¿Cómo hacer taxes si me pagan en efectivo?

El sistema de recolección de impuestos en los Estados Unidos es uno de los mejores del mundo. Esto lo ha convertido en un país con una fuerte conducta tributaria, incluso voluntaria. Y es que, a diferencia de otros países en los que los inmigrantes necesitan estar regularizados para presentar sus impuestos sobre la renta, el Servicio de Rentas Internas (IRS o Internal Revenue Service) hace caso omiso al estatus migratorio y le abre sus puertas a todos los trabajadores que deseen y tengan la obligación de declarar. Si te pagan en efectivo, deberás hacer taxes de todas maneras.

No obstante, cumplir con los taxes puede ser difícil para algunas personas, en especial si su contratación ocurre “por debajo de la mesa”. Esto nos hace centrarnos en un solo tema, ¿cómo declarar impuestos cuando te pagan en cash?

¿Recibir pagos en efectivo es igual a estar “contratado” por debajo de la mesa?

No necesariamente. Cobrar el sueldo y otros tipo de remuneraciones en efectivo o cash no está prohibido por ninguna ley y, por ende, no es ilegal. Sin embargo, trabajar por debajo de la mesa sí lo es. ¿Te preguntas cuál es la diferencia? Aunque la forma de pago es similar porque en ambos casos recibirás dinero en efectivo, principalmente, si eres un empleado o contratista independiente que está “oficialmente contratado” tu empleador no estará incurso en ninguna situación ilícita. Siempre que lleve un registro de tus pagos, te retenga impuestos al salario, como el Seguro Social y el Medicare, y los entregue al Estado, ¡no habrá problemas!

Pero, cuando te pagan en efectivo por debajo de la mesa, significa que el empleador no te reporta como su trabajador, no lleva un registro de tus pagos y, por supuesto, no te descontará ni reportará ningún pago por concepto de taxes al salario. En ocasiones, esta situación pudiera parecer un escenario de ganar-ganar porque “técnicamente” al no haber un registro de tus ingresos, ninguna de las partes estaría “obligada” a pagar impuestos. Pero esto no necesariamente es así. Si el IRS se entera de esta situación, realizará una auditoría y tanto tu empleador como tú podrían resultar afectados.

Recuerda: Las penalidades que impone el IRS por este tipo de acciones no solo acarrean grandes multas. También podrían ser causales válidas para deportaciones o juicios penales. Además, los lugares que suelen pagar en efectivo lo hacen, en su mayoría, para evadir impuestos. Esto aumenta las probabilidades de que el IRS realice una auditoría. No obstante, si declaras tus ingresos, completas tu Schedule C y presentas tus impuestos adecuadamente, no deberías tener ningún problema.

¿Cómo saber si soy un empleado formal, aunque me paguen en cash?

Lo mejor que puedes hacer al comenzar un nuevo trabajo es preguntarle a tu empleador cuál será el método de pago. Si te ofrece pagos en efectivo, asegúrate de confirmar que llevará un registro de los pagos y consígnale el formulario del IRS adecuado para que pueda hacerte las deducciones y retenciones pertinentes.

Si el empleador afirma que no te hará retenciones y que tampoco realizará los aportes pertinentes a Medicare, al Seguro Social y al seguro de desempleo, recuérdale amablemente cuáles son las repercusiones de tener a trabajadores contratados de forma ilegal. Puede que sea una situación incómoda para ti, pero es preferible comenzar con buen pie.

¿Cómo presentar impuestos si me pagan en efectivo?

Lo primero que debes hacer es identificar qué tipo de trabajador eres. A fin de cuentas, no es lo mismo ser un empleado que un contratista independiente. Esto te ayudará a determinar quién de los dos será el responsable de retener los impuestos y qué documentos necesitarás para presentar tu declaración antes del 15 de abril.

Es posible que tengas algunas dudas sobre cómo descubrir qué tipo de trabajador eres. ¿Por qué? Porque la línea que divide a un empleado de un contratista independiente es un poco difusa. Sin embargo, hay algunas apreciaciones que puedes usar para ayudarte a determinar tu grado de independencia ante el empleador:

  • Si la empresa fija las condiciones laborales, es decir, te indica dónde, cuándo y cómo debes hacer tu trabajo; te brinda las herramientas y equipos que necesitas; te ofrece beneficios como vacaciones pagas y planes de jubilación, y cumples con un horario de forma continua, probablemente seas un empleado ante los ojos del IRS. Por ejemplo, incluso quienes trabajan como meseros a tiempo parcial son empleados según la ley.
  • Si quien decide cómo y cuándo completar un proyecto eres tú mismo; trabajas con tus propias herramientas, equipos y suministros; y prestas tus servicios a una cartera amplia de clientes; es posible que seas un contratista independiente.

