¿Qué es QuickBooks, para qué sirve y cómo funciona?

Qué es Quickbooks
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Lo que debes saber

QuickBooks es una suite integral de gestión financiera y empresarial que ofrece diversas soluciones para la contabilidad de tu negocio.

Ofrece una gama de productos como QuickBooks Online, Payroll, Payments, Time, Live, Commerce y Capital para satisfacer diferentes necesidades empresariales.

Los planes de QuickBooks varían en precio y funcionalidad, y hay una versión de prueba gratuita de 30 días disponible.

QuickBook es una suite de gestión empresarial y financiera que ofrece todo lo necesario para llevar la contabilidad de tu negocio de manera integral. Con este software, puedes cobrar a tus clientes, pagar las facturas, generar informes y hacer taxes.

La línea de productos QuickBooks incluye varías soluciones para satisfacer diferentes necesidades de un negocio. Hay una solución para cada quién y una amplia gama de precios; además de una prueba gratuita de 30 días.

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Para qué sirve cada producto QuickBooks

En realidad, debes ver a QuickBooks como un ecosistema para la contabilidad: cada una de sus soluciones se puede integrar con las otras y brindar un servicio a la medida de tu negocio. Estas soluciones son:

  • QuickBooks Online: Te permite guardar toda la información financiera de tu negocio en la nube para así tener acceso a ella en cualquier lugar y momento. También incluye la facturación.
  • QuickBooks Checking: La misma aplicación te permite abrir una cuenta de cheques para tu negocio de forma gratuita, sin tener que preocuparte por el cobro de tarifas o mantener mínimos mensuales. Aquí, el depósito directo no tiene costo.
  • QuickBooks Payroll: Es la mejor manera de hacer payroll tú mismo de forma sencilla, ya que te permite realizar un seguimiento de las horas trabajadas por el empleado y realiza el cálculo de taxes del cheque de pago automáticamente.
  • QuickBooks Payments: Esta es la aplicación que permite integrar la facturación a QuickBooks Online. Con ella, podrás recibir y procesar los pagos de tus clientes sin esfuerzo.
  • QuickBooks Time: Te ayuda a seguir los tiempos facturables de un cliente o de un proyecto. Puede ser revisado por los mismos empleados para la planificación de sus tareas.
  • QuickBooks Live: Este servicio te permite obtener la asesoría de un contador a la hora de cualquier duda o problemas con las finanzas de tu empresa.
  • QuickBooks Commerce: Ayuda a llevar un control del inventario de pedidos en tiempo real para ir gestionando de forma eficiente su salida o el envío a los clientes.
  • QuickBooks Capital: Te permite obtener opciones de financiamiento hasta por $150,000.

Cómo funciona QuickBooks

QuickBooks se puede clasificar en cinco funciones básicas que buscan gestionar todos los aspectos importantes de un negocio, estas son:

1. Proveedores

La primera función que tiene QuickBooks es la de proveedores, que te permite vaciar la información del proveedor, como datos de contacto y tipo de productos que proporciona para luego automatizar los pedidos usando tu inventario.

A través de esta función, puedes realizar órdenes de compras, registrar inventario, subir la factura para gestionar su pago de forma automática y mucho más. Básicamente, se trata de una función que te permite gestionar todas las cuentas por pagar del negocio.

2. Clientes

Aquí lo que estarás gestionando son las cuentas por cobrar, dado que esta función te permite diseñar la factura a través de una plantilla propia (o elegir algunos de los modelos que trae el programa), emitirlas, imprimirlas o enviarlas por correo electrónico.

También puede generar un informe de las cuentas por cobrar que incluya desde la más antigua hasta la más reciente para que puedas gestionar su cobro o emitir una nueva recordando el pago a tu deudor.

3. Empleados

QuickBooks te permite mantener un registro en tiempo real de la hoja de horas trabajadas de los empleados, descontando automáticamente los pagos de MED/EE del cheque y los beneficios de Seguro Social.

Por otra parte, con QuickBooks Payroll se puede calcular y ejecutar la nómina automáticamente a través de pagos electrónicos programados. Lo que facilitará la gestión del departamento de recursos humanos de tu negocio.

