¿Cómo puedo obtener una copia de mi formulario W-2?

La Declaración de Sueldos y Salarios de los empleados de los Estados Unidos, comúnmente conocida como la Forma W-2 del Servicio de Impuestos Internos o (IRS o Internal Revenue Service), debe ser presentada por los empleadores antes del 31 de enero del año en curso. Este formulario reúne los salarios y compensaciones que ha recibido un trabajador en el año inmediatamente anterior, y también las retenciones que se le aplicaron por concepto de pago de impuestos federales. Obtener una copia de tu formulario W-2 no es complicado y aquí te explicamos cómo.

Aunque el W-2 es un formulario del gobierno federal, son los empleadores quienes tienen la obligación de completarlo y presentarlo, para después entregarles una copia a sus empleados quienes la usarán en su propia declaración o, de ser el caso, para realizar sus reclamaciones. Para llenar la Forma W-2 el empleador utiliza la información reportada por sus empleados en la Forma W-4. Al ser un documento imprescindible para que los empleados cumplan con su declaración de impuestos, perder la Forma W-2 podría convertirse en un verdadero dolor de cabeza; en especial para los trabajadores.

Si eres un empleado y extraviaste tu copia -o quizás nunca la recibiste- ¡no te preocupes! Hay varias formas de solicitar duplicados de la Forma W-2 para que puedas cumplir con tus obligaciones fiscales a tiempo y sin problemas.

Descarga tu W-2 en línea

Antes que nada, comprueba si puedes acceder a la Forma W-2 en línea. Muchas empresas trabajan con sistemas de nómina afiliadas al IRS donde podrás ver tus W-2 y cualquier otra información financiera que sea importante para ti.

Si este es tu caso, ingresa en tu cuenta de nómina e intenta descargar una copia del formulario. ¿No sabes cómo acceder a tu cuenta de nómina en línea? ¡No te preocupes! Pregúntale a tu empleador o a cualquier encargado de la oficina de Recursos Humanos. Ellos te pueden brindar asistencia técnica.

Cómo llenar el formulario w2
Ejemplo de cómo llenar el formulario W-2

Pídele una copia a tu empleador

Si entrar al sistema de nómina en línea no funciona, habla con tu empleador y solicítale una copia. Esta puede ser una de las formas más fáciles de obtener una copia del Formulario W-2, ya que los empleadores guardan varias en sus archivos. Es posible que tengas que conversar también con la persona que lleva la nómina de la empresa o, de tenerla, la oficina de Recursos Humanos.

Aprovecha que estás ahí para actualizar tu dirección de domicilio. Recuerda que muchos empleadores envían las copias del Formulario W-2 a la dirección de sus empleados. Es posible que, si no recibiste a tiempo la planilla, tus datos estén desactualizados. Para evitar que esto vuelva a pasar, lo mejor es que actualices todos tus datos al detalle. 

Si prefieres recibir tu Forma W-2 electrónicamente, pídele a la oficina de Recursos Humanos que incluya tu dirección de correo electrónico como medio de recepción de información preferido.

Si por cualquier causa tu empleador se niega a darte una copia del W-2 o no te la envía antes del 14 de febrero, ¡no desesperes! Comunícate directamente con la Administración del Seguro Social para solicitar ayuda o una investigación de ganancias.

Solicita un duplicado en las oficinas del IRS

Si las opciones anteriores no funcionan, quizás debas comunicarte directamente con el IRS para solicitar una copia de la Forma W-2. Para que la opción con el IRS sea exitosa, debes demostrarle al agente de impuestos que intentaste comunicarte con tu empleador y que todavía no has recibido la copia del formulario. 

Recuerda: Cuando llames al IRS, tendrás que responder algunas preguntas de seguridad que se realizan para verificar tu identidad y así evitar que terceros accedan a tu información sin autorización previa. Dentro de los datos que deberás tener a la mano, están:

  • Tu nombre.
  • Tu dirección.
  • Tu número de teléfono.
  • Nombre del empleador.
  • Tu número de Seguro Social.
  • Número de teléfono de tu empleador.
  • La fecha de ingreso y, si aplica, de egreso.
  • Dirección de tu empleador, incluyendo el estado, la ciudad y el código postal.
  • Una estimación de los salarios que generaste durante el último año fiscal y del monto que te retuvieron por concepto de impuesto federal sobre la renta.

