¿Qué es el Formulario W-9 y para qué sirve?

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Lo que debes saber

El formulario W-9 se usa para declarar ingresos si eres trabajador autónomo, no empleado a tiempo completo, o recibes ciertos tipos de pagos.

Proporciona información fiscal como el número de identificación del contribuyente a empleadores y empresas para reportar ingresos y transacciones específicas.

Es importante llenarlo correctamente, incluyendo tu nombre, dirección, clasificación tributaria, y firmarlo para certificar la exactitud de la información.

La W-9 es una forma fiscal del IRS para declarar los ingresos pagados por otras personas o empresas. Sin embargo, solo debes esperar recibir este formulario si:

  • Entras en la clasificación de trabajador autónomo o contratista independiente.
  • No puedes ser considerado empleado a tiempo completo de una empresa.
  • Recibes montos superiores a $600 por la prestación de tus servicios a una compañía.
  • Ganaste un concurso o recibiste una beca en efectivo por un monto mayor a $600.
  • Tienes inversiones o préstamos con instituciones bancarias.
  • Aportas dinero a una cuenta IRA.

Si tienes dudas, preparamos una guía completa sobre el Formulario W-9 en español. Te mostramos cómo obtenerlo, llenarlo y en qué casos lo necesitarás.

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Para qué sirve el Formulario W-9

El formulario W-9 sirve para calcular la cantidad de impuestos a declarar si eres un trabajador independiente. Además, el uso del W-9 exime a empresas y organizaciones de pagar y retener impuestos por contratarte.

Ahora bien, la forma W-9 también se utiliza para brindar tu número de identificación del contribuyente (ITIN por su siglas en inglés) a tu empleador, esto con el objetivo de informar sobre:

  • Los ingresos que te han sido pagados.
  • Las transacciones inmobiliarias que te conciernen.
  • La cantidad de intereses hipotecarios que has pagado.
  • Si cancelaste una deuda.
  • Las aportaciones que has realizado a una cuenta IRA.
  • Si adquiriste o abandonaste una propiedad garantizada.

Así, la función principal de la forma W-9 es proporcionar información a una empresa o empleador sobre los ingresos que te paga por tus servicios como trabajador por cuenta propia.

En algunos casos, el formulario W-9 se usa para que los socios de una sociedad colectiva puedan superar la presunción de ser catalogados y tratados fiscalmente como extranjeros, al igual que para evitar la retención de impuestos correspondientes.

En ese sentido, si compras o alquilas un apartamento, puede que también necesites consignar un Formulario W-9 para completar la operación. Lo mismo sucederá si solicitas un préstamo al banco e incluso una tarjeta de crédito.

¿Cómo llenar el formulario W-9 en español?

Qué es el formulario W9

Extraído de irs.gov/es

La empresa a la que le prestas tus servicios, institución financiera o el solicitante, te suministrará un Formulario W-9 del IRS en blanco. Ten en cuenta al firmarlo y entregarlo al solicitante, declaras que:

  • El ITIN facilitado es el correcto o en tal caso, que está en trámite.
  • No estás sujeto a la retención adicional de impuestos.
  • Estás en capacidad de reclamar una exención de la retención adicional.
  • Los códigos por Ley sobre el cumplimiento fiscal para cuentas en el extranjero (FATCA, por sus siglas en inglés) anotados en la forma son los correctos.

Si deseas adquirirlo como parte de una empresa o institución, puedes descargarlo aquí. Para completar el Formulario W-9 en español correctamente, solo debes seguir estos pasos:

1. Escribe tu nombre

En la primera línea tienes que colocar tu nombre completo como aparece en tu declaración de impuestos.

En caso de que envíes tu formulario como una Compañía de Responsabilidad Limitada (LLC) o como una sociedad, Corporación S o una LLC de varios miembros, debes colocar su nombre en esta casilla.

2. Indica el nombre de tu negocio o entidad

Si estás llenando este formulario como un negocio o entidad comercial, debes colocar la información sobre el mismo en la casilla dos. Por ejemplo, el tipo de rubro en el que opera tu negocio.

3. Marca la clasificación tributaria

En la casilla tres debes elegir una opción que aplica a tu situación fiscal según el tipo de persona o empresa que eres. En la clasificación tributaria colocada en el formulario W-9 encontrarás las siguientes opciones:

  • Sociedad anónima.
  • Individuo/empresario individual o LLC de un solo miembro.
  • Sociedad de responsabilidad limitada, ya sea sociedad colectiva, sociedad anónima tipo C o sociedad anónima tipo S.
  • Sociedad colectiva.
  • Fideicomiso o caudal hereditario.

4. Agrega los códigos de exenciones

En la línea cuatro, debes colocar los códigos de las exenciones o deducciones fiscales que aplican para ti. Ya sea beneficiario exento o declaración conforme al FATCA. Ten en cuenta que si llenas el formulario como una persona natural, debes obviar esta parte.

5. Escribe tu dirección

En las líneas cinco y seis debes indicar cuál es tu dirección, especificando la ciudad, el estado y el código postal. La dirección debe ser igual a la que se refleja en tu declaración de impuestos, así como el nombre y dirección postal del solicitante.

6. Especifica los números de cuentas

En la línea siete debes especificar un número de cuenta bancaria. Es un dato opcional que puedes colocar si deseas proporcionar al solicitante de la forma W-9 el número de una de tus cuentas.

7. Indica tu TIN

En la parte I del formulario W-9 debes indicar cuál es tu Número de Identificación del Contribuyente (TIN por sus siglas en inglés), el cual puede ser:

  • El Número de Seguro Social (SSN, Social Security Number) si eres una persona física o LLC de un sólo miembro.
  • El Número de Identificación del Empleador (EIN) si eres una sociedad colectiva o sociedad anónima del tipo S o C,.
  • El Número de Identificación Individual del Contribuyente (ITIN) si vives como extranjero residente en Estados Unidos.

