Forma 1099: Fechas límite, sanciones y requisitos de presentación para 2019/2020

Con la llegada del año 2020, los plazos para entregar el formulario 1099 están más cerca. Por lo que los empleadores deben preparar y emitir las copias de la forma 1099 a sus respectivos destinatarios, y presentarlas al Servicio de Rentas Internas (IRS o Internal Revenue Service) de manera eficiente y oportuna. Conoce aquí los requisitos de la forma 1099.

La forma de impuestos 1099, llamada «Information Returns» por IRS, debe ser enviada por una compañía/empleador a todo contratista o trabajador independiente que haya contratado y pagado al menos 600 dólares en el año 2019. Hay muchos tipos de formularios 1099, y los más comunes son el 1099-MISC, 1099-INT, 1099-S, 1099-C, 1099 B, 1099-R y 1099-DIV.

Ahora bien, es importante que los propietarios de pequeñas empresas o los empleadores preparen y presenten las formas 1099 apropiadas antes de los plazos de este año, de lo contrario se impondrán fuertes penalizaciones por presentación tardía o información errónea. Por ello, hemos decidido presentarte una tabla que te ayudará a tener claro cuales son las fechas límites para entregar la forma este año; pero primero empecemos por explicar algunas cuestiones básicas.

¿Qué es una forma 1099 y para qué sirve?

La forma 1099 es un documento de declaración de impuestos del Internal Revenue Service que se utiliza para reportar pagos realizados a personas no empleadas, como contratistas o trabajadores independientes, durante un año fiscal.

En general, se debe presentar una forma 1099 por cada persona a la que un empleador le haya pagado:

  • Por lo menos $ 600 dólares en servicios, alquileres, premios o galardones, y cualquier otro tipo de pago.
  • Por lo menos $ 10 en regalías o pagos a corredores en lugar de dividendos de intereses exentos de impuestos.
  • Ingresos brutos a un abogado.

Además, la forma 1099 debe ser usada para reportar cualquier ingreso de cualquiera de los siguientes supuestos:

  • El resultado de la venta directa de al menos $ 5.000 de productos de consumo para la reventa en cualquier lugar que no sea un establecimiento permanente de venta al por menor.
  • Cada persona a la que el empleador ha retenido el impuesto federal sobre la renta bajo las reglas de retención de reserva.

Por otro lado, los pagos que no se reportan en la forma 1099 incluyen:

  • Generalmente, los pagos a corporaciones (a menos que se considere un «pago reportable» o que sea un abogado, quien debe recibir un Formulario 1099, sin importar el estatus de la corporación).
  • Ingresos de empleados (informe de ingresos en los W-2).
  • Pagos a organizaciones exentas de impuestos en los Estados Unidos, el Distrito de Columbia, una posesión estadounidense o un gobierno extranjero.

Fechas límites para entregar la forma 1099 de 2019

El plazo del 31 de enero sólo se aplica a la forma 1099-MISC con una cantidad en el recuadro 7, Compensación de no empleados, mientras que la fecha límite de presentación de las demás formas (1099 y 1096), sigue siendo el 28 de febrero de 2020 si se presentan en papel, y el 31 de marzo de 2020 si se presentan electrónicamente.

FormaFecha límite de envío a los contratistas/trabajadores independientesFecha límite de envío a IRS por correoFecha límite de envío a IRS por internet
1099-MISC (Solo NEC)31 de Enero de 202031 de Enero de 202031 de Enero de 2020
1099-MISC (Otras formas)31 de Enero de 202028 de Febrero de 202031 de Marzo de 2020
1099-DIV31 de Enero de 202028 de Febrero de 202031 de Marzo de 2020
1099-INT31 de Enero de 202028 de Febrero de 202031 de Marzo de 2020
1099-R31 de Enero de 202028 de Febrero de 202031 de Marzo de 2020

Sanciones por presentación tardía

Las multas oscilan entre los 50 y los 550 dólares por cada forma 1099, y el monto de la misma depende de la demora en la presentación de los formularios.

