¿Perdiste tu Declaración de Sueldos y Salarios o W-2? Este es uno de los documentos fiscales más importantes, además de la mejor prueba de ingresos para acceder a préstamos en USA. Si lo has perdido, debes encontrar la manera de obtener tu W-2 de años anteriores.
Obtener una copia de tu Formulario W-2 no es complicado. Aquí te explicamos todos los métodos para recuperar tu W-2 de años anteriores, dónde puedes solicitarlos, si es gratis o tendrás que pagar algo, y qué hacer para tener éxito en la tarea.
Extraído del IRS.
¿Cómo recuperar mi W-2 de años anteriores?
Ten en cuenta que, a pesar de ser un formulario del gobierno federal, son los empleadores los que tienen la obligación de completar y presentar el W-2 para después entregarle una copia a sus empleados, quienes la usarán en su propia declaración.
Tener tu W-2 te permite demostrar los ingresos que has recibido a lo largo de un determinado año fiscal, así como los impuestos que has pagado en relación a ellos. Por eso, perder la Forma W-2 podría convertirse en un dolor de cabeza.
No obstante, si eres un empleado y extraviaste tu copia (o quizás nunca la recibiste) ¡no te preocupes! Hay varias formas de conseguir la Forma W-2 de años pasados, para que puedas cumplir con tus obligaciones fiscales a tiempo y sin problemas.
¿Cómo puedo obtener mi W-2 por internet?
Puedes obtener tu W-2 por internet si tu jefe te da acceso a un perfil de nómina virtual. Muchas compañías trabajan con sistemas de nómina afiliados al IRS donde podrás ver tus W-2 y cualquier otra información financiera que sea importante para ti.
Si este es tu caso, ingresa en tu cuenta de nómina e intenta descargar una copia del formulario. Puedes preguntarle a tu empleador o al encargado de la oficina de Recursos Humanos si no sabes como hacerlo.
Otra forma de obtener tu W-2 en línea es usando esta herramienta gratuita del IRS “Get Transcript”. Con ella, podrás solicitar las transcripciones de tus declaraciones de impuestos pasadas, incluyendo el W-2.
Para conseguir tu W-2 de años pasados a través de Get Transcript, necesitarás una cuenta en línea del IRS (ID.me). Si no la tienes, puedes abrir una en minutos cargando una identificación personal con foto.
Pídele una copia a tu empleador
Si tu empleador no utiliza un sistema de payroll en línea que te permita descargar tu W-2 por internet, te recomendamos hablar con él o con la oficina de Recursos Humanos para solicitar una copia.
Esta puede ser una de las formas más fáciles de obtener tu W-2, ya que los empleadores guardan todos los Formularios W-2 de sus empleados en sus archivos.
Y ya que estás ahí, aprovecha para actualizar tu dirección y correo electrónico. Tener los datos de envío no actualizados es una de las razones de no recibir la W-2 a tiempo.
Solicitar un duplicado al IRS
Para obtener tu W-2 de años anteriores, puedes ir en persona a las oficinas del IRS y solicitar una copia. También tienes la opción de llamar a este número de teléfono del IRS 800-829-1040 (disponible de lunes a viernes, de 07:00 a. m. a 10:00 p. m. hora local).
Eso sí, antes de llamar, debes tener en cuenta dos aspectos. Lo primero es que deberías llamar en fechas cercanas al 14 de febrero o lo más pronto posible. Y el segundo, que necesitarás dar un par de datos para verificar tu identidad con el IRS:
- Tu nombre y dirección
- Número de teléfono registrado
- Nombre y teléfono del empleador
- Tu número de Seguro Social Americano
- La fecha de ingreso y, si aplica, de egreso
- Dirección de tu empleador, incluyendo el estado, la ciudad y el código postal
- Una estimación de los salarios que generaste durante el último año fiscal y del monto que te retuvieron por concepto de impuesto federal sobre la renta
Te aconsejamos buscar un talonario de pago que sea reciente. Así, será más fácil responder las preguntas del IRS.
Utiliza formularios alternativos
Si ninguna de las opciones anteriores ha funcionado para ti, puedes presentar tu declaración de impuestos federales sobre la renta usando formularios alternativos.
Dentro de las opciones, está la declaración con el Formulario 4852 “Sustituto del Formulario W-2, Declaración de Sueldos e Impuestos” y el Formulario 1040X, que es para declaraciones enmendadas.
¿Cuándo usar el Formulario 4852?
