Cómo llenar la forma W-4 como un experto

Al menos una vez en su vida, todos los contribuyentes de los Estados Unidos se cruzan con una Forma W-4, pero -lamentablemente- no todos conocen el poder que tienen los datos que declaran en ella para el cálculo de sus impuestos. 

Y es que la Forma W-4 determina la cantidad de dinero que debe retener tu empleador sobre cada pago que te realice. Por tanto, cualquier información errada o desactualizada, podría traerte problemas, como una multa por retenciones insuficientes o una cantidad anormal de deducciones.

Si quieres mejorar tu vida fiscal y usar este formulario en tu beneficio, ¡estás de suerte! Descubre cómo llenar la Forma W-4 como un experto y evita problemas futuros con el IRS.

Pero primero, ¿cuál es la función de la Forma W-4?

El propósito de un formulario W-4, conocido como Employee’s Withholding Certificate -en español, «Certificado de Retención del Empleado»- es informarle a tu empleador cuánto dinero debe retenerte por concepto de impuestos en cada pago mensual, trimestral, semestral o anual que te realice. 

El deber de rellenar el W-4 recae sobre los empleados. Los empleadores solo utilizan la información declarada para calcular la nómina y las deducciones y retenciones que deben hacerse para declarar ante el IRS parte de tus ganancias a tu nombre.

La información del formulario W-4 también le sirve a los empleadores para rellenar la Forma W-2 y para cumplir con ciertas obligaciones ante el Estado.

¡Cuidado con los errores! Todo sobre el nuevo formulario W-4 para el 2020

El IRS renueva sus formularios cada cierto tiempo. De hecho, ya pusieron a disposición de los contribuyentes la nueva Forma W-4 del 2020. Esto no quiere decir que tengas que descargarlo y rellenarlo de nuevo para presentárselo a tu empleador, pero es conveniente que revises los cambios para determinar si necesitas actualizar tu información.

¿En qué casos deberías usar la nueva Forma W-4 del 2020? ¡Te lo decimos!

  • Si cambiaste de empleo recientemente
  • Si deseas actualizar alguna información relevante, como un cambio en tu estado civil, declarar una nueva carga familiar, etc.
  • Si quieres solicitar que se te realicen más retenciones por nuevos ingresos para evitar una multa por retenciones insuficientes.

Puedes revisar y descargar el nuevo formulario W-4 del 2020 visitando la página oficial del IRS.

¿Cómo llenar la Forma W-4 del IRS?

La Forma W-4 se debe rellenar cuando estás por comenzar un nuevo empleo o si necesitas actualizar tu información personal, ya sea que esté relacionada con tu estado civil, el número de cargas familiares que tienes o ante la necesidad de solicitar nuevas retenciones. 

Para hacerlo, tan solo tendrás que visitar la página web oficial del IRS, descargar el formulario en PDF, llenarlo siguiendo las instrucciones y entregarlo al equipo de Recursos Humanos o de Nómina de la empresa en la que trabajas.

La parte fácil al rellenar el formulario es la que está relacionada con tus datos personales. Aquí, solo tendrás que proporcionar tu nombre, dirección, estado civil, seguro social y una que otra información adicional. La parte difícil es la del cálculo de las retenciones. 

Aunque la Forma W-4 viene con un par de guías que te ayudarán en esta tarea, hemos decidido añadir 5 tips adicionales:

#1 Ya no tienes que elegir la cantidad de asignaciones

En el viejo formulario del W-4, los contribuyentes debían elegir una cantidad específica de asignaciones. En cambio, la versión del 2020 elimina este apartado y tan solo te pide que realices una estimación en dólares que podrás usar en tu sistema de nómina.

#2 Tienes la opción de presentar declaraciones conjuntas

Si eres soltero y tienes varios trabajos -estás casado, quieres presentar una declaración conjunta, tu cónyuge también trabaja o todas las anteriores- recuerda que:

  • Debes presentar un formulario W-4 en cada uno de los trabajos. No basta con rellenar uno solo.
  • Es preferible que completes los pasos del 2 al 4 del W-4 en el empleo que te ofrezca la remuneración más alta. No olvides dejarlos en blanco en los demás formularios W-4 que presentes.
  • Si estás casado, presentas tu declaración de forma conjunta y tu esposo o esposa gana -aproximadamente- la misma cantidad que tú; puedes marcar la casilla de verificación e indicar el monto aproximado. Recuerda que ambos deben hacer lo mismo en su Forma W-4 para que aplique.

#3 Presta atención a las exenciones

Si -por cualquier causa- estás exento de la retención, escribe «exempt» (exento) en el espacio debajo del paso 4 y completa los demás, es decir, los del 1 al 5. Si quieres reclamar la exención de la retención al año siguiente, tendrás que presentar un nuevo formulario W-4.

#4 Analiza la opción de “cabeza de familia”

En el nuevo W-4 del 2020, puedes seleccionar el estado civil de “cabeza de familia”. Esta alternativa no estaba disponible en el W-4 del 2019. Si eres cabeza de familia y quieres actualizar esta información para reducir tus retenciones, descarga el formulario del 2020, rellénalo de nuevo y entrégaselo a tu empleador. 

