Por lo general, los trabajadores no deben preocuparse por pagar el seguro social. La mayoría de los contribuyentes de la Administración del Seguro Social (Social Security Administration, la agencia que distribuye los beneficios del seguro social) son empleados fijos a tiempo parcial o completo. ¿Qué quiere decir esto? Que es su empleador el que se encargará de todo el papeleo. Cada día de pago, la empresa deducirá los impuestos al Seguro Social -y otros impuestos al trabajo en USA– para reportarlos al Servicio de Rentas Internas (IRS).
Si perteneces a la categoría de contratistas independientes y quieres saber cómo pagar el seguro social por tu cuenta, ¡bienvenido! En Créditos en USA te diremos todo lo que debes saber sobre este tema.
Tabla de contenidos
¿Qué es un trabajador por cuenta propia?
Los trabajadores por cuenta propia -fiscalmente conocidos como contratistas independientes- son aquellos que ejercen su profesión u oficio de manera independiente, es decir, sin estar ligados jerárquicamente a una empresa. También entrarían en esta categoría aquellas personas con negocios propios, miembros de sociedades colectivas, prestadores de servicios, entre otros.
Seguro Social para empleados vs Seguro Social para trabajadores cuentapropistas
Seguro Social para empleados
Cuando una persona trabaja para un tercero puede olvidarse de los pagos al Seguro Social. Su empleador deducirá los impuestos a la SSA de cada cheque de pago durante la nómina. En este caso, la tasa impositiva para el empleado será del 6.2% (año 2021) y estará acompañada de otras tasas, como el impuesto al Medicare.
Seguro Social para trabajadores independientes
La tasa impositiva del Seguro Social para empleados por cuenta propia es la misma que en el caso de los trabajadores contratados a tiempo parcial o completo. La única diferencia es que, como no hay nadie que iguale sus contribuciones, le corresponderá al contratista independiente hacer el pago del total (12.4%).
Veámoslo en un ejemplo para comprenderlo mejor. Imaginemos que una persona trabaja para una empresa como asistente y recibe un salario anual de $60,000. En este caso, acumulará un total de $3,720 en retenciones de sus cheques de pago (más el impuesto de Medicare). Su empleador pondrá la misma cantidad de dinero para un total de $7,440. Si este trabajador imaginario fuese un contratista independiente, tendría que pagar los $7,440 de su bolsillo.
A simple vista, podrías pensar que no es buena idea trabajar como contratista independiente. A fin de cuentas, estarías perdiendo el doble de dinero para obtener los mismos beneficios a futuro. Sin embargo, esto no es del todo cierto. Hay excepciones a la regla y también algunas deducciones que puedes hacer para bajar la cuenta.
Excepción al pago del seguro social como contratista independiente
No todos los contratistas independientes son capaces de hacer mucho dinero, en especial si están comenzando. El IRS sabe esto y por eso ha creado una excepción especial para ellos. Cualquier empleado por cuenta propia que gane $400 o menos en un año, estará exceptuado del pago del impuesto del seguro social.
Obligaciones del contratista independiente ante el Seguro Social
Como decíamos, los trabajadores por cuenta propia están obligados a reunir y presentar la totalidad de sus impuestos laborales. Para ello, deberán determinar el monto de las ganancias netas a los efectos del Seguro Social.
Para poder cumplir con sus obligaciones, los trabajadores independientes deben llenar el Formulario 1040 del IRS, presentar sus impuestos anuales y también efectuar sus pagos trimestrales estimados usando el Formulario 1040-ES.
Sobre la presentación anual y trimestral de los impuestos al salario
Los contratistas independientes, como cualquier otro ciudadano, deben presentar su declaración anual de impuesto sobre la renta. Para ello, tendrán que rellenar el Anexo SE y el Formulario 1040. Si durante el año pagaron más de lo que les correspondía -a través de los impuestos estimados- recibirán un cheque de reembolso del IRS.
¿Cuáles son las deducciones para los trabajadores independientes?
Todo aquel que trabaje por cuenta propia tiene derecho a presentar ciertas deducciones para reducir el monto de sus ingresos netos. Entre las deducciones más comunes, encontramos:
Oficina en casa
Si usas un espacio de tu casa como oficina, puedes disminuir lo que debes por concepto de impuestos al salario. El cálculo dependerá de la condición del inmueble (comprado o alquilado) y de cuántos metros cuadrados ocupa la oficina (con respecto al total de la propiedad). Si, por ejemplo, tu oficina ocupa el 10% de la casa, puedes deducir el 10% del canon de alquiler o del pago de la hipoteca. Adicionalmente, podrás restar ese mismo 10% al pago de la factura eléctrica o incluso aprovecharte de la depreciación del inmueble.
Pagos de servicios
Hay servicios que son esenciales, independientemente de dónde esté tu oficina (en casa, en un local comercial, en un edificio empresarial, etc.) Dentro de los pagos de servicios que puedes reclamar como deducción encontrarás las facturas de telefonía fija y móvil, la factura de Internet y cualquier costo que esté relacionado con el mantenimiento, almacenamiento o gestión de una página web. La clave aquí está en identificar todos los servicios que se empleen para el desarrollo de la actividad principal.
