El payroll es un proceso que implica el cálculo y distribución de los salarios de los empleados, así como la retención y el pago de impuestos y otras deducciones legales.
Su importancia se encuentra en que le permite a una empresa determinar y registrar el costo de cada empleado, pero, además, cumplir con las obligaciones fiscales y legales en Estados Unidos. Puedes hacerlo tú mismo u optar por un software especializado.
Aprende aquí más sobre qué es payroll en Estados Unidos, cómo funciona para una empresa y qué opciones tienes para llevar a cabo este proceso.
¿Cómo funciona el payroll en Estados Unidos?
Esto en general implica llevar un control del pago de los salarios, así como reservar y registrar la cantidad de impuestos que se deben pagar. Puede ser complicado, pero al dividirlo en pasos resulta más sencillo de comprender:
1. Recopilación de información de empleados
El payroll en Estados Unidos implica que debes reunir la información personal y fiscal de los empleados, como nombre, número de Seguro Social (SSN) y exenciones de impuestos. Para ello, por cada trabajador, asegúrate de tener los siguientes formularios:
- I-9. Te permite comprobar la elegibilidad a trabajar de la persona en Estados Unidos
- W-4. Ofrece los datos que utilizarás para calcular los montos de retención de impuestos
- Autorización de depósito directo para que puedas pagar la nómina
- Variaciones estatales del formulario W-4
- Otros informes estatales sobre nuevas contrataciones
2. Cálculo del salario
La responsabilidad del empleador es llevar un registro actualizado de los datos del empleado, sus tarifas salariales, horas trabajadas, cargos por horas extras, todas sus deducciones y fechas de pago.
Toda esta información te permitirá calcular el salario neto que debes pagarle al empleado. En sí, el salario neto es igual al salario bruto menos las retenciones. Considera que este último puede ser una cantidad fija o por hora trabajada.
Entonces, si pagas por hora trabajada, la tarifa es de $40 y tu empleado trabajó 50 horas en un mes, el salario bruto será de $2,000, pero, al restarle unas retenciones de $100, el salario neto será de $1,900.
Ten en cuenta que el cálculo de las retenciones al salario va a depender de varios factores, como las leyes de tu estado.
3. Hacer las deducciones antes de impuestos
Cuando se habla de deducciones se suele referir a las fiscales, pero, antes de llegar ahí, es posible que debas restarle al salario bruto de cada empleado otras deducciones antes de impuestos, como las contribuciones al plan 401(k). Otras suelen ser:
- Planes de seguro médico
- Contribuciones a la Cuenta de Ahorros para la Salud (HSA, o Health Savings Account)
- Planes de seguro vida
4. Cálculo de la retención de impuestos en el payroll
Ahora debes hacer el payroll tax, que no es más que calcular y llevar control de las retenciones de impuestos federales, estatales y locales del payroll según la información que cada empleado proporcionó en el Formulario W-4 y las tasas de impuestos. Para ello, ten en cuenta los siguientes tipos de impuestos:
- Impuestos sobre la renta. Apóyate en el cálculo con la tabla de taxes que ofrece el Internal Revenue Service (IRS)
- FICA, o Ley Federal de Contribuciones al Seguro en español. La tasa impositiva es del 7.65%: 1.45% para Medicare y 6.2% para el Seguro Social
- Otros impuestos estatales y locales
5. Deducciones después de impuestos
Luego de hacer las deducciones fiscales al salario bruto, deberás de restarle al salario cualquier deducción voluntaria que decida tener el empleado. Estas pueden ser contribuciones al IRA Roth, cuotas sindicales o planes de seguro de vida.
6. Pagar a los empleados
Una vez que calculas el payroll, deberás de ejecutar los pagos. Estos suelen hacerse a través de depósitos directos o cheques físicos. Para que tu empleado pueda calcular los taxes de su cheque de pago, asegúrate de proporcionarle un recibo de pago físico o electrónico con todas las deducciones realizadas.
6. Registro y pago de impuestos
Deberás de presentar y pagar los impuestos que dedujiste del payroll de todos tus empleados de forma trimestral o anual. También debes completar el formulario W-2 por empleado y asegúrate de llevar un registro de todos los pagos.
¿Cómo puedo evitar cometer errores en el payroll?
Una vez que sabes qué es payroll y todo el proceso que implica, debes conocer los errores más comunes que se cometen para evitarlos y garantizar que cumples con las regulaciones. Las estrategias que te pueden ayudar para lograrlo son:
- Mantén un registro preciso de las horas trabajadas, tasas de pago y deducciones
- Usa un software de nómina confiable
- Aplica un proceso de revisión cruzada en el que otra persona chequee el payroll
- Mantente al tanto de las regulaciones fiscales y laborales
- Actualiza los registros de los empleados y guárdalos de forma organizada y segura
- Configura recordatorios para hacer los pagos de impuestos a tiempo
- Realiza auditorías internas de forma periódica
¿Cómo puedo gestionar el payroll de mi empresa en Estados Unidos?
Tienes tres opciones: hacerlo tú de forma manual, contratar un servicio de nómina o utilizar un software de payroll. Para decidir cuál es la mejor de forma de llevar tu nómina, considera los pros y contras de cada uno:
| Alternativa de payroll | Pro | Contra |
| Manual | Es la forma más económica de hacer el payroll | Toma mucho tiempo y eres propenso a cometer errores |
| Servicios profesionales | Puedes manejar una gran cantidad de empleados | Implica un gasto importante |
| Software de payroll | Es asequible y se mantiene actualizado | Puede ser costoso para empresas pequeñas |
¿El payroll le corresponde a recursos humanos?
Sí, el payroll suele ser una actividad bajo la responsabilidad del departamento de recursos humanos. Aun así, también es posible que el departamento de finanzas sea el encargado o se cree un nuevo departamento específicamente para la tarea
¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir con el payroll?
Aunque esto depende del estado en Estados Unidos y del tipo de incumplimiento del payroll, en general las sanciones abarcan multas, recargos, cobro de intereses y hasta acciones judiciales si se determina fraude fiscal.
