Formulario W-9: Para qué sirve y cómo llenarlo paso a paso

No todos los ciudadanos de los Estados Unidos deben rellenar un Formulario W-9 para consignarlo ante el IRS. Entonces, ¿quiénes sí deben usarlo? Los contratistas independientes, consultores o cualquier otro trabajador por cuenta propia; un grupo que no representa a la mayoría de las personas.

No obstante, si formas parte de este sector y esperas recibir una compensación económica de más de $600 al año de alguno de tus clientes, es posible que este te solicite un Formulario W-9. Recuerda que la empresa a la que le prestas tus servicios continua u ocasionalmente usará esta forma para preparar el Formulario 1099-MISC que te servirá para declarar tus impuestos sobre la renta.

Aquí se detallará la cantidad de ingresos que recibiste en el año para que el Servicio de Impuestos Internos pueda calcular cuánto debes pagar por concepto de impuestos federales.

 

Entonces, ¿qué es W-9 y cuándo necesitarás este formulario?

La Hoja W-9 -también conocida como Forma W-9- es un formulario del Servicio de Rentas Internas (IRS o Internal Revenue Service) que está reservado para aquellas personas que trabajan por cuenta propia, como los contratistas independientes. No obstante, no siempre tendrás que llenar una Hoja W-9 para tus clientes. Para que esto ocurra, el monto que esperas recibir por parte de esta empresa por concepto de prestación de servicios debe superar los $600 al año.

Ahora bien, hay otras situaciones en las que podrías necesitar una W-9 y que no tienen nada que ver con tu clientela. Piensa que es posible que los bancos y otras instituciones financieras podrían solicitarte un Formulario W-9 para informarle al IRS sobre la cantidad de dinero que has recibido en intereses o dividendos. También podría suceder que un banco te pida una Hoja W-9 del IRS al momento de abrir tu cuenta bancaria.

Si compras o alquilas un apartamento, puede que también necesites consignar un Formulario W-9 para completar la operación. Lo mismo sucederá si solicitas un préstamo al banco e incluso una tarjeta de crédito.

Pero, ¿cómo obtener una W-9?

Obtener una W-9 no es nada difícil. En la mayoría de los casos, la empresa a la que le prestas tus servicios o la institución financiera que has escogido para abrir tu cuenta o solicitar el préstamo te suministrará un Formulario W-9 del IRS en blanco para que lo completes con tu información.

Consejo: ¿Eres una empresa y quieres saber cómo obtener una W-9 para tus contratistas independientes? ¡Descárgalo directamente en la página oficial del IRS!

DESCARGA EL FORMULARIO W-9 AQUÍ

¿Cómo llenar el Formulario W-9 en minutos?

Llenar el Formulario W-9 es bastante fácil de hacer. No obstante, en caso de dudas, revisa nuestra guía paso a paso y evita cualquier equivocación:

  1. Lo primero que debes hacer es escribir tu nombre completo tal como aparece en tu declaración de impuestos en la casilla 1.
  2. En la primera parte, también encontrarás un renglón para escribir tu número de seguro social. Recuerda que tanto tu nombre como el número de seguro social (SSN o Social Security Number) deben coincidir con la información que tienes registrada en el IRS para tu declaración de impuestos.
  3. En las líneas 5 y 6, indica cuál es tu dirección. Esta dirección debe ser la misma que se refleja en tu declaración de impuestos.
  4. No olvides incluir también el número de identificación de tu empleador. Conseguirás esta casilla en la Parte 1 del formulario.

Nota: Si representas a una empresa, deberás escribir su nombre legal en la casilla número 2.

¿Qué debes tomar en cuenta al momento de llenar tu Formulario W-9?

Aunque el Formulario W-9 es un documento fiscal estándar y no debería traerte tantos problemas, hay algunas cosas que debes tener en cuenta:

#1 No entregues un W-9 si eres un trabajador dependiente 

Si estás comenzando a trabajar en una nueva empresa como trabajador dependiente y tu empleador te entrega un Formulario W-9 en blanco, ¡espera! Antes de llenarlo, pregúntale si trabajarás como contratista independiente, es decir, como trabajador por cuenta propia o, por el contrario, eres un empleado. ¿Por qué? Porque los trabajadores dependientes deben consignar un Formulario W-4 y no un W-9. 

