Forma W9, ¿qué es?

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¿No sabes si debes llenar el formulario W-9? Si eres trabajador por cuenta propia, es probable que debas rellenar esta forma para consignarla ante el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service o IRS) en tu declaración.

Aquí te explicamos qué es el W-9, quiénes deben llenar el formulario W-9, para qué sirve, el cómo obtenerlo, así como los pasos que debes seguir para llenar esta forma correctamente y presentar tu declaración de impuestos.

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Qué es la forma W9

Formulario W9: ¿Qué es?

También conocido como Hoja W-9, es un formulario fiscal del IRS para declarar los ingresos pagados por otras personas o empresas, el mismo está reservado para aquellas personas que trabajan por cuenta propia, como los contratistas independientes.

No siempre es obligatorio presentar este formulario si eres trabajador independiente. Para que esto ocurra, el monto que esperas recibir de una empresa por concepto de prestación de servicios debe superar los $600 al año.

Además, existen otras situaciones en las que podrías necesitar presentar una W-9 y que no tienen nada que ver con tu profesión o clientela.

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Por ejemplo, es posible que los bancos y otras instituciones financieras te soliciten presentar el formulario W-9 para informar al IRS sobre la cantidad de dinero que has recibido en intereses, dividendos o al abrir una cuenta.

Quiénes deben llenar el formulario w9

Por regla general, los trabajadores por cuenta propia que prestan sus servicios y mano de obra a una determinada empresa deben presentar el W9. Sin embargo, debes llenar el formulario W9 si:

  • Entras en la clasificación de trabajador autónomo o contratista independiente.
  • No puedes ser considerado empleado a tiempo completo de una empresa.
  • Recibes montos superiores a $600 por la prestación de tus servicios a una compañía.
  • Ganaste un concurso o recibiste una beca en efectivo por un monto mayor a $600.
  • Tienes inversiones o préstamos con instituciones bancarias.
  • Aportas dinero a una cuenta de jubilación IRA.
Nota: Debes tener en cuenta que al trabajar para una empresa, tu empleador debe facilitarte este formulario para que lo llenes antes de iniciar con tu labor.

Formulario w9: ¿Para qué sirve?

El formulario W-9 sirve para calcular la cantidad de impuestos a declarar si eres un trabajador independiente. Además, el uso del W9 exime a empresas y organizaciones de pagar y retener impuestos por contratarte.

Ahora bien, la forma W9 también se utiliza para brindar tu número de identificación del contribuyente (ITIN por su siglas en inglés) a tu empleador, esto con el objetivo de informar sobre:

  • Los ingresos que te han sido pagados.
  • Las transacciones inmobiliarias que te conciernen.
  • La cantidad de intereses hipotecarios que has pagado.
  • Si cancelaste una deuda.
  • Las aportaciones que has realizado a una cuenta IRA.
  • Si adquiriste o abandonaste una propiedad garantizada.

Así, la función principal de la forma W-9 es proporcionar información a una empresa o empleador sobre los ingresos que te paga por tus servicios como trabajador por cuenta propia.

En algunos casos, el formulario W-9 se usa para que los socios de una sociedad colectiva puedan superar la presunción de ser catalogados y tratados fiscalmente como extranjeros, al igual que para evitar la retención de impuestos correspondientes.

En ese sentido, si compras o alquilas un apartamento, puede que también necesites consignar un Formulario W-9 para completar la operación. Lo mismo sucederá si solicitas un préstamo al banco e incluso una tarjeta de crédito.

Cómo obtener el formulario W-9

Obtener una W-9 no es nada difícil. En la mayoría de los casos, la empresa a la que le prestas tus servicios, la institución financiera que has escogido para abrir tu cuenta o el solicitante, te suministrará un Formulario W-9 del IRS en blanco.

Debes completar la forma W-9 que te ha sido entregada con tus datos. Luego, entregarla a la persona o institución que te haya hecho su solicitud antes de comenzar a trabajar o al recibir beneficios económicos superiores a $600.

Ten en cuenta al firmar el formulario W9 que una vez que haya sido completado y entregado al solicitante, declaras:

  • Que el ITIN facilitado es el correcto o en tal caso, que está en trámite.
  • Que no estás sujeto a la retención adicional de impuestos.
  • Que estás en capacidad de reclamar una exención de la retención adicional.
  • Que los códigos por Ley sobre el cumplimiento fiscal para cuentas en el extranjero (FATCA, por sus siglas en inglés) anotados en la forma son los correctos.

Si tu empleador no te proporciona la forma W-9, puedes utilizar un formulario W-9 sustituto del mismo solicitante, siempre y cuando la información en el mismo sea parecida a la establecida en el primero.

Por otro lado, si eres una empresa o institución que desea adquirir esta forma fiscal, puedes ingresar a la sección sobre Formulario W-9 (SP) del IRS y descargarla por ti mismo.

¿Cómo llenar el formulario w9 en español?

Llenar el Formulario W-9 es bastante fácil de hacer sin importar el idioma. Para completar esta forma fiscal en español correctamente, solo debes seguir estos pasos:

1. Escribir tu nombre

En la línea 1 tienes que colocar tu nombre completo como aparece en tu declaración de impuestos.