Multa por formaCantidad de tiempo que se tardó en enviar la forma
$ 50Más de 30 días
$ 110Más de 30 días pero antes del 1 de Agosto de 2020
$ 270Enviada el 1 de Agosto de 2020 o después
$ 550La forma no fue enviada

La pena máxima es de un total de 1.113.000 dólares para las pequeñas empresas. En todos los casos, IRS considera una pequeña empresa como tal si ha ganado un promedio de 5 millones de dólares o menos en ingresos anuales durante los últimos tres años fiscales.

 Nuevos requisitos de presentación estatales de la forma 1099

Estados donde se aplica el programa combinado estatal/federal

Alabama, Arizona, Arkansas, California, Colorado, Connecticut, Delaware, Georgia, Hawai, Idaho, Indiana, Kansas, Louisiana, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, Minnesota, Misisipi, Missouri, Montana, Nebraska, Nueva Jersey, Nuevo México, Carolina del Norte, Dakota del Norte, Ohio, Carolina del Sur, Vermont, Virginia, Wisconsin.

Estados sin requisitos de presentación de la forma 1099-MISC

Alaska, Florida, Illinois, Nevada, New Hampshire, Carolina del Norte, Nueva York, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington, Wyoming.

Estados que requieren la presentación de la forma 1099-MISC

Kentucky, Rhode Island, Utah, Virginia Occidental.

Estados que exigen una presentación separada o no tienen procedimientos claros en cuanto a los requisitos de presentación de la forma 1099-MISC

Iowa, Massachusetts, Oklahoma, Oregon, Pennsylvania, Washington DC.

¿Puedo solicitar una prórroga?

Es posible que puedas obtener una prórroga automática de 30 días para presentar el formulario 1099 u otras declaraciones de impuestos.

Para obtener esta extensión, debes completar y presentar el formulario 8809 del IRS antes de la fecha de vencimiento (31 de enero del año siguiente al año fiscal). Puedes enviar el formulario por correo o presentarlo en línea utilizando el sistema de IRS, el cual es el mismo que utilizarías para presentar la forma 1099 electrónicamente.

Preparando una forma 1099 en seis pasos

A continuación, te presentamos seis simples pasos a seguir que te ayudarán a preparar una forma 1099 al mismo tiempo que te adhieres a las directrices de IRS y los requisitos de presentación.

1. Revisa todo el trabajo realizado durante el año

Antes de comenzar el proceso, asegúrate de tener toda la información de los contratistas, trabajadores y proveedores. Ya deberías tener un formulario W-9 completado por cada uno de ellos que incluya su nombre, dirección, y número de seguro social (SSN o Social Security Number) o número de identificación del empleador (EIN o Employer Identification Number). El W-9 también incluirá su estado de declaración de impuestos, para que puedas comprobar si necesitas emitir un 1099 para ese proveedor específico.

Ahora bien, antes de comenzar el proceso es buena idea verificar con cada contratista para ver si alguna información ha cambiado. Si el contratista no ha proporcionado un W-9 o ha omitido información específica, puedes retener el 28% del pago y enviarlo directamente a IRS. Esto se conoce como «retención de respaldo».

2. Consigue las formas 1099

Una vez que tengas toda la información que precisas, es hora de obtener las formas 1099. No puedes usar un formulario 1099-MISC descargado o una muestra del IRS. Y si estás haciendo el proceso en papel, se requiere que uses formularios específicos que sean legibles por el escáner del IRS usado para procesar todas las 1099. Puedes solicitar estos formularios al IRS llamando al 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) o visitando su sitio web.

Forma 1099 para imprimir aquí.

También hay fuentes alternativas para obtener estos formularios. Puedes solicitarlos en algunas tiendas de suministros de oficina, o puedes usar software financiero como QuickBooks para crear, distribuir y archivar tus formularios 1099 en línea. También puedes comprar formularios 1099 preimpresos que te permiten imprimir toda la información de QuickBooks directamente en las secciones correspondientes del formulario 1099.