Mientras que los trabajadores independientes están obligados a reportar el pago de sus impuestos, si eres un empleado dependiente, es tu empleador quien deberá deducir los impuestos de tu paga mensual y enterarlo al IRS. Si no sabes qué tipo de trabajador eres, no dejes de leer la sección “cómo saber si soy un empleado formal” de nuestro artículo.

#2 Asegúrate de enviar el Formulario W-9 de forma segura

Como recomendación, ¡no envíes tu Formulario W-9 como un archivo adjunto, por WhatsApp o cualquier otra aplicación de mensajería! Recuerda que esta hoja contiene información personal delicada, como tu SSN y dirección. Si vas a enviarla por correo electrónico, asegúrate de hacerlo a través de uno que esté cifrado. ¿Nuestra recomendación? De ser posible, decántate por otros métodos de entrega, como la consignación en persona.

#3 Verifica el motivo del solicitante antes de entregarle un Formulario W-9

¿Quiénes te pueden pedir un Formulario W-9? Tal como indicamos anteriormente, tus clientes (siempre que ganes más de $600 anuales con ellos), el banco o una cooperativa de crédito, un prestamista, etc. Si no estás seguro de por qué te están solicitando un Formulario W-9, ¡pregunta la razón! Recuerda que este formulario contiene información confidencial que, de caer en manos equivocadas, podría causar estragos en tu economía.

#4 No le entregues un Formulario W-9 a una empresa o persona que no conoces

Siempre debes tener precaución antes de entregarle un documento que contenga información confidencial, como tu nombre completo, dirección y tu SSN. Si no conoces a la empresa que te está solicitando el formulario, ¡no lo entregues! Recuerda que esta forma del IRS está reservada para tus clientes y que solo debes consignarla en caso de que le prestes uno o varios servicios cuyo importe unitario o global supere los $600 anuales.

¿Cómo llenar el Formulario W-9 si eres una compañía de responsabilidad limitada?

Si representas a una compañía de responsabilidad limitada (LLC) que, como sabrás, es una entidad tributaria separada (Corporación C o coportación S) usa el nombre y número de identificación de tu empresa para rellenar el Formulario W-9. Marca la casilla correspondiente a la clasificación de impuestos en la línea 3 y señala si representas a una corporación C o S. Recuerda: no marques la casilla de LLC. Aunque suene contradictorio, es un error según lo publicado en la página del IRS.

Ahora bien, si la LLC es propiedad de otra LLC, marca la casilla de la compañía de responsabilidad limitada. También deberás indicar la clasificación fiscal de la LLC principal. Si la LLC es propiedad de un solo miembro, señala cuál es la clasificación fiscal del propietario, y si ese miembro es una persona física, escribe el nombre del propietario de la casilla en la línea 1 “nombre” y el nombre de la LLC en la casilla “nombre comercial”.

Nota. Si te contrata una LLC, el IRS prefiere que escribas el SSN del propietario en vez del de la compañía de responsabilidad limitada.

¿Qué hacer con tu W-9 si estás sujeto a una backup withholding?

La backup withholding es una tasa de retención adicional del 24% sobre los pagos que recibes a título personal o por tu trabajo. Hay dos razones que podrían ameritar que estés sujeto a esta retención adicional: tu nombre y SSN no coinciden con los registrados en el IRS o si tienes deudas tributarias pendientes y el IRS te ha notificado que estás sujeto a esta retención obligatoria hasta que el monto de tu deuda se pague por completo.

