¿Cuál es la diferencia entre los Formularios W-2 y 1099?

La clasificación del tipo de empleador en Estados Unidos ante el IRS se efectúa a través de dos instrumentos: el Formulario W-2 (Wage and Tax Statement o, en español, Comprobante de Salarios e Impuestos) y el Formulario 1099, que es el que se reserva para quienes no son empleados, pero prestan sus servicios profesionales bajo la figura del contratista independiente. La obligación de rellenar y presentar estos formularios recae sobre el empleador. No obstante, muchos de ellos tienen serias dudas sobre cuándo aplicar la Forma W-2 y 1099. Esto se debe a que la línea que divide a los distintos tipos de trabajadores es un poco difusa. Conoce cuáles son las principales diferencias entre los Formularios W-2 y 1099 en este artículo.

Por eso, si tienes un negocio o empresa de prestación de servicios, es muy importante que comprendas las diferencias entre el Formulario W-2 y 1099, ya que este factor afecta la forma en que tu compañía y tu equipo pagan sus impuestos. Por ejemplo, los empleados están sujetos a impuestos al salario. ¿Qué significa esto? Que deberás retenerle un porcentaje de su paga para el pago del Seguro Social y del Medicare; además del impuesto de desempleo. Por el contrario, en el caso de los contratistas independientes, estas retenciones no se aplican.

¿Nuestra recomendación? Antes de contratar a tu personal, documéntate sobre todas las diferencias, ventajas y desventajas de trabajar con empleados y contratistas independientes. Recuerda que una clasificación errónea podría llevarte a sufrir algunas penalidades financieras.
¿Cuál es la diferencia entre los Formularios W-2 y 1099?

Primero, ¿qué son los empleados y los contratistas independientes?

Antes de entrar de lleno en las diferencias entre los Formularios W-2 y 1099, vamos a hacer un paréntesis para definir estos dos términos:

  • Empleados. Los empleados, a diferencia de los contratistas independientes, han sido contratados por el empleador para cubrir un puesto en su empresa. Usualmente, entre el empleador y el empleado existe un nexo jurídico y práctico. Jurídico porque hay un contrato o acuerdo establecido entre ambos, y práctico porque el empleado debe cumplir con un horario, puede o no tener uniformes oficiales o carnets que lo identifiquen como parte de la empresa, suele trabajar con las herramientas e implementos que le brinda el empleador, etc. La paga de los empleados sí está sujeta a ciertas retenciones que quedan englobadas en el gran grupo de impuestos al salario.

 

  • Contratistas. El contratista independiente es similar a la figura del trabajador autónomo en España. Se trata de un trabajador que presta sus servicios de forma independiente, ya sea para desempeñar un rol específico a tiempo determinado o llevar a cabo un proyecto. Esto les permite trabajar para más de una empresa, ya que pueden gestionar su horario y aceptar las propuestas que más les interesen. Otro aspecto que diferencia a los contratistas independientes de los empleados es que utilizan sus propias herramientas, equipos y materiales para cumplir con sus obligaciones. Como esta figura es completamente independiente de la empresa (de hecho, podría asimilarse con un colaborador) no está sujeta a la retención de impuestos en sus cheques de pago. Por ende, los contratistas deben declarar y pagar sus impuestos y cuentan con sus propios beneficios.

¿Cómo se relacionan los Formularios W-2 y 1099 con los empleados y contratistas independientes?

Tanto la Forma W-2 como la Forma 1099 son formularios de impuestos que se deben presentar ante el Servicio de Rentas Internas (IRS o Internal Revenue Service). La Forma 1099-MISC se utiliza para reportar los pagos que le hizo un empleador a un contratista independiente, mientras que la Forma W-2 se descarga para el caso de los empleados. A través de ellas, los empleadores podrán detallar tanto los pagos realizados como las retenciones.

