¿Qué es QuickBooks y para qué sirve?

QuickBooks es un programa de contabilidad con el que casi todos los contadores y administradores de empresas trabajan. El programa ofrece distintos planes y beneficios para facilitar los procesos financieros, tributarios y hasta personales. A continuación, te explicaremos qué es quickbooks y para qué sirve el software de accounting.

Qué es QuickBooks y para qué sirve

¿Qué es QuickBooks?

Este es un programa de contabilidad para pequeños negocios creado por Intuit. QuickBooks ofrece un alto nivel de funcionalidad, flexibilidad y escalabilidad, ya que puedes configurarlo para que cumpla con tus necesidades. Las empresas pueden utilizar este software para automatizar procesos, como emitir facturas, pagos, gestionar las finanzas y los impuestos y mucho más.

Por este motivo, se ha convertido en un programa estándar en la industria. En 2019, más de 3.3 millones de personas tenían suscripción de QuickBooks. De este gran número, 40% representaban pequeños negocios.

QuickBooks tiene varios niveles de suscripción para elegir. La mayoría de ellos ofrecen características para manejar varias monedas, por lo que representa una gran herramienta para los negocios que se encuentran en Estados Unidos y otros países.

¿Cómo funciona QuickBooks?

Después de registrarte en QuickBooks Online, podrás ingresar a tu cuenta. Si antes trabajabas con otro programa de contabilidad, puedes importar tus archivos anteriores a tu nueva cuenta.

El tablero principal te mostrará los datos de tu cuenta de QuickBooks, entre los que resaltan aspectos como el flujo de caja, los invoices, los gastos, las ventas y muchos más.

A través de la pestaña de Banking, ubicada a la izquierda del tablero, puedes conectar tus cuentas bancarias y tus tarjetas de crédito para que el programa descargue y separe tus datos automáticamente. Luego, puedes reconciliar tus libros de cuentas y revisar cada transacción en la pestaña que indica “Para revisión”.

Seguidamente, puedes configurar las facturas que emites. Además, el programa realizará el seguimiento automático de tus impuestos a las ventas -en caso de ser necesario- y te mostrará tus recibos y facturas en línea.

Puedes editar todas las configuraciones de tu negocio en el ícono que se encuentra en la sección superior derecha con forma de engranaje.

Si quieres invitar a una persona -como tu contador o asistente- a tu cuenta de QuickBooks, puedes hacerlo usando la pestaña “My Accountant” o mi contador. Si quieres dar más permisos, puedes usar la página de gestionar usuarios.

¿Cuánto cuesta QuickBooks?

QuickBooks tiene distintos planes que cuestan entre $25 y $180 por mes. Cada uno de estos ofrece diferentes funcionalidades y características para adaptarse al tamaño del negocio que tiene el usuario. En este sentido, mantiene una buena relación de calidad por el precio que ofrece.

Planes, precios y funcionalidades de QuickBooks
PlanPrecioFuncionalidades y características
QuickBooks Online Simple Start$25/mes
  • Hace seguimiento de ingresos y gastos
  • Envía facturas y acepta pagos
  • Separa los ingresos y gastos en categorías tributarias
  • Realiza y exporta reportes financieros
  • Sube a la nube y envía recibos en la aplicación móvil
  • Hace seguimiento automático de las millas para Uber
  • Monitorea y gestiona el flujo de caja
  • Configura y envía estimaciones
  • Gestiona pagos de la forma 1099 para contratistas
QuickBooks Online Essentials$50/mes
  • Todas las funciones del plan anterior
  • Realiza reportes de ventas, cuentas por cobrar y cuentas por pagar
  • Gestiona y paga facturas
  • Hace seguimiento de horas por pagar
QuickBooks Online Plus$80/mes
  • Todas las funciones de los planes anteriores
  • Realiza reportes de inventario, de ventas, de rentabilidad y de presupuestos
  • Usa plantillas para construir y configurar reportes
  • Hace seguimiento de inventario y costos de bienes
  • Se sincroniza con otras plataformas de inventarios
  • Hace seguimiento de rentabilidad de proyectos y evalúa los costos de trabajo
QuickBooks Online Advanced$180/mes
  • Todas las funciones de los planes anteriores
  • Construye gráficas para monitorear el desempeño financiero
  • Hace seguimiento de indicadores clave con herramientas de análisis de Fathom
  • Configura los accesos de usuarios por rol
  • Acelera los flujos de trabajo con facturación por lotes
  • Acceso a una cuenta dedicada de equipo y servicio al cliente 24/7
  • Gestiona los gastos de empleados
  • Acceso a integraciones exclusivas como HubSpot y DocuSign

Ventajas y desventajas de QuickBooks

Dado que QuickBooks es uno de los mejores programas de contabilidad en el mercado, cuenta con muchas ventajas. Sin embargo, esto no quiere decir que no tiene desventajas, tal como te mostraremos a continuación.