La mayoría de los contribuyentes están exentos del backup withholding. Por eso deberán marcar la casilla que aparece en la línea 2 de la parte 2. Esta sección dice algo parecido a lo siguiente:

“No estoy sujeto a una retención adicional porque: (a) estoy exento de la retención de respaldo, o (b) el Servicio de Impuestos Internos (IRS) no me ha notificado que estoy sujeto a una retención de respaldo como consecuencia de no informarle sobre todos mis intereses o dividendos, o (c) el IRS me ha notificado que ya no estoy sujeto a esta retención adicional.”

Las transacciones inmobiliarias no están sujetas a una backup withholding, por lo que también podrás tachar esta casilla en caso de estar completando el Formulario W-9 para este propósito.

La mayoría de las corporaciones también están exentas de las backup withholdings, pero es posible que deban incluir un código especial de exención en la casilla “código de beneficiario exento” de la línea 4. Lo mismo aplicaría si estás exento de entregar información según la Ley de Cumplimiento de Impuestos sobre Cuentas Extranjeras (FATCA). En este caso, deberás escribir el código de exención del informe FATCA en esa misma casilla.

Preguntas y respuestas frecuentes sobre el Formulario W-9

Si tienes dudas sobre el Formulario W-9 del IRS, no dejes de ver nuestra sección de preguntas frecuentes, ya que aquí podrías encontrar la respuesta  que tanto estás buscando:

¿Con qué frecuencia debo actualizar el Formulario W-9?

Deberás actualizar tu Formulario W-9 cada vez que haya cambios en tu información, como en el nombre, nombre comercial, dirección, número de Seguro Social o en el número de identificación de tu empleador.

Recibí un Formulario W-9 por equivocación. ¿Qué tengo que hacer?

No es común, pero puede ocurrir que recibas un Formulario W-9 por error. Este formulario se utiliza para pedirle oficialmente a una persona o empresa que proporcione su nombre legal, dirección y SSN para poderle emitirle los documentos fiscales correspondientes según el IRS. En general, cualquier empresa que te pague intereses, dividendos, compensaciones económicas o cualquier otro tipo de ingresos que deba declararse, te entregará una Forma W-9 para que la rellenes y la consignes. 

Si recibes una Fórmula W-9 del IRS de una fuente extraña, es decir, que no te pagará un monto de dinero por alguno de los motivos enumerados en este artículo, pregúntale sus razones porque es posible que no sea necesario.

Advertencia. No completes ni envíes el Formulario W-9 si tienes dudas. Si quieres arrojar más luz sobre el asunto, contacta con un contador o especialista tributario.

Recibí un W-9 de mi empleador, ¿qué hago?

Si estás o estabas trabajando como empleado dependiente, recibes un cheque de pago regular y tu empleador repentinamente te pide que rellenes un Formulario W-9, es posible que desee tratarte como un contratista independiente. Esta podría ser una situación bastante incómoda para ti y de seguida veremos por qué.

Considera que hay razones legítimas por las que podrías pasar de ser un empleado a un contratista independiente. Por ejemplo, a veces los empleadores podrían estar afrontando una situación financiera difícil que les impide pagar los sueldos y los impuestos de nómina. Reclasificarte como un contratista independiente les ofrecería una salida fácil, ya que no tendrán que pagar esos impuestos.

En casos como estos, pregúntate si tus deberes y dependencia cambian también con la reclasificación. Si te siguen tratando como un empleado, sería injusto aceptar que el empleador determine que eres un contratista independiente ante el IRS. Puede que, si tu empleador te sigue exigiendo el cumplimiento de un horario, por ejemplo, debas pedirle amablemente que te considere como empleado y no como contratista independiente.

Recuerda: Si tu empleador te clasifica como un contratista independiente, tendrás que pagar la mitad de tus impuestos sobre nómina y un impuesto adicional por trabajo por cuenta propia.

Por lo general, puedes determinar si eres un empleado o un contratista independiente analizando ciertos factores. Si tu empleador decide cómo, cuándo y dónde vas a trabajar, el monto de tu paga, la forma de pago y te proporciona ciertos beneficios (como bonos o vacaciones) eres un empleado y no debes llenar un Formulario W-9.

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