En ambos casos, puedes cobrar en efectivo por hacer tu trabajo. La diferencia es que, si eres un empleado, es el empleador quien tiene la responsabilidad de retener e informarle al IRS sobre los impuestos al salario. En cambio, si eres un contratista independiente, esta responsabilidad recaerá en tus hombros.

Una vez que hayas identificado qué tipo de trabajador eres, es hora de seguir con los siguientes pasos:

#1 Registra los ingresos en efectivo que recibes durante el año

Independientemente del tipo de trabajador que seas, es importante de hacerle seguimiento a tus ingresos para pagar los taxes correctamente, especialmente si te pagan en efectivo. De esta manera, ya no tendrás sospechas de que tu empleador no lleva el registro por su cuenta. Puedes hacerlo como quieras, de forma manual en una agenda o de forma electrónica, en una hoja de cálculo, por ejemplo. 

Eso sí. Recuerda apuntar el monto de cada pago, la fecha en que lo recibiste, quién te hizo la entrega y, de haber incurrido en ellos, los gastos y costos de producción. Haz esto con todos tus ingresos, incluso los que recibes por un trabajo eventual y trata de dividir los ingresos y gastos personales de los que están asociados a tu trabajo. 

Si eres un contratista o trabajador independiente, no olvides estar al día con las licencias, permisos y registros que necesitas para ejercer tu labor, esto por supuesto, en el caso que sean obligatorios.

¿Qué hago si recibo propinas? ¿Cómo las registro?

Si gran parte de tus ingresos provienen de propinas, habla con tu empleador, ya que, en esencia, él estaría obligado a decirte que debes registrarlos para enviarle la información al IRS. En ese caso, es posible que en tu lugar de empleo cuenten con un sistema electrónico para registrar la cantidad recibida en propinas durante el turno. 

Si tu jefe no te pide en registro y no maneja ningún sistema de informes mensuales, ¡hazlo por ti mismo! Aunque sea un poco molesto, esto te evitará problemas en el futuro.

#2 Pídele a tu empleador una copia de la Forma W-2 o 1099-MISC

Si trabajas como contratista independiente o como empleado, pídele a tu empleador una copia del Formulario W-2 o un 1099-MISC. Ahí se registra la cifra total de los pagos que has recibido durante el año, el tiempo en que has trabajado para él y, de ser el caso, el monto de las retenciones realizadas. Además, cuando tengas el formulario en tus manos sabrás si tu empleador te considera como empleado o contratista independiente, ya que las formas del IRS son diferentes para ambos casos. Los empleados reciben una copia de la Forma W-2, mientras que los contratistas independientes, una de la Forma 1099-MISC.

Normalmente, los empleadores envían este formulario una vez al año (antes del 31 de enero) por correo postal. Pero, si eres un empleado eventual o no la has recibido a tiempo, te conviene pedírsela directamente. Si tu empleador se niega a entregarte cualquiera de estos documentos, es posible que te tenga contratado “por debajo de la mesa”. Lo ideal sería que lo consultes con un contador o a un abogado para identificar sin lugar a dudas cuál es tu situación de legalidad laboral.

#3 Presenta tus ingresos en efectivo como “ingresos varios”

Incluso si tu empleador se niega a informarle al IRS de tus pagos, ¡tienes la obligación de declarar! No temas por tu situación migratoria, ya que el IRS protege tus datos personales y considera que tu información es confidencial. De hecho, lo único que le importa al IRS es que cumplas con tu obligación de declarar y, de ser el caso, de pagar tus impuestos.

«¿Cómo hacer taxes si gano cash?» es algo que muchos ciudadanos correctos quieren saber. Piensa que declarar y cumplir con tus obligaciones tributarias te servirá también para demostrarle al IRS que eres un buen contribuyente, esto en caso que realicen una auditoría. Además, no hay mejor carta de presentación para el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS) que mostrarle que has cumplido a cabalidad con tu obligación de declarar y que estás al día con todos los pagos.

Para hacer tus taxes si te pagan en cash o en efectivo, bastará con que uses los datos registrados en tu archivo de pagos. Entra a la página oficial del IRS y descarga el Formulario 1040. Rellena el Anexo C -Schedule C- en su totalidad y efectúa tu presentación antes de la fecha de vencimiento.

¿Cómo hacer taxes si gano cash?

Si tienes un nuevo empleo y te pagan en efectivo, ¡asegúrate de pagar tus taxes! Y recuerda:

  • Que te paguen en efectivo no es, en sí, ilegal. Lo ilegal se presenta cuando no se registran los ingresos en efectivo ni se pagan los taxes pertinentes.
  • Si eres un empleado y cobras en efectivo, podrás declarar tus impuestos cuando recibas tu copia del W-2. Si eres un contratista independiente que ha recibido más de $600 anuales, tu cliente te entregará una copia del 1099-MISC.
  • Si por cualquier causa no recibes ninguna copia, presenta tus impuestos usando el Formulario 1040, Anexo C del IRS. Si usas tu registro de ingresos como base de datos, podrás completar el Schedule C con facilidad.

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