Payroll es lo que conocemos comúnmente como nómina de pagos. Pero, ¿sabías que tiene más de un significado? En este artículo te mostraremos qué significa payroll y cómo funciona este sistema en el país, desde su esquematización hasta las tareas delegables en terceras compañías.
¿Qué es el payroll?
Payroll signifca “nómina” en español. Ahora bien, en los Estados Unidos, payroll tiene un doble sentido. Si bien puede significar la nómina, también podría englobar el pago de los impuestos al salario o impuestos federales.
Por la complejidad que supone el pago del salario, el proceso de payroll también incluiría elaborar los registros de los pagos, la emisión de boletas y el pago de los impuestos a nombre de los empleados. Finalmente, a través de la nómina, las empresas pueden evaluar los salarios anuales de sus empleados para temas fiscales y laborales.
Como ves, cuando una empresa habla de payroll puede referirse a toda su fuerza laboral o, mejor dicho, al costo que supone esa fuerza laboral. Si una compañía está haciendo payroll, se refiere a que está dedicada a procesar los cheques de pago, ordenar depósitos directos para sus empleados o calcular los impuestos.
¿Cómo funciona el payroll?
Técnicamente, el proceso de payroll empieza cuando un empleado completa su formulario W-4, ya que ahí es cuando la empresa tiene conocimiento de los detalles tributarios de ese trabajador. Durante el año, la información de ese Formulario W-4 reunirá todo lo que tiene que ver con los impuestos que el empleador le retiene a su empleado.
Una vez que el trabajador consigna el Formulario W-4 y comienza a trabajar para la empresa, esta le pagará su salario de forma regular, que puede ser semanal, quincenal o mensual. Dependiendo de las condiciones de su contratación, algunos empleados podrían recibir parte de su salario en un momento distinto al pago regular, como sucede con los bonos de productividad trimestrales o con el pago de comisiones al cierre de mes.
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Sin embargo, los impuestos FICA no son los únicos que se calculan en este momento. Las empresas también tomarán en cuenta el impuesto sobre la renta federal y estatal. ¿Puede el empleador deducir otros montos de dinero del cheque de pago? ¡Por supuesto! Ejemplos de ello son los aportes a los planes de jubilación, el pago del seguro médico, cuotas sindicales, préstamos o contribuciones a la caridad.
Payroll y los registros de nómina
Hacer la nómina también significa llevar, ordenar y mantener los registros de cada operación. Las empresas deben tener un expediente aparte para cada empleado con todos los soportes correspondientes al pago y a sus deducciones. Justamente esta información es la que ayudará a la empresa a rellenar los formularios legales que necesiten y también a elaborar la Forma W-2 que le envía a los trabajadores para que puedan hacer sus declaraciones de impuestos.
Importante: El conjunto de los cálculos de payroll de un empleado individual se denomina “registro de ingresos” Ese registro debe mantenerse en un archivo dentro de la compañía durante todo el tiempo que pase esa persona trabajando para ella.
¿Los empleadores hacen payroll por su cuenta?
No necesariamente. Los registros de nómina, el cálculo del salario bruto, llevar una lista de las horas extra y hacer todas las deducciones correspondientes puede ser complicado, en especial para una empresa pequeña o mediana. Es por eso que los empleadores suelen contratar un servicio externo de procesamiento de nómina o, al menos, un contador que trabaje de forma fija para la compañía.
¿Eso quiere decir que una empresa externa es quien establece el salario de los trabajadores? No. Solo se encarga del papeleo, por así decirlo. Por lo general, el trabajador y la empresa llegarán a un acuerdo sobre la remuneración anual durante la entrevista de trabajo. Este salario puede ser fijo o por hora.
En resumen, ¿qué es payroll?
Antes de irte, te dejamos algunos datos interesantes sobre el payroll. Esta información te servirá como cápsula informativa para que te lleves todo lo que necesitas de esta pequeña guía:
- El payroll comprende todo lo que tiene que ver con el pago de nómina de los trabajadores, desde mantener los registros de cada pago y deducción hasta la emisión de los cheques y transferencias.
- Payroll también engloba el cálculo de los impuestos al salario o impuestos FICA, el cálculo de los aportes de los empleadores y la retención que se le realice al trabajador para el pago de su impuesto sobre la renta.
- Por lo delicado y complicado de todo el proceso, las empresas prefieren contratar compañías externas o especialistas en contaduría y recursos humanos para llevar el payroll o nómina.
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Jessica es abogado en la práctica, economista de corazón.
Actualmente es escritora todo terreno en Créditos en USA, en donde redacta artículos sobre diversos temas, desde cómo invertir y ahorrar con éxito hasta las claves para ganarle al Tío Sam. Todos los días sale a buscar las mejores cuentas bancarias, préstamos y tarjetas de crédito para ti; exponiendo sus ventajas y desventajas para que puedas tomar la mejor decisión para tu bolsillo.