8. Firma la certificación bajo pena de perjurio

En la parte II del formulario W-9 debes firmar y colocar la fecha en la que realizas el formulario. De esa forma, declaras que la información que has colocado en la forma es precisa y correcta.

Si recibes una retención adicional, debes tachar la partida 2 de esta sección en la última de la forma W-9.

Recuerda que la información colocada en este formulario debe coincidir con la que tienes registrada en el IRS para tu declaración de impuestos.

¿Qué debes tomar en cuenta al momento de llenar tu Formulario W-9?

Aunque el Formulario W-9 es un documento fiscal estándar y no debería traerte tantos problemas, ten en cuenta las siguientes consideraciones para evitar problemas:

  • No entregues un W-9 si eres un trabajador dependiente. Esta forma solo se debe entregar a trabajadores independientes.
  • Asegúrate de enviar el Formulario W-9 de forma segura. Lo mejor es consignarlo en persona ante la compañía solicitante.
  • Verifica el motivo del solicitante. La forma W-9 contiene información delicada, así que asegúrate de saber para qué será usada antes de entregarla.
  • No entregues un Formulario W-9 a una empresa o persona que no conoces. Evita intermediarios y compañías con las que no hayas trabajado.

Diferencias entre la Forma W-9 y otros formularios del IRS

Existen varios tipos de documentos fiscales además del W-9, pero cada uno tiene funciones distintas. Así se diferencia con las formas W-2, W-4 y el 1099:

Diferencias entre las formas W-9, W-2, W-4 y 1099
Formulario Para qué sirve
W-9 Recopilar la información del contribuyente como trabajador independiente ante una compañía o institución financiera.
W-2 Es utilizado por los empleadores para informar a los empleados sobre los ingresos devengados y los impuestos retenidos durante el año fiscal.
W-4 Determinar la retención de impuestos sobre la renta de los empleados.
1099 Informar sobre diferentes tipos de ingresos que no son salarios, sueldos u honorarios de empleo.

¿Qué hacer con tu W-9 si estás sujeto a una backup withholding?

El backup withholding es una tasa de retención adicional del 24% sobre los pagos que recibes a título personal o por tu trabajo. Hay dos razones que podrían ameritar que estés sujeto a esta retención adicional:

  • Tu nombre o TIN no coinciden con los registrados en el IRS.
  • Tienes deudas tributarias pendientes y el IRS te ha notificado que estás sujeto a esta retención obligatoria hasta que el monto de tu deuda se pague por completo.

En la mayoría de los casos, los contribuyentes están exentos del backup withholding. Por eso deberán marcar la casilla que aparece en la línea 2 de la parte 2. Así mismo, las corporaciones también están exentas de esta retención adicional.

Sin embargo, en esos casos es posible que deban incluir un código especial de exención en la casilla “código de beneficiario exento” de la línea 4.

Lo mismo aplicaría si estás exento de entregar información según el FATCA, por lo que deberás escribir el código de exención del informe FATCA en esa misma casilla.

Ten en consideración que las transacciones inmobiliarias no están sujetas a esta retención adicional. Por lo que también podrás tachar esta casilla en caso de estar completando el Formulario W-9 para este propósito.

Ahora bien, si deseas detener o evitar la retención adicional, debes hacer las correcciones en el motivo por el cual has sido sujeto a esta retención. Eso implica colocar el TIN correcto, pagar la deuda fiscal, presentar los ingresos no declarados y las presentaciones faltantes.

¿Se puede presentar la declaración electrónica del Formulario W-9?

Sí, aunque sólo si el solicitante hace uso de un sistema electrónico que lo permita. En caso de seas solicitante, debes saber que haciendo uso de un sistema para la entrega de este formulario lograrás:

  • Asegurar que la privacidad de la información enviada es la adecuada.
  • Identificar que todos los datos suministrados por el beneficiario son correctos

Proporcionar una copia de la forma W-9 en papel al IRS si la solicita o es requerido para la exención de impuestos.

¿Con qué frecuencia debo actualizar el Formulario W-9?

Deberás actualizar tu Formulario W-9 cada vez que haya cambios en tu información, como en el nombre, nombre comercial, dirección, número de Seguro Social o en el número de identificación de tu empleador.

Recibí un Formulario W-9 por equivocación. ¿Qué tengo que hacer?

Si recibes una Fórmula W-9 del IRS de una fuente extraña o por error, no completes ni envíes el Formulario W-9. Recuerda que esta forma contiene información personal, la cual en manos equivocadas puede causar estragos en tu economía.

Recibí un W-9 de mi empleador, ¿qué hago?

Si eres empleado no tienes que llenarlo, si eres un trabajador por cuenta propia o contratista independiente debes llenarlo y enviarlo al solicitante. Asegúrate de conocer bien tu relación laboral con el solicitante.

¿Qué pasa si un contratista se niega a proporcionar un W-9?

La empresa solicitante puede rehusarse a realizar los pagos y el contratista puede afrontar multas por miles de dólares. Lo mejor es documentar la solicitud de la Forma W-9.

Sobre el autor

Mauricio cuenta con más de seis años de experiencia redactando para diversos medios. En Créditos en USA se encarga de proporcionar herramientas que ayuden a enfrentar cualquier desafío financiero que pueda surgirte. Desde abrir una cuenta bancaria hasta adquirir la primera vivienda, Mauricio está comprometido en ofrecer soluciones y apoyo en el ámbito financiero.

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