Si llegado aquí tienes más preguntas que respuestas, ¡no te preocupes! Hemos preparado una sección especial al final del artículo que recoge las dudas más frecuentes de los empleadores en los Estados Unidos para ayudarte.

¿Cómo determinar quién es un contratista independiente?

La diferencia esencial entre un empleado y un contratista independiente es el control que tiene el empleado sobre el trabajador. En pocas palabras, esto se resume en el grado de independencia que tiene el prestador de servicios. ¿Te parece que esta definición es un poco vaga? Puede que estés en lo cierto.

Lamentablemente, no existe una prueba definitiva para determinar si una persona se desempeña como contratista o como empleado, al menos en virtud de lo dispuesto en la Ley de Normas Laborales Justas. No obstante, el IRS ha clasificado tres factores para ayudar al empleador a determinar el grado de dependencia de tu equipo:

  • Tipo de relación. Si hay un contrato escrito y el trabajador recibe beneficios (como seguro, vacaciones, un plan de jubilación 401(k), etc.) posiblemente estés frente a un empleado. Lo mismo aplica si la relación es permanente o si el trabajo que realiza es clave para el desarrollo del negocio.
  • Aspecto financiero. Si el trabajador cuenta con sus propios suministros y herramientas, no se le reembolsan los gastos que realice y la paga de sus impuestos corre por su cuenta, estás frente a un contratista independiente.
  • Relación laboral. Cuando el empleador tiene control sobre elementos, como el horario de trabajo, la metodología que aplica para cumplir con sus obligaciones y similares, estás frente a un empleado. Recuerda que el contratista independiente, si bien está sujeto a una fecha de entrega, por ejemplo, controla su tiempo y trabaja bajo sus propios términos.

Por supuesto, esta pequeña guía no es una fórmula mágica, pero plantea preguntas que el empleador puede hacerse para clasificar adecuadamente a su personal. Por tanto, es recomendable que cada vez que identifiques a uno de tus trabajadores como empleado o contratista independiente, es importante que reúnas toda la documentación que te ha hecho llegar a esa conclusión.

Recuerda: Por ley, se presume que todos los trabajadores son empleados, a menos que se cumplan ciertos requisitos legales que permitan establecer que se está ante un contrato de prestación de servicios con un contratista independiente.

¿Qué consecuencias conlleva clasificar a un empleado como contratista independiente o viceversa?

La principal consecuencia asociada a una clasificación errónea de los trabajadores se da en el aspecto financiero, ya que este pequeño pero gran error pudiera costarle al empleador la aplicación de una serie de penalizaciones económicas y, admitámoslo, nadie desea tener que cubrir gastos inesperados.

Ahora bien, el error más común en cuanto a la clasificación ocurre cuando un empleador ha etiquetado a un empleado como contratista independiente. En este escenario, no estaría pagando los impuestos al salario y, por ende, tampoco estarían efectuándose las retenciones. Ese trabajador, además, no contaría con un seguro de desempleo ni ningún otro tipo de compensación, aún cuando debería.

Por tanto, una vez que descubras que has clasificado mal a tu empleado, deberás cubrir con todos esos impuestos y beneficios, tanto los pasados como los futuros. Una situación como estas, implicaría:

  • Reembolso de salarios, como el pago de horas extras y del monto de dinero restante para alcanzar a cubrir el salario mínimo.
  • Declaración y pago de impuestos atrasados con sus respectivas multas. Especialmente en el caso de impuestos federales y estatales, Seguridad Social, Medicare y seguro de desempleo.
  • Brindarle de ahora en adelante beneficios, como seguros de salud, planes de jubilación, vacaciones, entre otros.

Ventajas y desventajas de contratar a empleados y contratistas independientes

Cada día son más las empresas que destinan una gran parte de su presupuesto a la contratación y pago de contratistas. Solo en 2014, según datos reportados por el Servicio de Impuestos Internos, las empresas destinaron un poco más del 8% de su presupuesto a la contratación de personal bajo esta modalidad. Si se compara con las cifras del 2007, que fue del 5,8%, notamos un crecimiento significativo.

