¿Qué es un sistema POS?

En este artículo te explicaremos qué es un sistema POS, cómo funciona y cómo beneficia tu negocio.

Un sistema de punto de venta (POS) permite a los negocios cobrar las compras, registrar los datos de las ventas y ver los informes de rendimiento del negocio. Algunos sistemas de puntos de venta tienen características adicionales como la gestión de empleados, clientes e inventario.

Las empresas deben adquirir un sistema que se integre fácilmente con otras plataformas comerciales que utiliza, como las aplicaciones de contabilidad y marketing. 

Para completar una transacción de ventas, tu empresa necesitará un sistema POS para completar una transacción. Existen varios tipos de sistemas POS, cada uno con sus propias características y funcionalidades. Por ejemplo, puedes obtener una plataforma sencilla para realizar transacciones de ventas o una que incluya varias capacidades operativas, como la gestión de inventario. 

El mejor sistema POS para tu negocio depende del tamaño de tu empresa, tu industria, tu presupuesto y las características que necesites. Hay muchos sistemas para elegir. En este artículo, te explicaremos lo que hace un sistema POS y lo que debes tener en cuenta a la hora de incorporarlo en tu negocio.
¿Qué es un sistema POS?

¿Qué es un sistema POS?

Un sistema de TPV comprende dos elementos: El software del POS y el hardware del POS. El software del POS es una plataforma de tecnología digital que completa las transacciones de compra. 

El software puede estar basado en la nube o en un servidor local. Sin embargo, el software basado en la nube es más popular entre los propietarios de pequeñas empresas debido a su facilidad de uso, asequibilidad, seguridad y conveniencia. El software basado en la nube te permite acceder a tus datos de ventas desde cualquier dispositivo siempre que tengas una conexión a Internet, esto incluye incluso los dispositivos inalámbricos. Aunque el software basado en un servidor local ofrece más estabilidad, es más caro y normalmente está orientado a las empresas.  

El hardware del punto de venta se refiere a los componentes físicos, como una tableta, un soporte de tableta, una caja registradora, una impresora de recibos, un lector de tarjetas o una terminal de tarjetas de crédito. Es decir, los elementos necesarios para llevar a cabo la transacción de venta. Dependiendo de tu industria y presupuesto, puedes integrar hardware de POS adicional, incluyendo escáneres de código de barras, pantallas de visualización de clientes, dispositivos de identificación de llamadas, kioscos, dispensadores de monedas, impresoras de cocina, sistemas de visualización de cocina, tableros de menú digitales, balanzas y cajas de tabletas. 

Los sistemas de puntos de venta móviles se están convirtiendo en la opción más común para las pequeñas y medianas empresas, especialmente las que necesitan una flexibilidad adicional en sus procesos de venta. 

¿Cómo funciona un sistema POS?

La función básica de un sistema de POS es completar las transacciones de venta. Sin embargo, Jared Weitz, CEO y fundador de United Capital Source Inc., dijo que los datos de estas transacciones pueden ser utilizados para muchas otras funciones comerciales. 

«Cuando un cliente quiere completar una transacción, utilizará un sistema POS para ejecutar su pago (con tarjeta o en efectivo)», dijo Weitz. «El POS generará la transacción y contendrá todos los datos recogidos de ella. Estos datos pueden ser almacenados en el sistema para el seguimiento del inventario, informes financieros y el alojamiento de la información del cliente para futuros contactos y referencias»

Normalmente, tu sistema POS tendrá capacidades adicionales, no registrará las ventas solamente. Algunos sistemas POS se integran con otros programas para automatizar las operaciones comerciales y agilizar el intercambio de información. Por ejemplo, algunas soluciones de puntos de venta se integran perfectamente con las plataformas de contabilidad y marketing.

«Los sistemas POS de calidad permiten al propietario del negocio gestionar todos los aspectos de las operaciones con múltiples características y funcionalidades, incluyendo herramientas de informes para ayudar a analizar los datos y tomar decisiones comerciales informadas», dijo Annie Legge, responsable de marketing de 3S POS. «Al automatizar varias tareas comerciales con un sistema POS, podrás dedicar tiempo adicional a otras áreas del negocio».

¿Cuáles son las características principales de un sistema POS?

Los sistemas POS tienen características que te ayudarán a gestionar mejor tu proceso de ventas y a mejorar el servicio al cliente. 

«Un sistema POS es el eje central para la mayoría de las necesidades de tu negocio: ventas, inventario, gestión de clientes, incluso beneficios para empleados y seguimiento de horas trabajadas», dijo Weitz. «Una gran ventaja de un POS es el hecho de que todo puede operar dentro de un mismo lugar.» 