3. Llena los formularios

Ahora que tienes la información de los contratistas y los formularios a mano, es hora de llenarlos. Empieza con tu número de identificación de impuestos federales, que podría ser un SSN o EIN. Luego, agrega la información del contratista, que incluye su SSN o EIN.

Cada 1099 debe incluir también la cantidad de dinero pagada al contratista, que se introduce en el recuadro 7 bajo el título «Compensación de no empleados». Si retuviste algún pago del contratista (por ejemplo, porque debiste aplicar la «retención de respaldo» mencionada anteriormente), también tendrás que llenar la casilla 4 u 11 en relación con cualquier impuesto sobre la renta federal o estatal.

Por último, verifica que toda la información sea correcta. Repite esto para cada contratista con el que hayas trabajado.

4. Envía los formularios

La siguiente parte del proceso es enviar los formularios. Debes enviar por correo o entregar cada copia B de la forma 1099 al contratista a más tardar el 1 de febrero. Como ya has visto anteriormente, el incumplimiento de esta fecha límite puede dar lugar a multas.

Es esencial que estos formularios se envíen por correo a los contratistas a tiempo porque los necesitan para hacer los pagos de impuestos, reportar el monto total ganado y finalmente presentar el formulario 1099-MISC.

5. Envía el formulario 1096 al IRS

El formulario 1096 resume los totales de tus declaraciones, en este caso, de tus 1099. Si presentas la declaración por correo, debes enviar el Formulario 1096 y la Copia A de cada Formulario 1099 al IRS a más tardar el 29 de febrero. Si presentas tu declaración electrónicamente, los formularios deben enviarse antes de la fecha límite del 31 de marzo.

6. Mantén un registro de todas tus declaraciones

Finalmente, asegúrate de guardar la Copia C en tus archivos, en caso de que haya preguntas o inconvenientes con respecto a la información que proporcionaste a IRS.

¿Qué pasa si hay un error en la forma 1099?

Si cometes un error al preparar una forma 1099 y lo descubres antes de enviarla, simplemente corrígelo. Es por eso que hay un lapso de un mes entre la entrega de las formas a los trabajadores y su envío a IRS.

Ahora bien, si descubres el error después de haber enviado el formulario a IRS, debes enviar una forma 1099 corregida. Para hacerlo, marca la casilla «corregido» en la parte superior y no olvides cambiar la forma 1096 si la corrección afecta los totales en este formulario.

Sanciones de IRS por errores en la forma 1099

Algunos errores son fáciles de arreglar, mientras que otros no. Y el Internal Revenue Service pone multas por algunos, cuyos montos dependen de:

  • El tamaño de la empresa (los empleadores más grandes se enfrentan a sanciones más altas).
  • El tipo de error.
  • La cantidad de tiempo de retraso en la presentación (penas más altas si no se presenta en absoluto o por «desacato intencional»).

Estos son los errores que IRS penaliza:

  • No presentar el formulario en la fecha prevista.
  • Presentación en papel cuando se requiere que sea electrónicamente.
  • No reportar un número de identificación de contribuyente o reportar un número de identificación fiscal incorrecto.
  • No presentar un formulario en papel que sea legible.

También puedes enfrentarte a penalidades por:

  • No haberle enviado una copia de la forma a los contratistas independientes;
  • No incluir toda la información requerida sobre tu negocio como pagador;
  • Información errónea o incorrecta.

Conclusiones finales

Esperamos que te sientas preparado, informado y listo acerca de los requisitos, fechas y sanciones relativas a la forma 1099. Programas y software de impuestos como CheckMark y QuickBooks pueden ayudarte a hacerlo sin muchos contratiempos, por lo que recomendamos enormemente su uso. Por otro lado, puedes tener una versión impresa o electrónica de la forma 1099 dependiendo de tus requerimientos; es decir, si por ejemplo estás presentando 250 declaraciones o más por año, entonces es recomendable que hagas el proceso electrónicamente. Si no es así, entonces lo mejor que puedes hacer es presentar las declaraciones en papel y enviarlas por correo al IRS.

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