Seguro médico
Cuando una persona trabaja para una empresa, puede disfrutar de un seguro de salud patrocinado por su empleador. Esto no sucede en el caso de los contratistas independientes. Es por ello que el IRS les permite reducir todas las primas pagadas anualmente en materia de seguro de salud, como la cobertura de hospitalización, el seguro dental, el seguro para la visión y el seguro de atención médica a largo plazo.
Si el cónyuge no tiene empleo o no cuenta con cobertura de salud y el trabajador corre con esos gastos, también podría deducir el monto de su prima, así como el de sus hijos y dependientes.
Comidas
Comer fuera de casa puede considerarse como un gasto comercial a los efectos del IRS. La razón es simple: hay tratos comerciales que se cierran en un restaurante, cafetería o centro de negocios. Por eso, los empleados por cuenta propia pueden deducir hasta el 50% de las comidas realizadas fuera de casa, siempre y cuando conserven sus recibos y llevan un registro que contenga:
- El propósito de la cena o almuerzo
- El día y la hora de la comida
- El lugar de la comida
Viajes
Los viajes de negocios deben cumplir con ciertas condiciones para que se califiquen como tal. Es necesario que su duración sea de más de una jornada laboral, que obligue al trabajador a dormir fuera de casa y que no esté comprendido dentro de su zona de trabajo o domicilio. Otro requisito de calificación se centra en el motivo del viaje, que debe ser estrictamente de negocios.
Los gastos que se pueden reclamar incluyen el transporte desde y hacia el destino (billetes de tren, tickets de avión, etc.), el pago de peajes y combustible (en caso de ir en carro propio), el alquiler de un automóvil, el costo de viajes realizados en taxis o a través de una aplicación de viajes (como Uber), el costo del transporte público, las comidas y el alojamiento.
Intereses de préstamos comerciales
Si un trabajador por cuenta propia solicita un préstamo para hacer crecer su negocio, comprar equipos, entre otros; puede deducir el interés de ese préstamo en materia de impuestos. En este caso, es importante que el destino del préstamo sea estrictamente comercial y que se emplee todo el dinero en el negocio por cuenta propia.
Otros gastos deducibles
Dentro de los gastos comerciales que un trabajador por cuenta propia puede reclamar, encontramos el uso de un vehículo (siempre que sea para ejercer su actividad comercial), los gastos de educación y capacitación, los gastos de la suscripción de revistas o programas informáticos especializados, el pago de un seguro comercial o de responsabilidad, el alquiler de un espacio de oficina, etc. Incluso la publicidad clásica o por redes sociales puede incluirse en el paquete.
¿Me conviene deducir los gastos comerciales para bajar el monto de la factura de impuestos?
¿Cómo pagar el seguro social por mi cuenta? Completando los formularios del IRS
Hay dos formularios principales que deberás completar para pagar el seguro social por tu cuenta: el 1040 y el Schedule SE (Anexo SE) del IRS. Ambos van de la mano, ya que el Schedule SE es tan solo uno de los anexos del Formulario 1040 para contratistas independientes.
El Formulario 1040 se utiliza para declarar los impuestos sobre la renta y el Anexo SE para calcular el impuesto total del trabajo por cuenta propia, es decir, lo que debes de Seguro Social y Medicare. Antes de empezar, te recomendamos calcular el total de ingresos o pérdidas anuales y determinar la categoría de los servicios prestados. Dependiendo de ello, deberás llenar más anexos, como, por ejemplo:
- El Anexo C (que se registra en la línea 31 del 1040) se reserva para empresas unipersonales y contratistas independientes.
- El Anexo K-1 (que se registra en la línea 15a del 1040) se reserva para miembros de sociedades anónimas.
- Anexo F (que también se registra en la línea 15a del 1040) se reserva para los agricultores.
Cómo completar el Schedule SE
Antes de completar el Schedule SE, debes hacerte una pregunta: ¿tus únicos ingresos provienen de tu trabajo por cuenta propia? Si la respuesta es sí, te corresponde llenar el Schedule SE abreviado (Short Schedule SE). Si la respuesta es no -es decir, tienes un empleo como dependiente más ingresos como independiente- te corresponde llenar el Long Schedule SE, que es la versión extendida.
Como en este caso estamos hablando de contratistas independientes, te vamos a dejar las instrucciones del Short Schedule SE.
- Línea 1. La línea 1 del Schedule SE está reservada para personas que realizan trabajos agrícolas. Si no es tu caso, sigue con las demás líneas.
- Línea 2-4. El IRS te pedirá que calcules el ingreso neto percibido por tu trabajo por cuenta propia. Una vez que lo tengas, multiplícalo por 92.35%. El resultado será tu ganancia neta o, en otras palabras, la parte que estará sujeta a la aplicación de la tasa de impuesto del Seguro Social.