Cuando busques el mejor sistema POS para tu negocio, toma en cuenta los que tengan las siguientes características: 

  • Capacidades de compra: Tus empleados pueden usar el sistema POS para escanear o teclear los artículos que un cliente está comprando, agregar impuestos y calcular el monto total de la venta. El sistema aceptará entonces el pago y generará un recibo.
  • Registro de datos de ventas: El sistema POS registra y almacena los datos de ventas de los clientes ya sea en la nube o en el sitio a un servidor local, dependiendo del sistema que elijas.
  • Seguimiento y gestión de inventario: Puedes crear un catálogo de productos o un menú en el sistema que utilizas cuando revisas los pedidos de los clientes. Los mejores sistemas de punto de venta también rastrean el inventario y actualizan automáticamente las cantidades a medida que se venden los artículos. Algunos tienen alertas de bajo stock y funciones de orden de compra.
  • Integración de terceros: Si utilizas otros programas empresariales para manejar tu negocio, como software de contabilidad, nómina y mercadeo por correo electrónico, querrás un sistema POS que se integre perfectamente con las aplicaciones de terceros. Esto permite que las diversas aplicaciones compartan información automáticamente, eliminando la necesidad de descargar y cargar manualmente informes, listas de clientes y otros datos.
  • Informes: El sistema POS puede generar una variedad de informes que te ayudan a medir el rendimiento del negocio y a analizar los datos de tus ventas, productos, clientes y empleados.
  • Programas de lealtad y gestión de clientes: La mayoría de los sistemas POS tienen herramientas básicas de gestión de clientes que te permiten registrar la información de los clientes y crear perfiles de clientes que puedes utilizar con fines de marketing. Los programas de lealtad suelen estar disponibles como una función adicional (que tiene un costo adicional) o como una integración.
  • Gestión de empleados: El sistema de POS debería permitirte restringir el acceso y las capacidades de los empleados y registrar las ventas de los mismos. Algunos incluyen características de seguimiento de tiempo y programación, pero estas características a menudo son complementos o integraciones. 

Aunque no todas las características pueden aplicarse a tu negocio o industria, necesitarás, como mínimo, funcionalidades de compra y registro de ventas. Brian Cairns, CEO de ProStrategix Consulting, dijo que la mayoría de las empresas se benefician del seguimiento del inventario y la integración. 

«Se beneficia el negocio cuando los sistemas POS tienen control de inventario e interactúan con tu software de contabilidad para que puedas registrar automáticamente los ingresos totales, los descuentos, las devoluciones, el costo de los bienes, los impuestos sobre las ventas, etc.», dijo Cairns.   

Legge dijo que cualquier buen sistema de POS te dará acceso a valiosos datos y herramientas de información para que puedas obtener una visión de las tendencias y el rendimiento general del negocio en relación con tus objetivos. 

«Los módulos incluyen control de existencias, ventas, gestión de relaciones con los clientes, reservas, cuentas y gestión de personal», dijo Legge. «Con este tipo de sistema fiable, detectarás las áreas que están funcionando bien y mejorará las que necesitan más atención. Siguiendo este proceso, tu negocio será más eficiente». 

Aunque las capacidades de gestión de empleados y clientes no siempre son las características más utilizadas, Legge dijo que pueden ser extremadamente útiles para construir la lealtad de la marca, conectar con tus clientes y gestionar los empleados. 

«Un sistema de punto de venta te permite conectar con tus clientes a un nivel completamente nuevo», dijo. «Con programas de recompensa, tarjetas de fidelidad de marca y promociones a través de aplicaciones integradas, hay más espacio para que crezca la relación con tus clientes». Desde el punto de vista de RRHH y del compromiso de los empleados, el sistema adecuado te dará una visión del rendimiento y la asistencia.

Costos de los sistemas de puntos de venta o POS

Los sistemas de puntos de venta son una inversión. Entender cómo impactarán en el presupuesto es cuestión de desglosar tus costos.

Hardware

Como cualquier sistema, el costo del hardware del punto de venta puede variar. Principalmente dependerá de lo que quieras y necesites. Algunas piezas de hardware a tener en cuenta son un iPad (u otros dispositivos de pantalla táctil), un escáner de código de barras, una caja registradora y una impresora de recibos.

Las pequeñas empresas a menudo pueden lograr sus objetivos con un iPad y recibos digitales. Sin embargo, si tu tienda tiene un gran volumen de clientes, necesitarás funciones como recibos físicos y administración de efectivo. Los escáneres de código de barras ayudan a realizar inventarios más grandes y fluidos.

