¿Qué es la Forma W-4 y para qué sirve?

El W-4 es un formulario del IRS que le permite a tu empleador saber cuánto dinero debe retenerte por concepto de pago de los impuestos federales.

Cada vez que un ciudadano americano o residente cambia de empleo o recibe una promoción, necesita rellenar la Forma W-4 del Servicio de Rentas Internas (IRS), también conocida como “Certificado de Asignación de Retenciones del Empleado”. Y es que, a través de este formulario, los empleadores son capaces de determinar la cantidad de impuestos que deben deducir de tu sueldo y otras remuneraciones mensuales, trimestrales o anuales.

Por tanto, cualquier información errada -o falta de información- que presente el formulario podría tener consecuencias devastadoras para los trabajadores. Piensa que, si no incluyes todas tus cargas familiares -por ejemplo- podrías terminar con un recibo de pago más alto -o más bajo- de lo normal

¿Preocupado? ¡No lo estés! Hemos preparado una guía especial con la que podrás aprender qué es la Forma W-4 y para qué sirve exactamente.

¿Qué es la Forma W-4 o Certificado de Asignación de Retenciones del Empleado?

El W-4 es un formulario del IRS que le permite a tu empleador saber cuánto dinero debe retenerte por concepto de pago de los impuestos federales. En principio, esta forma debe rellenarla el empleado. Si eres preciso con la información que detallas en el formulario W-4, evitarás declarar -y pagar- más impuestos de lo necesario.

Los cambios en el estilo de vida -como obtener una promoción laboral, divorciarse o tener un hijo- pueden cambiar por completo la cantidad de retenciones que te realicen, ya que -dependiendo del caso- podrías disfrutar de exenciones y exoneraciones que reduzcan tus obligaciones a nivel tributario.

¿Cuál es la diferencia entre la Forma W-4 y la Forma W-2?

La Forma W-2 del IRS está íntimamente relacionada con la Forma W-4, ya que este es el formulario que utilizan los empleadores para declarar el salario anual de sus empleados y la cantidad de impuestos que les han retenido. Esto le permite al Servicio de Rentas Internas conocer cuáles son los ingresos y qué tipo de obligaciones tributarias tendrán sus contribuyentes.

Por confirmar la información, la Forma W-2 se compara con las ganancias reportadas en la declaración de impuesto sobre la renta de los empleados. De esta forma, el IRS sabrá si coinciden y si el contribuyente no está evadiendo el pago de impuestos federales.

La reclamación de asignaciones: todo lo que necesitas saber

La Forma W-4 se centra en los “allowances”, es decir, las prestaciones o asignaciones que recibes o que le entregas a tus cargas familiares: hijos, cónyuge, padres, etc. Cuantas más asignaciones reclames, menos dinero retendrá tu empleador por concepto de impuestos y, por ende, más alto será el monto de tu cheque de pago. 

Por lo general, es posible declarar asignaciones especiales para ti, para tu esposo o esposa y para cada una de las personas y familiares dependientes que reportas en tu declaración de impuestos.

Piensa que, al solicitar la inclusión de estas asignaciones adicionales, podrías compensar las deducciones fiscales que tienes pensado reclamar en tu próxima declaración de impuestos, como: 

  • Deducciones detalladas. 
  • Estados de declaración particular. (Por ejemplo, ser cabeza de familia)
  • Reclamaciones de créditos fiscales para el cuidado de tus hijos o padres enfermos.

Aunque este formulario se rellena solo al comenzar un nuevo empleo, es importante que lo revises constantemente para actualizar tu información y cualquier cambio que experimentes. Esto te permitirá reclamar el reembolso por gastos exonerados o reducir la cantidad de dinero que te retienen mes a mes antes de que recibas tu cheque de pago, es decir, sobre tus ingresos brutos.

¿Cómo solicitar una retención adicional de impuestos?

A través de la Forma W-4 del IRS también puedes solicitar una retención adicional de impuestos. Por ejemplo, si tienes más de un empleo remunerado, recibes ingresos por trabajar como autónomo o si tu cónyuge goza de alguna remuneración por trabajos como dependiente o independiente -ya sea ordinaria o extra- tienes la opción de no incorporarlos como ingresos adicionales en el formulario. En consecuencia, tu empleador te retendrá menos dinero.

¿Por qué sucede esto? Porque, como contribuyente, tienes la oportunidad de reportarlos directamente en tu declaración de impuestos, ya sea en un tramo impositivo más alto, o todo lo contrario. No obstante, si decides aumentar voluntariamente la retención de impuestos en el W-4, podrías disfrutar de ciertos beneficios, como no esperar para hacer un gran pago adicional de impuestos en tu declaración o evitar una multa del IRS por retenciones insuficientes.

¿Cómo llenar la Forma W-4 del IRS?

El formulario W-4 o Certificado de Asignación de Retenciones del Empleado está compuesto por una serie de hojas de trabajo que te ayudarán a calcular el número de asignaciones que tienes derecho a reclamar.

Para ajustarse a distintos tipos de contribuyentes, el Servicio de Rentas Internas también incluye una hoja de trabajo separada para los trabajadores que tengan un cónyuge que trabaje o que reciba otros tipos de ingresos. Revisa las hojas de trabajo y rellena el formulario descargándolo en el sitio web oficial del IRS. Así, podrás familiarizarte con cada sección y leer las preguntas y respuestas frecuentes en caso que necesites ayuda.

Después de calcular todas tus asignaciones, tendrás que proporcionar algunos datos personales, reportar la cantidad total de asignaciones legales, los montos de retención adicionales que desees presentar y -por último- entregarle el formulario a tu empleador.

¿Qué pasa con las exenciones? ¿Están contempladas en la Forma W-4?

¡Por supuesto que sí! Cualquier trabajador puede utilizar el W-4 para declarar exenciones y exoneraciones del pago de impuesto al IRS. ¿Qué significa esto? Que tu empleador no tendrá que reducir tu salario, es decir, hacerte retenciones por concepto del impuesto sobre la renta.

Por ejemplo, con el W-4 tienes la opción de reclamar una exención si en el año inmediatamente anterior no tuviste que pagar impuesto sobre la renta, ya que posiblemente -si tus ingresos y situación familiar se mantiene igual- tampoco tendrás que pagar nada este año.

Veámoslo en un ejemplo. Imagina que eres un contribuyente soltero que gana $8,000 al año, aproximadamente. En este caso, no estás obligado a pagar el impuesto federal sobre la renta según lo dispuesto en la norma sobre exenciones personales y deducciones estándar. Por tanto, recibirás tus $8,000 de ganancia de forma íntegra, sin que se te apliquen retenciones de ningún tipo.

¿Cómo y por qué actualizar el formulario W-4?

El IRS recomienda que, en caso de tener dos o más empleos (o si tu cónyuge también trabaja)- reclames todas las asignaciones en el W-4 del trabajo mejor remunerado y omitas cualquier declaración de asignación en todos los demás.

Además, también sugiere que los contribuyentes deben completar un nuevo W-4 cada vez que ocurran acontecimientos importantes en su vida, como casarse de nuevo, tener uno o más hijos, adoptar un niño o cualquier nueva actividad laboral propia o de su cónyuge. 

Recuerda que cualquiera de estas situaciones suelen tener un impacto directo en la cantidad de impuestos que debes pagar anualmente, y el W-4 se convierte en la herramienta perfecta para enterar al IRS de ello.

Si necesitas ayuda para actualizar tu formulario, no olvides revisar la sección de preguntas frecuentes sobre el W-4 del IRS.

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