Para que sea más fácil responder a todas estas preguntas, intenta buscar un talonario de pago que sea reciente.

Para llamar al Servicio de Impuestos Internos, comunícate al 800-829-1040. Eso sí: recuerda hacerlo el 14 de febrero o lo más pronto posible.

Utiliza formularios alternativos

Puedes presentar tu declaración de impuestos federales sobre la renta usando formularios alternativos. Dentro de las opciones, está la declaración con el Formulario 4852 “Sustituto del Formulario W-2, Declaración de Sueldos e Impuestos” o y el Formulario 1040X, que es para declaraciones enmendadas.

¿Cuándo es necesario usar el Formulario 1040X?

La Forma 1040X o «Amended U.S. Individual Income Tax Return» se utiliza cuando necesitas enmendar tu declaración, es decir, si la información del W-2 difiere de lo declarado en el Formulario 4852. Por tanto, si recibes la Forma W-2 en una fecha tardía y notas que lo declarado es diferente a lo que introdujiste en la 4852, entonces debes descargar el 1040X, rellenarlo y presentarlo.

Solicita el duplicado del W-2 de un año fiscal anterior

Busca, descarga y rellena el Formulario 4506 para pedir una copia de tu declaración de impuestos federales del año anterior. Recuerda que el IRS almacena copias de los formularios W-2 de los años fiscales anteriores. Para obtener una copia, debes realizar la solicitud de envío de tu declaración de impuestos y el Formulario 4506 es el indicado para ello.

Este método sirve para pedir cualquier declaración que hayas presentado en los últimos 10 años. Eso sí: debes saber que cada transcripción que solicites, tendrá un cargo de $50. Esta alternativa es perfecta si quieres recuperar una Forma W-2 que ya has utilizado para declarar tus impuestos. 

¿Solo necesitas información sobre tu salario e impuestos declarados? Entonces bastará con que rellenes el Formulario 4506-T o Solicitud de Transcripción de la Declaración de Impuestos

  • Si prefieres el método con la Forma 4506, recibirás una copia íntegra de tu declaración de impuestos federales por correo postal.
  • Si prefieres la solicitud de transcripción, podrás hacer el trámite 100% en línea. Inicia sesión en el IRS y utiliza la herramienta “Get Transcript” para ver o imprimir los Formularios W-2 anteriores. Recuerda que para acceder a la información, deberás proporcionar algunos datos personales que le ayudarán al sistema a verificar tu identidad, como tu número del Seguro Social y dirección.

Llama a la Administración del Seguro Social

Si te comunicas con el SSA (Social Security Administration) al 800-772-1213, puedes obtener de ellos una copia del Formulario W-2, al menos siempre que lo estés solicitando para hacer cualquier trámite relacionado con el Seguro Social, como por ejemplo, una investigación de ganancias. Si necesitas ayuda, no olvides visitar la página web oficial de la Administración del Seguro Social y revisar la sección de preguntas y respuestas frecuentes.

¡No lo olvides!

Para obtener una copia del Formulario W-2, deberás pagar los cargos adicionales con antelación. Si te decantas por pedirlos ante el SSA para resolver cualquier asunto relacionado con la Seguridad Social, no tendrás que pagar absolutamente nada, ya que son completamente gratis. Si no necesitas la Forma W-2 para realizar un trámite ante el SSA, estarás obligado a pagar una cuota de $37. De lo contrario, no recibirás el duplicado. 

Veamos algunos casos en los que tu trámite podría estar relacionado con una consulta o procedimiento ante la Administración del Seguro Social:

  • Solicitud de investigación de ganancias por parte del SSA.
  • Discrepancia de ganancias en relación a una reclamación presentada según lo establecido en el Título II o el Título XVI.

Por tanto, si necesitas la copia del formulario W-2 para presentar tu declaración de impuestos federales o estatales, tramitar algo relacionado a tu residencia o suministrarle al IRS información relacionada con el pago de compensaciones a los trabajadores, tendrás que realizar el pago de los $37. ¿Nuestra recomendación? Antes de efectuar una solicitud ante el SSA, intenta con algunas de las otras opciones descritas en la guía, ya que son completamente gratuitas.

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