En general, podrías gastar desde 300 dólares (329 dólares para un iPad actual) hasta miles de dólares si tu punto de venta es una computadora autónoma con todas las comodidades. 

Software

Los costos de los programas informáticos también varían considerablemente. Las aplicaciones de software más sencillas generan un recibo por cada venta (normalmente digital). Incluso, el software básico suele incluir algún tipo de seguimiento y análisis de las ventas, aunque puede ser bastante sencillo. El software avanzado es capaz de administrar tu inventario y mantenerlo reabastecido, y proporciona análisis detallados de las ventas. Puedes unificar los sistemas de puntos de venta en diferentes lugares. El rango de precios va desde $99 al mes hasta $10,000 al mes para los sistemas más avanzados.

Servicios

Los servicios incluyen el procesamiento de pagos, la facturación de contratos y el apoyo informático. Puedes encontrar muchos otros servicios, pero estos son los más comunes. El alcance de los servicios prestados repercutirá en tus costos, pero el procesamiento de pagos es casi siempre el mayor gasto. Es tan variado como cualquier otra cosa, pero normalmente se cobra por transacción. Por ejemplo, Shopify cobra un 2,5 por ciento por el procesamiento de pagos.

Consejos para elegir el mejor sistema de punto de venta para tu negocio

Saber lo que un POS puede hacer y cuánto costará puede ayudarte a tomar una buena decisión. Estos consejos te ayudarán a poner esas ideas en contexto para elegir el mejor sistema posible.

Tráfico

El tráfico es el primer punto a tener en cuenta, porque indica lo que necesitas de tu POS. Normalmente, los sistemas menos costosos corren un poco más lento, y eso los hace más adecuados para los minoristas que tienen una baja cantidad de tráfico.

Número de puntos de venta

¿Cuántos puntos de venta necesitas? ¿Son móviles o fijos? Las respuestas a estas preguntas determinarán también muchas de tus opciones. Los vendedores móviles necesitan un hardware diferente al de una tienda con caja registradora. Si necesitas varios puntos de venta, informate sobre los precios de los paquetes.

Características

Hay innumerables características a considerar, pero hay cuatro en particular a las que hay que prestar atención: el procesamiento de pagos, el soporte técnico, el inventario y las analíticas. La importancia de las características variará dependiendo de tu negocio. Por ejemplo, si tienes algún conocimiento técnico o acceso a servicios de IT, el apoyo puede ser menos problemático.

El procesamiento de pagos puede incluir los métodos que tus clientes prefieren utilizar cuando frecuentan tu empresa. ¿Pagan a veces en efectivo? ¿Todo el tiempo? ¿Algunos clientes pagan con cheque? Ten en cuenta las preferencias de tus clientes. Por último, con el inventario, algunas tiendas necesitan un gran sistema de gestión de inventario. Mientras que otros negocios simplemente no manejan ningún inventario.

Tus necesidades variarán con el sistema POS, pero si te tomas el tiempo de evaluar qué características son más importantes para tí y tus clientes, podrás encontrar un sistema POS que se adapte bien a tu tienda y que sea fácil de instalar y utilizar.

Preguntas frecuentes sobre el sistema POS

P: ¿Puedes usar un sistema POS en tu teléfono?

R: Respuesta corta: sí. Hay dos maneras de usar un sistema POS en tu teléfono. La primera opción es registrar los datos de tus ventas en una aplicación de software de POS basada en la nube. 

«Los sistemas modernos de POS permiten al dueño del negocio acceder a datos e informes valiosos a través de cualquier dispositivo con una conexión a Internet, incluyendo un teléfono móvil», dijo Legge. «Como los datos de los puntos de venta son respaldados en el servidor de nube, el acceso a los datos puede realizarse a través de un portal en un navegador de Internet o una aplicación dedicada». 

La segunda opción, que es quizás más conveniente que la primera, es realizar las transacciones de venta directamente desde el dispositivo móvil. Legge indica que los proveedores de puntos de venta móviles basados en la nube, especialmente los del sector minorista, permiten a los propietarios de pequeñas empresas tener una aplicación básica de puntos de venta en su dispositivo móvil y realizar pagos a través de un pequeño terminal de tarjetas de mano.  

«Esto es estupendo para los minoristas y las empresas que tienen más de una ubicación, que viajan para la distribución o que venden productos en ferias, stands y mercados en movimiento», añadió Weitz. 

P: ¿Cuál es la diferencia entre un sistema POS y una caja registradora?