De esta forma, las retenciones que te realicen estarán ajustadas con tu obligación tributaria actual.

#5 No tienes la obligación de revelarle a tu empleador que recibes otras remuneraciones

Si no quieres revelarle a tu empleador que tienes un segundo trabajo -o sencillamente no quieres que se entere de que recibes ingresos de otras fuentes- intenta cualquiera de estas opciones:

  • En la línea 4, solicita una retención adicional de impuestos.
  • No incluyas el ingreso adicional en tu W-4. En lugar de que los impuestos salgan directamente de tu pago, envíale al IRS los pagos trimestrales estimados de tus impuestos.

Otras razones para actualizar la Forma W-4

Si recibiste un gran refund o reembolso el año pasado, es posible que tu información esté desactualizada. ¿Hay algún problema con esto? No necesariamente, pero deberías considerar que le estás dando al Estado un préstamo gratuito, ya que recibes una menor cantidad por concepto de sueldo durante todo el año. ¿Nuestro consejo? Considera la posibilidad de utilizar el formulario W-4 para reducir tus retenciones y así podrás usar tu dinero al instante.

¿En qué otras ocasiones podrías querer actualizar tu W-4? Por ejemplo, si recibiste una factura muy alta por concepto de impuestos en el mes de abril y fue un gran golpe para tu bolsillo. Ante este escenario, puedes rellenar un nuevo formulario del W-4 para solicitar un aumento en las retenciones. Así, el monto de la factura del próximo año será más bajo o saldrá en cero.

Sigue leyendo: Cómo llenar el formulario W-2

Más consejos para rellenar el formulario W-4 como un experto

Aunque ya te hemos dado varios tips que puedes usar a la hora de actualizar o rellenar por primera vez la Forma W-4, todavía tenemos algunos más para ti:

#1 Fíjate si estás exento de retenciones

Cuando una persona disfruta de una exención, su empleador no puede retenerle ninguna cantidad por Impuesto Federal sobre la Renta en su paga mensual. Por supuesto, esto no incluye los impuestos del Seguro Social y el Medicare, que seguirán saliendo del cheque del empleado.

Por lo general, la única manera de estar exento de la retención es los siguientes casos:

  • Recibiste un reembolso de todos tus impuestos federales retenidos el año pasado porque no tenías la obligación de pagar impuestos.
  • Tu situación financiera no ha cambiado. Por tanto, esperas que pase lo mismo este año.

#2 Piensa estratégicamente

La cantidad exacta que tu empleador te retiene depende de cuánto ganas y de lo que pones en el formulario W-4. Para esto, debes asegurarte de ser muy exacto con la información que declaras, ya que algunos escenarios pueden tener un impacto fiscal favorable para ti, como por ejemplo:

  • Solicitar retenciones adicionales.
  • Ser soltero, casado o jefe de familia.
  • Tener varios trabajos o fuentes de ingreso.
  • Declarar personas dependientes a tu cargo.
  • La cantidad de deducciones de impuestos que piensas reclamar en el año. 

¿Necesitas ayuda para determinar qué es lo mejor para ti o cuántas deducciones fiscales deberías reclamar en tu declaración de impuestos? ¡No te preocupes! Hay hojas de trabajo en la Forma W-4 que fueron creadas para este fin. Si lo prefieres, también puedes usar una calculadora W-4 o alguna plataforma que estime tus impuestos en línea.

#3 Organiza las retenciones a tu conveniencia

Mover las cartas a tu favor no es algo malo. Puedes darle a tu empleador un nuevo W-4 en cualquier momento con cierta información adicional. Esto te permitirá revisar tu próximo cheque de pago para ver cuánto dinero te retuvo. Conocer esta cantidad te permitirá estimar el total de las retenciones anuales que te realizarán. Así, sabrás si son suficientes para cubrir tu próxima factura de impuestos.

Si no estás conforme y deseas que te retengan una cantidad adicional, actualiza de nuevo el formulario W-4 y anota tu estimado en dólares en las líneas 4(a) y 4(c).

#4 Ante cualquier cambio, ¡presenta un nuevo formulario W-4!

Aunque puedes cambiar tu W-4 en cualquier momento del año, debería ser una prioridad para ti si alguno de estos sucesos te ocurre durante el año:

  • Tienes un hijo.
  • Compras una casa.
  • Te casas o te divorcias.
  • Trabajas sólo una parte del año.
  • Tienes muchos ingresos por dividendos.
  • Tú o tu cónyuge trabajan por cuenta propia.
  • Te recortan el sueldo o te dan un gran aumento.

¿Cuál es la diferencia entre la Forma W-4 y la Forma W-2?

No hay que confundir los formularios W-4 y W-2. El formulario W-2 del IRS, formalmente llamado «Declaración de Salarios e Impuestos», detalla cuánto te pagó un empleador y la cantidad de retenciones que fueron deducidas de tu salario durante el año fiscal, normalmente a finales de enero de cada año.

Si eres trabajador independiente o contratado, deberías recibir un formulario 1099 de tus clientes, no un W-2. Si eres trabajador dependiente, tu empleador es quien debe rellenar y presentar el W-2.

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