Ventajas y desventajas de QuickBooks
VentajasDesventajas
Control y reporte de registros robustoPlanes mensuales costosos
Excelente gestión de inventariosCurva de aprendizaje
Integración con cientos de aplicacionesLimitación de usuarios en cada plan
Recursos de fácil acceso

Ventajas de QuickBooks

QuickBooks es uno de los programas de contabilidad más populares entre los pequeños negocios por varias razones que veremos a continuación.

Control y reporte de registros robusto

QuickBooks hace que sea muy fácil mantener registros detallados. Por ejemplo, cuando introduces un gasto, tienes la opción de añadir los números de referencia, números de permisos, así como adjuntar archivos y memos. También puedes dividir los gastos en múltiples categorías o ítems.

Y aunque no es un requisito llenar cada campo en una entrada de gasto o ingreso, mientras más detallados sean tus registros, más útiles pueden ser los reportes. Por ejemplo, la versión Plus y Advanced te permiten hacer seguimiento de tu inventario y calcular los costos de tus productos para completar un proyecto específico.

Incluso si no tienes los planes más costosos, puedes crear etiquetas y realizar reportes en base a tus gastos o ingresos. Estas funcionalidades te pueden ayudar a organizar tus finanzas y proporcionar información de valor, como oportunidades para recortar costos o tendencias de ventas que puedes usar para el crecimiento de tu negocio.

Excelente gestión de inventarios

Puedes hacer seguimiento de tu inventario y el costo de tus bienes, así como establecer alertas cuando se esté terminando un producto. También puedes crear órdenes de compra, gestionar vendedores y sincronizar tu inventario con plataformas de terceros, como Amazon o Shopify.

Integración con cientos de aplicaciones

QuickBooks te da acceso a más de 600 aplicaciones con las cuales se puede integrar, incluyendo add-ons de la compañía y herramientas de terceros. Por supuesto, no tienes que utilizar todas estas aplicaciones para obtener un gran valor, pero puede extender la funcionalidad del programa y ayudarte a reducir tiempos porque no tienes que introducir datos en dos plataformas diferentes.

Por ejemplo, QuickBooks Time, antes conocida como TSheets, te permite hacer seguimiento del tiempo de trabajo de tus empleados dentro de QuickBooks. Otras aplicaciones te pueden ayudar a preparar impuestos, obtener financiamiento para tu negocio, hacer el payroll, gestionar cuentas de clientes y mucho más. Lo mejor de todo es que puedes crear reportes financieros que te permitirán ver un panorama más amplio para mejorar, usando todos los datos y funcionalidades que mencionamos.

NOTA: Algunas aplicaciones son gratuitas, pero otras pueden tener costos adicionales.

Recursos de fácil acceso

QuickBooks te garantiza un acceso fácil y simple a todos los recursos de tu negocio, sin importar si deseas gestionar tus propios libros de cuentas o si ya trabajas con un profesional.

Si trabajas con un contador, QuickBooks te permite compartir información. Tan solo tienes que invitar a tu contador o administrador por email y tendrá acceso a tu cuenta para hacer los cambios que considere relevantes.

Además, es muy fácil conseguir contadores que tengan experiencia con esta plataforma, puesto que QuickBooks es un programa de contabilidad estándar en la industria. Este podría no ser el caso con otro software. Y si no tienes un contador pero quieres trabajar con uno, la red de QuickBooks ProAdvisor puede ayudarte a conseguirlo.

Asimismo, hay muchos recursos en línea relacionados con QuickBooks. Esta plataforma ofrece tutoriales de videos, webinars y clases de entrenamiento, así como foros de comunidad, temas de apoyo y otros recursos en su sitio web. Eso sin contar con que puedes contactar al número de servicio al cliente de QuickBooks para pedir ayuda sobre el tema que necesites.

Desventajas de QuickBooks

Y aunque este programa tiene muchas ventajas, como todo, también tiene algunas desventajas. Vamos a echarles un vistazo más de cerca.