R: Respuesta corta: La caja registradora es parte de un sistema POS. El uso de una caja registradora por sí mismo es una forma un tanto anticuada de gestionar las ventas, sin embargo, ya que la funcionalidad de una caja registradora se limita a calcular las ventas. 

«Una caja registradora simplemente captura la transacción: los precios de compra menos cualquier descuento, etc.», dijo Cairns. «Una caja registradora por sí sola requeriría un sistema más manual en el que las ventas se cuentan al final del día, y los descuentos, devoluciones, promociones, etc., se añadirían para obtener el monto exacto de efectivo». 

Esta forma de registrar las ventas requiere que se mantenga un sistema separado para la gestión del inventario y la contabilidad. También aumenta la probabilidad de errores, mientras que con un sistema de POS, nuevo, dependiendo del que compres, estas funciones pueden ser automatizadas. 

El presupuesto y el tamaño de tu negocio serán los dos factores decisivos más importantes. 

«Si tienes un pequeño negocio con pocas transacciones y un mínimo de inventario, un sistema POS puede ser demasiado caro», dijo Cairns. «Si tienes numerosas transacciones de varios artículos vendibles, entonces el tiempo ahorrado por el POS probablemente pagará tu inversión en él».

P: ¿Cuál es la diferencia entre un sistema POS y un software POS?

R: Respuesta corta: El software POS es parte de un sistema POS. El software POS es la plataforma que se utiliza para completar las transacciones de ventas, además de que ayuda a gestionar otras integraciones comerciales. Un sistema POS es la combinación del hardware del POS (por ejemplo, una tableta, un cajón de efectivo, una impresora de recibos y un lector de tarjetas de crédito) y el software. 

Al elegir un sistema de POS para tu negocio, ten en cuenta tus necesidades comerciales actuales y futuras. 

«Si estás construyendo una pequeña empresa, invierte en un POS más avanzado que no sólo satisfaga tus necesidades actuales sino que se adapte a tus necesidades futuras de expansión.», dijo Weitz. «Tener que hacer ajustes y compras más grandes más tarde serán un contratiempo cuando tu negocio esté listo para crecer.» 

P: ¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas POS?

R: Respuesta corta: móvil/portátil, terminal, en línea (basado en la nube) y kiosco de autoservicio o a veces una combinación de las diferentes opciones. Dado que un sistema POS está compuesto por software y hardware, el tipo de sistema POS resultado de la integración de los elementos que necesites puede variar. Puedes tener un sistema basado en la nube (en línea) o un sistema basado en un servidor local (en el sitio). 

Al elegir el hardware para tu sistema, puedes seleccionar un sistema POS móvil/de tabletas o un sistema de terminal estacionario. Las tabletas/móviles son el tipo de POS más popular y deseado, ya que ofrecen una gran flexibilidad. Una terminal es un sistema todo en uno que tiene tanto software como hardware, aunque «terminal» también describe los combos de computadora/pantalla táctil. Los terminales suelen ser grandes y voluminosos; sin embargo, recientemente se han introducido versiones más pequeñas y elegantes, que son más buscadas que sus homólogos tradicionales.

Los kioscos de autoservicio son esencialmente dispositivos «todo en uno». Los pequeños negocios pueden utilizar un sistema POS de tabletas que tiene una configuración de modo de kiosco para que los clientes lo utilicen. Esto suele estar disponible con los sistemas POS de los restaurantes, pero hay algunos sistemas de venta al por menor que también tienen esta capacidad.

P: ¿Necesitas un sistema completo de puntos de venta o componentes específicos?

Esto depende de tu negocio. Los negocios muy pequeños con pocas ventas pueden necesitar sólo una tableta, un lector de tarjetas y una impresora de recibos. La mayoría de los negocios necesitan un lector de tarjetas (o terminal de tarjetas de crédito), una impresora de recibos y un mecanismo de almacenamiento de efectivo (una caja registradora). También es probable que necesites un dispositivo en el que registrar la información (por ejemplo, una tableta o una terminal). 

P: ¿Por qué son importantes los sistemas POS?

R: El punto de venta administra físicamente el flujo de efectivo de tu negocio. Si no puedes cobrar el dinero, no tienes un negocio. El POS es integral. Debe ser confiable y preciso. Adicionalmente, te puede proporcionar beneficios más allá del almacenamiento de efectivo (como datos y análisis).

Los negocios minoristas pueden necesitar componentes adicionales como escáneres de código de barras, pantallas de visualización para los clientes y dispensadores de monedas. Los restaurantes o bares pueden necesitar kioscos, impresoras de cocina, balanzas, etc.

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