4. Empresa

Mantiene al día todas las cuentas relacionadas con las gestiones de la empresa, te permite obtener un histórico o solicitar un informe financiero rápido y preciso del negocio; lo que te ayudará a tomar decisiones importantes en momentos álgidos.

5. Banca

Esta parte está asociada con la emisión de facturas y permite acreditar o descontar dinero de tu cuenta de cheques QuickBooks, bien sea por concepto de una compra por parte de un cliente o por concepto de cobro al momento de pagar a un proveedor.

Ventajas y desventajas

Ventajas Desventajas
  • Te permite tener una visión de tu negocio a través de varios registros e informes financieros completos.
  • Excelente gestión de inventarios, sobre todo para los planes Plus y superior.
  • Te permite integrar diversas funciones entre sí para mejorar la contabilidad de tu negocio.
  • Es ideal para compartir información relevante con tu contador.
  • Amplia comunidad de usuarios que asesoran y publican guías gratuitas en línea.
  • El servicio al cliente es excelente y está disponible de lunes a viernes, de 5:00 a.m. a 6:00 p.m. PST, tanto por chat como al teléfono 877-683-3280
  • Los planes mensuales son costosos en comparación con otras alternativas.
  • El número de usuarios por cada plan es limitado y el que ofrece una cantidad mayor llega hasta 25.
  • Es compleja la curva de aprendizaje al principio.
  • Los seguimientos automáticos tienen un costo adicional y los planes Simple Start y Essentials no aceptan la automatización para la facturación.

Planes y precios de QuickBooks

QuickBook viene en dos presentaciones: una que trabaja directamente en la nube de forma online y otra que deberás instalar en tu sistema operativo Windows o Mac. No hay versión compatible con Linux.

Además, también existe una versión para autónomos con el fin que gestiones de manera correcta todas tus Formas 1099. Aquí te mostramos cada uno de ellos y sus rangos de precios.

Plan Para quién es Rango de precio
QuickBooks Online Ideal para pequeñas y medianas empresas que necesiten acceso a su información en la nube Desde $30 a $200 por mes
QuickBooks Desktop Ideal para empresas que prefieran tener un software instalado en sus máquinas El Premiere cuesta $799 el año y el Enterprise $1,340 por año
QuickBooks Autónomo Ideal para contratistas independientes, agentes inmobiliarios y conductores Uber y Lyft Este plan va desde $15 a $30 mensual
QuickBooks para Mac Cualquier empresa que trabaje con sistema operativo Mac El costo es $549.99 al año

Para qué sirve QuickBooks

En resumen, puedes usar este software de contabilidad para las siguientes gestiones:

  1. Crear, enviar y hacerles seguimientos a las facturas
  2. Pagar las facturas del negocio en línea, principalmente a proveedores
  3. Personalizar las clasificaciones de los gastos con un plan de cuentas
  4. Ajustar todo el proceso a tu medida conectando aplicaciones
  5. Simplificar todo el proceso de declaración de impuestos
  6. Obtener e imprimir el estado financiero del negocio
  7. Monitorear la rentabilidad de un proyecto
  8. Llevar las nóminas de los empleados
  9. Hacer seguimiento del kilometraje
  10. Aceptar pagos en línea

¿Cuál es la diferencia entre la versión online y la desktop?

La diferencia es el tipo de instalación: la versión online no debes instalarla y la cuota es mensual, mientras que la versión de computadora sí se instala en el dispositivo y la licencia dura un año.

¿Se puede descargar gratis QuickBooks?

No, lo que existe es una versión de prueba gratuita por 30 días en el modo online.

¿Qué tan fácil es aprender QuickBooks?

Realmente, el programa no es muy complejo, pero como tiene tantas aplicaciones, a veces se vuelve un poco engorroso al momento de conectarlas entre sí. Por fortuna, existen guías y tutoriales gratuitos en Internet.

Sobre el autor

Vanessa es especialista en marketing de contenidos y redactora sobre finanzas y economía desde hace más de diez años. En Créditos en USA se enfoca en generar contenido que sea útil y sencillo para todos los lectores que necesitan obtener respuestas rápidas a sus problemas financieros del día a día.

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