Y es que, de hecho, trabajar con contratistas independientes tiene muchas ventajas. Piensa que, al contratarlos, no tendrás que pagar impuestos, hacer deducciones o darle beneficios, lo esto hace que su contratación sea mucho más económica para la empresa. Además, también hay que pensar en que no representa un gasto en equipamiento. El contratista independiente suele tener sus propios equipos y maquinaria, y como trabaja desde una oficina o desde casa, también reduce el gasto que hacen las empresas en suministros, papelería y otros pagos asociados, como la electricidad, reparación y mantenimiento de computadoras, etc.

Para ayudarte a identificar las ventajas y desventajas de cada uno de los tipos de trabajadores, hemos preparado una pequeña tabla que podrás usar como guía. Así, tendrás la oportunidad de comparar ambas figuras y determinar cuál es mejor para tu negocio:

CONTRATISTAS INDEPENDIENTES
VentajasDesventajas
Los contratistas independientes suelen ser especialistas en su campo. Están entrenados, calificados y pueden comenzar a realizar su trabajo de inmediato o, en algunos casos, con un mínimo de entrenamiento.Como trabajan bajo sus propios términos, las empresas tendrán un menor control sobre los contratistas independientes.
Los contratistas independientes son excelentes gestores de su tiempo. A diferencia de un empleado, sabe cómo calcular la fecha estimada de entrega de un proyecto y trabajará arduamente para cumplir con ese plazo. Recuerda que cualquier incumplimient, afecta su imagen y podría tener efectos negativos para este trabajador.La entrega del proyecto, las condiciones de pago, entre otros aspectos no están reguladas por la ley, sino por un contrato privado de prestación de servicios. Por tanto, las empresas deberán ser cuidadosas antes de firmar. Recuerda que, a diferencia de los empleados -que puedes despedir a voluntad- un contrato solo puede rescindirse sin penalizaciones ante una causal de incumplimiento.
Al no estar clasificados como empleados, no tendrás que retenerles ningún tipo de impuestos, darle beneficios, seguro de salud, vacaciones, etc. Si un contratista independiente se lesiona durante la prestación de servicios, podría demandar a la empresa. 
Debido a la independencia y a la modalidad de la contratación, las empresas tienen más libertad para romper el contrato de servicio en caso de no estar satisfecho con los resultados.Los contratistas trabajan con varios clientes. Por tanto, pueden decidir cuál es su prioridad. Si tu empresa no paga lo suficiente o no es tan relevante para él, podría trabajar un poco más lento.
Algunos contratistas independientes trabajan de forma remota. Esto le da la oportunidad a las compañías de seleccionar personal capacitado en países que hayan sido reconocidos como los mejores en ese campo.Aunque el pago a contratistas extranjeros -que residen en otros países- es atractivo, puede estar sujeto a otros costos asociados, como cambios de moneda, transferencias al extranjero, etc.

 

EMPLEADOS
VentajasDesventajas
Los empleados crean un lazo o sentido de pertenencia con la empresa. Gracias al trabajo continuo, se identifican con su misión, visión y valores; aprecian la seguridad financiera que les provee la compañía y desean permanecer en ella por más tiempo.Como empresa contratante, no solo estarás obligado a pagarle salarios a tus empleados, sino también a efectuar los pagos y retenciones para el Seguro Social y Medicare; beneficios laborales, entre otros. Aquí se incluyen las licencias pagadas por enfermedad, seguro médico, etc.
Durante los periodos de mayor actividad -ya sea ante un aumento de la demanda o temporadas específicas, como la Navidad- las empresas pueden contar con el apoyo de sus empleados para prestarle apoyo a otra sección, trabajar horas extra, etc,Las empresas deben proporcionarle a sus empleados todos los recursos que necesiten para cumplir con su trabajo. Esto incluye -por supuesto- el acondicionamiento de un espacio físico que se convertirá en su oficina o puesto de trabajo.
Los empleadores tienen un mayor control sobre los empleados. De hecho, pueden decidir su horario, cuándo comienzan a trabajar, cuándo terminan y cómo trabajan. Las metodologías, programas e implementos también están incluidos en este beneficio.Los empleados necesitan capacitarse y crecer continuamente, y esta es una tarea que recae sobre las empresas. Correrá por tu cuenta la motivación, el diseño de dinámicas para fortalecer el trabajo en equipo y otras actividades similares.