- Línea 5. En la línea 5 deberás escribir la cantidad de impuestos al trabajo por cuenta propia. Si ganas menos de $142,800 en 2021, multiplica el resultado de la línea 4 por 15.3% (es decir, la suma de las tasas impositivas de Medicare y del Seguro Social). Si ganas más de $142,800 en 2021 (que es la base salarial), no tendrás que pagar nada por el excedente.
- Línea 6. Multiplica el resultado de la línea 5 por 50%. Escribe el resultado en la línea 6 y usa este mismo monto para rellenar la línea que te toque en el Formulario 1040. Esto te permitirá reclamar la mitad de tus contribuciones al trabajo y así bajar la factura de tu impuesto sobre la renta.
Cómo completar el Formulario 1040 del IRS
El Formulario 1040 es la planilla que utilizarás para declarar tu impuesto sobre la renta. Recuerda que a partir del año 2019 solo hay un formulario, ya que todas las versiones fueron fusionadas en una sola.
Lo primero que debes saber es que hay dos páginas del 1040. La primera se reserva para tu identificación personal como contribuyente, es decir, tu nombre y apellido, dirección de domicilio, número de SSN (número de Seguro Social americano), estado civil, entre otros. Si no tienes SSN sino un ITIN, puedes usarlo.
En esta primera página también deberás anotar información importante sobre el estado de tu declaración, es decir, si vas a declarar de manera individual o conjuntamente (con tu cónyuge). Si eliges la segunda opción, marca la casilla de declaraciones conjuntas e introduce los datos de tu pareja.
Cuando completes toda la página (incluyendo la descripción de tu ocupación), firma la hoja y continúa con la siguiente. Esta segunda página se refiere a tus ingresos.
- Línea 1-7. En estas líneas deberás escribir todos los ingresos generados. Si tienes un Formulario W-2, no olvides incluirlo como anexo y anotar las ganancias reportadas. Aquí también cuenta lo que hayas ganado como contratista independiente y todo lo que hayas percibido por concepto de dividendos, acciones, inversiones, cuentas de jubilación, pensiones, anualidades, intereses de cuentas bancarias, etc. Con toda esta información, podrás calcular tu AGI (ingreso bruto ajustado) y escribirlo en la línea 8b.
- Cálculo del AGI. El AGI o ingreso bruto ajustado te permitirá hacer los ajustes necesarios para eliminar de los ingresos aquellas deducciones tributarias a las que tengas derecho. Para reclamar las deducciones de trabajadores por cuenta propia, rellena el Anexo 4. No te olvides de adjuntar el Schedule SE al presentar tu Formulario 1040 ante el IRS.
- Línea 9-15. Una vez que hayas calculado el AGI, es momento de pensar en otros créditos y deducciones, como la deducción estándar, las deducciones individuales, créditos tributarios por hijos, etc.
- Línea 16. La línea 16 se reserva para anotar el impuesto total. Usa este monto para restarlo a las declaraciones trimestrales que hayas hecho. Así, sabrás si te corresponde un reembolso de impuestos.
Para finalizar, completa la línea 19 (tus pagos totales de impuestos) comparándola con la línea 16 (los impuestos totales que debes pagar en ese año fiscal). Si la cantidad de la línea 19 es mayor, te corresponde un reembolso. Resta ambos números para obtener la cantidad de tu reembolso del IRS y escribe ese monto en la línea 20.
Si el número de la línea 19 es menor, entonces debes pagarle más dinero al IRS. Efectúa la resta como en el caso anterior y escribe el monto en la línea 23.
Consideraciones finales sobre el Formulario 1040 del IRS
Si después de rellenar el Formulario 1040 te percatas que tienes derecho a un reembolso, no olvides completar la sección correspondiente con tu número de cuenta bancaria y número de ruta. Si deseas recibir un cheque del IRS, entonces adjunta un Formulario 8888.
En caso que el IRS te ha multado por pagos atrasados o incompletos -o cualquier otra causa- suma todas las multas y escribe el monto total en la casilla 24. En este caso, tendrás que sumar la casilla 23 y la 24 para obtener el monto total adeudado al IRS.
Completar el Formulario 1040 puede ser fácil si conoces algo de impuestos, pero si tienes dudas, lo mejor es usar un programa para preparar tus taxes o, en su defecto, contratar los servicios de un contador colegiado. Recuerda que cualquier error en tu planilla podría dar lugar a una multa o a tener que pagar más de la cuenta.
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Jessica es abogado en la práctica, economista de corazón.
Actualmente es escritora todo terreno en Créditos en USA, en donde redacta artículos sobre diversos temas, desde cómo invertir y ahorrar con éxito hasta las claves para ganarle al Tío Sam. Todos los días sale a buscar las mejores cuentas bancarias, préstamos y tarjetas de crédito para ti; exponiendo sus ventajas y desventajas para que puedas tomar la mejor decisión para tu bolsillo.