Planes mensuales costosos

QuickBooks Online Simple Start cuesta $25 por mes y te incluye una cuenta de usuario, pero no ofrece seguimiento de tiempo, pago de facturas o gestión de inventarios. Para poder tener varios usuarios, así como todas las características anteriores, tienes que hacer un upgrade a Essentials por $50 mensuales. Y si quieres gestión de inventario, tendrás que decidirte por el plan Plus, que cuesta $80 al mes.

Si le echamos un vistazo a la competencia, es posible conseguir tarifas mensuales más económicas con funcionalidades similares. Por ejemplo, los precios de FreshBooks varían entre $15 y $50 mensuales e incluye seguimiento de tiempo e inventario en todos sus planes.

NOTA: Si te interesan otros programas de contabilidad, más adelante te mostraremos algunas alternativas.

Curva de aprendizaje

Aunque QuickBooks es bastante intuitivo, es más fácil de usar si tienes conocimientos de algunos conceptos de contabilidad básicos. Y si bien puedes utilizar algunos programas alternativos sin explicaciones, podría tomarte algo de tiempo seguirle el ritmo a QuickBooks. Sin embargo, puedes sacarle muchísimo más provecho a este programa que a la competencia, pero solo si entiendes las funcionalidades del producto.

Si quieres aprender sobre QuickBooks para mejorar tu negocio, hay muchos tutoriales y páginas en internet que te pueden enseñar. Además, existen expertos que ofrecen consultoría o simplemente le puedes pedir a tu contador que te enseñe.

¿Qué tan seguro es QuickBooks?

QuickBooks tiene varias medidas que permiten mantener tus datos seguros. A continuación, te comentamos un poco al respecto.

  • Encriptación de SSL de 128 bits. La encriptación de SSL de 128 bits le da seguridad a los clientes de que el proceso no podrá ser hackeado por un ataque de fuerza bruta. Esto se debe a que tendría que utilizar 340 sextillones de operaciones para poder ingresar.
  • Doble autentificación. Incluso si alguien logra conseguir la clave, será necesario tener el celular del titular de la cuenta, ya que enviará un mensaje de texto con clave para poder ingresar.
  • Verificaciones de rutina. Además, la compañía emite verificaciones de rutina para saber que todo se encuentra en orden.
  • Salvaguardas físico. Quienes tienen cuentas Advanced recibirán un token con una clave que deben ingresar. Esta clave cambia cada par de minutos, por lo que es muy difícil de conseguir.

¿Dónde puedo descargar QuickBooks gratis?

Dónde descargar QuickBooks gratis

Puedes descargar QuickBooks gratis y en español en este link. Sin embargo, debes tomar en cuenta que, una vez que termine la prueba de 30 días, debes pagar alguno de los planes que te mostramos arriba. Ahora bien, no debes dejar que esto te desanime. Después de todo, este programa te ayudará a mejorar la rentabilidad de tu negocio y tus ganancias.

Alternativas a QuickBooks

Si crees que QuickBooks es muy costoso o no te ha terminado de convencer, existen algunas alternativas que te permitirán tener un excelente programa de contabilidad. Vamos a verlos en detalle.

FreshBooks: $15 a $50

FreshBooks es una muy buena opción para los freelancers y los contratistas independientes, así como también para los profesionales auto-empleados. Esta robusta aplicación móvil tiene un portal de autoservicio para los clientes y ofrece estimados ilimitados, junto con gestión y seguimiento de tiempo y gastos en todos sus planes. Además, tiene seguimiento de millaje para conductores de Uber y Lyft, seguimiento de inventario básico y customer support en línea.

Sin embargo, las versiones más económicas de FreshBooks están limitadas a 5 clientes para Lite y 50 clientes para Plus. Además, requiere de un pago de $10 mensuales adicionales para agregar a un miembro de equipo a la cuenta.

Xero: $12 a $65

Xero es un programa de contabilidad funcional que ofrece planes económicos con usuarios ilimitados y gestión de inventario. Xero es reconocido por su diseño y configuración intuitiva, así como por ofrecer soporte en línea las 24 horas del día.

Sin embargo, únicamente puedes enviar o aprobar 20 cotizaciones y facturas e ingresar 5 facturas. Además, Xero solo incluye seguimiento de tiempo de los empleados en su plan más costoso de $65 mensuales. Y aunque proporcionan soporte en línea, no tienen un servicio al cliente por teléfono.

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