Preguntas frecuentes sobre contratistas independientes y empleados

¿Necesitas más información sobre los contratistas independientes y los empleados? ¡Revisa nuestra sección FAQs y despeja tus dudas!

¿Es común que un contratista independiente sea clasificado como empleado?

No debería. Si realizas la clasificación adecuada al principio de la contratación, no tendrás problemas en este aspecto. Recuerda que los contratistas independientes no disfrutan de los mismos beneficios que los empleados, no cumplen con un horario de trabajo, y en muchos casos, ni siquiera acuden a la empresa, sino que trabajan desde sus casas u oficinas. Además, fijan plazos de entrega para sus proyectos, ofrecen cotizaciones y facturas, y se guían por un contrato de prestación de servicios. Pensar en esto te ayudará a no equivocarte en el futuro.

¿Cuál es la tasa impositiva del contratista independiente?

Los contratistas independientes se encargan de pagar un impuesto sobre su trabajo por cuenta propia. Por ende, las empresas no deben retenerle ningún monto por este concepto. La tasa impositiva en el caso de trabajo por cuenta propia (que se compone, esencialmente, por los impuestos del Seguro Social y del Medicare) es del 15,3%. Si los ingresos del contratista superan los $118,500, hay una excepción: esos ingresos sí estarán sujetos al pago del Seguro Social y a los impuestos del Medicare.

¿Hay diferencias salariales entre los contratistas independientes y los empleados?

Depende. En algunos casos, el contratista independiente tiene un grado de experiencia y especialización superior, es decir, es una eminencia en su campo. Por ende, estos contratistas independientes suelen cobrar mucho más dinero por hora que un empleado. No obstante, esta desventaja se reduce gracias a los beneficios, ya que no tendrás que pagarles bonificaciones ni seguro de desempleo, entre otros. Esto hace que, en ocasiones, contratar a un contratista independiente resulte mucho más económico y práctico para la empresa.

¿Puedo convertir a un empleado en contratista independiente o viceversa?

Sí. Si deseas hacer una transición para formalizar a un contratista como empleado, deberás contratarlo para que cubra un puesto vacante en tu empresa. Usando una plataforma como la de Square Payroll (o de cualquier otro software de gestión de nómina) podrás hacer esto con facilidad. Recuerda que, una vez que el cambio ocurra, tendrás que retenerle impuestos al trabajador de cada pago que reciba y también deberás enviarle un Formulario W-4 al IRS.

Ahora bien, realizar la transición de empleado a contratista independiente es mucho más complicado. Cambiar a alguien de un W-2 a 1099 podría despertar el interés del IRS. Antes de hacerlo, asegúrate de consultarlo con tu abogado y con el equipo de contadores de tu compañía.

¿Qué tan beneficioso es trabajar con un software de gestión de nómina?

Las empresas grandes y pequeñas pueden beneficiarse muchísimo de un software de gestión de nómina, ya que no solo se convierte en un sistema que automatiza los pagos mensuales, sino que además ayuda a determinar qué trabajador es un empleado y cuál es un contratista independiente. Adicionalmente, crea un expediente para cada trabajador, emite alertas para pedirle a los trabajadores sus formularios, simplifica el cálculo de las retenciones e maneja de forma integral ciertos datos importantes, como el tiempo de vacaciones, las facturas pendientes por pagar, plazos de entrega de los contratistas, compensaciones de los empleados, licencias por enfermedad, etc.