En caso de que envíes tu formulario como una Compañía de Responsabilidad Limitada (LLC) o como una sociedad, ya sea del tipo C, S o una LLC de varios miembros, debes colocar su nombre en esta casilla.

2. Colocar el nombre de tu negocio o entidad

Si estás llenando este formulario como un negocio o entidad comercial, debes colocar la información sobre el mismo en la casilla 2, por ejemplo, el tipo de rubro en el que opera tu negocio.

3. Marcar la clasificación tributaria

En la casilla 3 debes elegir una opción que aplica a tu situación fiscal según el tipo de persona o empresa que eres. En la clasificación tributaria colocada en el formulario W-9 encontrarás las siguientes opciones:

  • Sociedad anónima.
  • Individuo/empresario individual o LLC de un solo miembro.
  • Sociedad de responsabilidad limitada, ya sea sociedad colectiva, sociedad anónima tipo C o sociedad anónima tipo S.
  • Sociedad colectiva.
  • Fideicomiso o caudal hereditario.

4. Colocar los códigos de exenciones

En la línea 4, debes colocar los códigos de las exenciones o deducciones fiscales que aplican para ti, ya sea beneficiario exento o declaración conforme al FATCA. Ten en cuenta que si llenas el formulario como una persona natural, debes obviar esta parte.

5. Escribir tu dirección

En las líneas 5 y 6 debes indicar cuál es tu dirección, especificando la ciudad, el estado y el código postal. La dirección debe ser igual a la que se refleja en tu declaración de impuestos, así como el nombre y dirección postal del solicitante.

6. Especificar los números de cuentas

En la línea 7 debes especificar un número de cuenta bancaria. Es un dato opcional que puedes colocar si deseas proporcionar al solicitante de la forma W9 el número de una de tus cuentas.

7. Indicar tu TIN

En la parte I del formulario W-9 debes indicar cuál es tu Número de Identificación del Contribuyente (TIN por sus siglas en inglés), el cual puede ser:

  • El Número de Seguro Social (SSN, Social Security Number) si eres una persona física o LLC de un sólo miembro.
  • El Número de Identificación del Empleador (EIN) si eres una sociedad colectiva o sociedad anónima del tipo S o C,.
  • El Número de Identificación Individual del Contribuyente (ITIN) si vives como extranjero residente en Estados Unidos.

8. Firmar la certificación bajo pena de perjurio

En la parte II del formulario W-9 debes firmar y colocar la fecha en la que realizas el formulario. De esa forma, declaras que la información que has colocado en la forma es precisa y correcta.

Si recibes una retención adicional, debes tachar la partida 2 de esta sección en la última de la forma W-9.

Recuerda que la información colocada en este formulario debe coincidir con la que tienes registrada en el IRS para tu declaración de impuestos.

¿Cómo llenar el Formulario W-9 si eres una compañía de responsabilidad limitada?

Si representas a una compañía de responsabilidad limitada (LLC) que, como sabrás, es una entidad tributaria separada (Corporación C o coporación S) usa el nombre y número de identificación de tu empresa para rellenar el Formulario W-9.

En este caso, debes marcar la casilla correspondiente a la clasificación de impuestos en la línea 3 y señala si representas a una corporación S o C.

Ten en cuenta que, si la LLC es propiedad de otra LLC, debes marcar la casilla de la compañía de responsabilidad limitada. De no ser así, no la debes marcar en tu formulario, aunque parezca contradictorio.

También deberás indicar la clasificación fiscal de la LLC principal. Si la LLC es propiedad de un solo miembro y si el mismo es una persona física, escribe el nombre del propietario de la casilla en la línea 1 “nombre” y el nombre de la LLC en la casilla “nombre comercial”.

¿Se puede presentar la declaración electrónica del Formulario W-9?

Sí, se puede presentar la declaración electrónica del formulario W-9, aunque solo si el solicitante hace uso de un sistema electrónico mediante el cual trabajadores autónomos y sus agentes pueden enviar la forma W-9 electrónicamente.

En caso de seas solicitante, debes saber que haciendo uso de un sistema para la entrega de este formulario lograrás:

  • Asegurar que la privacidad de la información enviada es la adecuada.
  • Identificar que todos los datos suministrados por el beneficiario son correctos

Proporcionar una copia de la forma W-9 en papel al IRS si la solicita o es requerido para la exención de impuestos.

¿Qué debes tomar en cuenta al momento de llenar tu Formulario W-9?

Aunque el Formulario W-9 es un documento fiscal estándar y no debería traerte tantos problemas, hay algunas cosas que debes tener en cuenta si deseas llenarlo de forma correcta:

No entregues un W-9 si eres un trabajador dependiente

Si estás comenzando a trabajar en una nueva empresa como trabajador dependiente y tu empleador te entrega un Formulario W-9 en blanco, ¡espera!

Antes de llenarlo, pregúntale si trabajarás como contratista independiente, es decir, como trabajador por cuenta propia o, por el contrario, eres un empleado, ya que los trabajadores dependientes deben consignar un Formulario W-4.