Según el IRS, puedes usar un Formulario 4852 si tu empleador no te ha entregado la Forma W-2 o el Formulario 1099-R. También tienes la opción de llenar estas formas cuando tu W-2 contenga datos incorrectos.
Ten en cuenta que la Forma 4852 debe ser completada por ti mismo como contribuyente o en tal caso, por tu agente en las declaraciones de impuestos. Además, debes adjuntar el formulario al declarar impuestos y guardar una copia como respaldo.
¿Cuándo usar el Formulario 1040X?
Puedes utilizar el Formulario 1040X para enmendar o corregir una declaración de impuestos pasada, por ejemplo, cuando la información del W-2 difiera de lo declarado en el Formulario 4852.
Si recibes la Forma W-2 en una fecha tardía y notas que lo declarado es diferente a lo que introdujiste en tu Formulario 4852, descarga el 1040X para llenarlo y presentarlo.
Solicita el duplicado del W-2 de un año fiscal anterior
Después de entregar el Formulario 4506, el IRS te enviará una copia íntegra de tu declaración de impuestos federales por correo postal, a menos que uses la herramienta en línea “Get Transcript”. En ese caso, podrás acceder a la transcripción en línea.
Contacta a la Administración del Seguro Social
Si te comunicas con el SSA (Social Security Administration) al 800-772-1213, puedes conseguir tu W-2 de años pasados. El horario de atención del sistema al asegurado es de lunes a viernes, desde las 8:00 a. m. hasta las 7:00 p. m. hora local.
Sin embargo, debes saber que este método solo funciona para aquellas personas que están realizando o solicitando trámites en la SSA, como por ejemplo, una investigación de ganancias o saber cuánto tienen acumulado en su Seguro Social.
El SSA también ofrece la opción de descargar las W-2 por internet a organizaciones, empresas, individuos y representantes de personas contribuyentes. Solo necesitan abrir una cuenta en “Business services online”.
Cuánto cuesta recuperar tu W-2 de años anteriores
Para obtener tu W-2 de años anteriores, deberás pagar los cargos adicionales con antelación. El IRS cobra $50 por cada copia de la W-2 que solicites a través del Formulario 4506.
No obstante, las víctimas de emergencias, incendios, inundaciones o acontecimientos que puedan considerarse desastres según el Gobierno Federal estarán exentas de este pago adicional.
Consejos para obtener tus W-2 de años anteriores
Si necesitas conseguir tu W-2 de años pasados para realizar taxes atrasados o cualquier otro trámite fiscal, financiero o bancario; sigue nuestros consejos de experto:
- No esperes el último momento. No debes esperar hasta la fecha límite (31 de enero o máximo, 14 de febrero) para realizar tu declaración de impuestos. Recuerda que la W-2 es uno de los documentos que necesitas para hacer tus taxes.
- Escoge la opción más sencilla. Si puedes visitar la oficina de recursos humanos o hablar directamente con tu empleador para solicitar tu Forma W-2, ¡no dejes de pasar esa oportunidad! También puedes intentar descargar tu W-2 por internet.
- Verifica los datos de tu Forma W-2. Aunque tu empleador sepa cómo llenar el Formulario W-2, tu planilla podría tener un error. Por ello, debes revisar todos los datos al recibir tu W-2. Así, evitas tener que realizar una enmienda de taxes.
- Guarda una copia del W-2 como respaldo. Una vez que te haya sido entregada la forma fiscal W-2, no olvides quedarte con un respaldo de la misma.
Recuerda que este formulario es importante al declarar taxes y en cierta manera, para identificar cuáles son las deducciones fiscales que te corresponden. Debes tenerlo a la mano en caso de necesitarlo y evitar errores que luego deban enmendarse.
¿Qué hacer si no tengo mi W-2?
Si se acerca la fecha límite para hacer los taxes y no tienes tu W-2, debes solicitarlo a tu empleador. En caso de que esto no funcione, utiliza alguno de los otros métodos, como solicitar una copia al IRS o descargar tu W-2 por internet.
¿Cómo obtener mi W-2 2022-2023?
Puedes obtener tu W-2 2022-2023 haciendo una solicitud a tu empleador o en la oficina de Recursos Humanos. Si esa opción no funciona para ti, también puedes optar por solicitar una copia en línea, en persona o por teléfono al IRS; o directamente en el Seguro Social.
¿Cómo solicitar una transcripción en el IRS?
Puedes solicitar una transcripción ingresando a la herramienta gratuita del IRS “Get Transcript”, ya sea con una cuenta ID.me o con tu identificación personal. Haz clic en la opción de “Ver transcripción” y selecciona “imprimir” o “descargar”.
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