Por último, gracias al software de gestión de nómina las compañías pueden calcular sus impuestos en instantes, rellenar las Formas W-2 y 1099, y llevar un control apropiado de cada trabajador.

En conclusión, ¿cuáles son las diferencias entre los Formularios W-2 y 1099?

Es esencial que toda persona que tenga una empresa, negocio o tienda minorista se familiarice con las diferencias entre los formularios que el IRS le exige presentar para cada trabajador. Dentro de este grupo, los más famosos quizás son la Forma W-2 y la 1099. 

Si estás contratando a un empleado, necesitas rellenar y enviarle al IRS el Formulario W-2. A través de este instrumento, podrás informarle al Servicio de Impuestos Internos cuál es la compensación anual que reciben tus empleados y el total de los impuestos que les has retenido de su paga. Los empleados que reciben una copia del W-2 para pagar sus impuestos están incluidos en nómina y así permanecen durante todo el año, a menos que sean despedidos o que renuncien a su puesto.

Para cumplir con sus obligaciones, los empleadores le deben entregar una copia del Formulario W-2 a sus empleados, preferiblemente, por correo postal y antes del 31 de enero del siguiente año calendario. Podrás encontrar la Forma W-2 con sus instrucciones directamente en la página oficial del IRS, aunque también está disponible en la mayoría de los softwares de gestión de nómina.

En cambio, si estás contratando a un contratista independiente, necesitas rellenar y entregarle al IRS un Formulario 1099. Este es un instrumento diseñado específicamente para informarle al Servicio de Impuestos Internos sobre los pagos realizados a un contratista independiente a lo largo del año. La Forma 1099-MISC está disponible tanto en la página oficial del IRS como en los principales programas de pago de nómina.

Las empresas o personas que trabajan con contratistas independientes y que le pagan $600 o más durante el año, están obligados a enviarle al contratista una copia del Formulario 1099-MISC (Copia B) antes del 31 de enero del siguiente año calendario. Existen exenciones a esta regla en las que hay que comunicarse directamente con el contratista, especialmente si el destinatario de la comunicación era una corporación.

La empresa o persona que le envíe a un contratista una copia del 1099-MISC, también estará obligada a presentarle al IRS la Copia A del formulario antes de esa misma fecha, es decir, del 31 de enero del siguiente año calendario. Si no trabajas con Internet o prefieres recibir una copia impresa del Formulario 1099-MISC, puedes solicitarla de forma gratuita escribiéndole una carta al IRS.

Cuando hayas terminado de rellenar los Formularios 1099-MISC, deberás completar el Formulario 1096 que resume todos los 1099 que preparaste durante el año. Cuando finalices, también tendrás que enviarla al IRS, como siempre, antes del 31 de enero. La única excepción a esta regla es si reportas tus 1099 en línea. En este caso, no deberás presentar el Formulario 1096.

Los formularios W-2 y 1099 son tan solo algunas de las más comunes en los Estados Unidos y como hemos visto, tienen algunas diferencias. Para obtener más información sobre este y otros formularios, no dudes en consultar la página web del IRS o en solicitar la asesoría de tu contador.

Advertencia

Ten en cuenta que los datos contenidos en este artículo son de carácter informativo. Por tanto, tan solo encontrarás una descripción general de las diferencias entre los Formularios W-2 y 1099, y de las ventajas y desventajas de contratar a un empleado o a un contratista independiente. Aunque la redacción está basada en información oficial del IRS y en las leyes y normas vigentes en el país, no puede considerarse como un asesoramiento fiscal o legal. Para obtener orientación especializada, recuerda comunicarte con un abogado o contador que sea de tu confianza.

Sigue leyendo:

¡Comparte nuestro artículo!


Artículos relacionados:

Deja un comentario

Do NOT follow this link or you will be banned from the site!