.
- Dependencia de la conectividad. Algunos sistemas POS dependen de buena conectividad para funcionar correctamente. Si hay problemas de conexión a internet, pueden afectarse el procesamiento de las transacciones y otras funciones.