Si eres un empleado dependiente, es tu empleador quien deberá deducir los impuestos de tu paga mensual y enviarlos al IRS. Por otro lado, los trabajadores por cuenta propia están obligados a reportar el pago de sus impuestos a través de la forma W9.

¿No sabes la diferencia entre el empleado y el trabajador autónomo? Ten en consideración que un empleado está bajo condiciones laborales determinadas, recibe un salario y obtiene beneficios, así como un plan de jubilación.

Mientras tanto, se considera un trabajador por cuenta propia a un contratista independiente, así como a miembros de una sociedad colectiva o en sociedades de otro tipo.

Asegúrate de enviar el Formulario W-9 de forma segura

Ten en cuenta que, según las mismas indicaciones del IRS, no debes enviar por ti mismo esta forma fiscal, ya que el formulario W9 está diseñado para ser entregado por el solicitante.

En caso de que seas el solicitante, no envíes el formulario W-9 como un archivo adjunto, por WhatsApp o cualquier otra aplicación de mensajería. Recuerda que esta hoja contiene información personal delicada.

Lo más recomendable es que realices la consignación de la hoja en persona. Sin embargo, si vas a enviarla por correo electrónico, asegúrate de hacerlo a través de uno que esté cifrado.

Verifica el motivo del solicitante antes de entregarle un Formulario W-9

Antes de entregar esta forma a alguien, debes tener en cuenta qué es el formulario W9, para qué sirve, la información que contiene y quiénes pueden solicitarlo. Así, las personas que pueden solicitar que entregues este formulario son:

  • Tus clientes, persona o empresa (siempre que ganes más de $600 anuales con ellos).
  • El banco o una cooperativa de crédito.
  • Prestamistas.
  • Socios.

Eso, porque tienen motivos lógicos para realizar la solicitud, ya que con ella pueden validar la exención fiscal correspondiente por haberte contratado y obtener información válida sobre tus ingresos y parte de tus transacciones.

No le entregues un Formulario W-9 a una empresa o persona que no conoces

El formulario W9, a pesar de ser sencillo, contiene tu información y detalles confidenciales, como lo son tu nombre completo, dirección y tu SSN o EIN. Si no conoces a la empresa que te está solicitando el formulario, ¡no lo entregues!

Recuerda que esta forma del IRS está reservada para tus clientes y que solo debes consignarla en caso de que le prestes uno o varios servicios cuyo importe unitario o global supere los $600 anuales.

¿Qué hacer con tu W-9 si estás sujeto a una backup withholding?

El backup withholding es una tasa de retención adicional del 24% sobre los pagos que recibes a título personal o por tu trabajo. Hay dos razones que podrían ameritar que estés sujeto a esta retención adicional:

  • Tu nombre o TIN no coinciden con los registrados en el IRS.
  • Tienes deudas tributarias pendientes y el IRS te ha notificado que estás sujeto a esta retención obligatoria hasta que el monto de tu deuda se pague por completo.

En la mayoría de los casos, los contribuyentes están exentos del backup withholding. Por eso deberán marcar la casilla que aparece en la línea 2 de la parte 2. Así mismo, las corporaciones también están exentas de esta retención adicional.

Sin embargo, en esos casos es posible que deban incluir un código especial de exención en la casilla “código de beneficiario exento” de la línea 4.

Lo mismo aplicaría si estás exento de entregar información según el FATCA, por lo que deberás escribir el código de exención del informe FATCA en esa misma casilla.

Ten en consideración que las transacciones inmobiliarias no están sujetas a esta retención adicional, por lo que también podrás tachar esta casilla en caso de estar completando el Formulario W-9 para este propósito.

Ahora bien, si deseas detener o evitar la retención adicional, debes hacer las correcciones en el motivo por el cual has sido sujeto a esta retención. Eso implica colocar el TIN correcto, pagar la deuda fiscal, presentar los ingresos no declarados y las presentaciones faltantes.

¿Con qué frecuencia debo actualizar el Formulario W-9?

Deberás actualizar tu Formulario W-9 cada vez que haya cambios en tu información, como en el nombre, nombre comercial, dirección, número de Seguro Social o en el número de identificación de tu empleador.

Recibí un Formulario W-9 por equivocación. ¿Qué tengo que hacer?

Si recibes una Fórmula W-9 del IRS de una fuente extraña o por error, no completes ni envíes el Formulario W-9. Recuerda que esta forma contiene información personal, la cual en manos equivocadas puede causar estragos en tu economía.

Recibí un W-9 de mi empleador, ¿qué hago?

Todo depende de cuál sea tu condición laboral, es decir, si eres empleado o trabajador por cuenta propia. Si aplica para ti la primera opción, no debes llenar el formulario. Si al contrario, eres contratista independiente, debes llenarlo y enviarlo al solicitante.

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Sobre el autor

Jessica es abogado corporativo y especialista en finanzas, realiza investigaciones a diario para acercarte a la seguridad y libertad financiera (aunque apenas estés comenzando). Sus +600 artículos publicados en Créditos en USA —y su propia experiencia como migrante— ya han ayudado a miles de hispanos en Estados Unidos.

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