Cómo llenar el Formulario W-2

El W-2 es una de las formas de impuestos más importantes en los Estados Unidos. No obstante, es el empleador quien debe saber cómo llenar el Formulario W-2, dado que esta planilla reporta los ingresos ganados por el trabajador y los taxes del cheque de pago.

En este artículo te explicaremos qué es el W-2 en Estados Unidos, te mostraremos un ejemplo de W-2 para que veas cómo es la planilla y qué datos deberás incluir para cada uno de tus empleados. ¡Acompañanos!

Cómo llenar el formulario w2

Extraído del IRS.

¿Qué es un Formulario W-2?

El Formulario W-2, también conocido como «Declaración de salarios e impuestos» es una planilla diseñada para reportar la cantidad de ingresos que obtuvo un trabajador, además de los taxes que le retuvieron por impuesto FICA durante el año fiscal a declarar.

Si tienes empleados, debes saber muy bien cómo llenar el Formulario W-2, dado que tendrás que entregar al Servicio de Rentas Internas (IRS o Internal Revenue Service) una forma por cada persona que hayas contratado como dependiente.

Entonces, ¿cuándo debes descargar y entregar el Formulario W-2? Cuando tus empleados ganan más de $600 al año o si les retuviste alguna cantidad por concepto de Medicare (MED/EE) o Seguro Social (OASDI).

La fecha de entrega de tus Formas W-2 es hasta el 31 de enero de cada año. Deberás enviar una copia de la W-2 al IRS y también a tus empleados. Así, podrán anexar la planilla a su declaración de impuestos.

Es importante señalar que no todo el mundo necesita un Formulario W-2. Por ejemplo, a los contratistas independientes y trabajadores autónomos les corresponde el Formulario 1099.

¿Cómo llenar el Formulario W-2?

Si eres un empleador y no tienes completamente claro cómo llenar el Formulario W-2, no te preocupes: en esta sección encontrarás una guía que te enseñará paso a paso cómo ir llenando la forma como un experto.

Fíjate en los recuadros de la derecha. El número de seguro social del empleado (a) va en la parte superior. Justo debajo, van los datos del empleador, incluyendo el número de identificación EIN (b), el nombre (c) y dirección fiscal (c).

Luego tendrás que añadir el número de control (d), el cual puede o no ser usado para propósitos de nómina, y finalmente, llenar la casilla con el nombre del empleado (e) y su dirección (e).

identificación del empleador y el empleado w2

Extraído del IRS.

Recuadros del 1 al 10

Sueldos y propinas w2

Extraído del IRS.

En el recuadro 1 de la derecha, registra los ingresos anuales del empleado. Incluye salarios y propinas, así como todas las compensaciones (a excepción de los aportes para las cuentas de retiro individual IRA).

Los recuadros 2, 4 y 6 son para los depósitos realizados por concepto de impuesto sobre la renta federal, Seguro Social y Medicare. Si trabajas en la industria de alimentos y bebidas, debes escribir también el monto de las propinas en el recuadro número 7.

Totaliza la cantidad de ingresos percibidos —incluyendo el sueldo— y escríbela en el recuadro 8. En el recuadro 3, apunta los ingresos gravados por concepto de Seguridad Social. ¡No incluyas las propinas aquí!

Como este número refleja los ingresos gravables sin deducciones, podría ser más que la cantidad del recuadro 1. Recuerda que el Seguro Social no puede gravar a los empleados por encima de cierto umbral, que —para el 2022— es de $147,000.

Como no hay un límite legal establecido para los ingresos gravables de Medicare, la cantidad de dinero que debes poner en el recuadro 5 debe incluir tanto salarios como propinas. Ten tus planillas de payroll (nómina) a la mano para evitar equivocaciones.

El recuadro 9 debes dejarlo en blanco porque desde el 2011 el Gobierno eliminó la opción de pago vencido para el Crédito de Impuestos por Ingresos de Trabajo (EITC o Earned Income Tax Credit). Ahora, los declarantes elegibles reciben su EITC en un reembolso.

Si tus empleados reciben alguna deducción por gastos de guardería, registra ese monto en el recuadro 10. Este dato es importante para que ellos puedan reclamar el crédito tributario por el cuidado de hijos (en inglés, Child and Dependent Care Tax Credit).

Recuadros del 11 al 14

Planes. beneficios y pagos adicionales w2

Extraído del IRS.

Si tu empleado retira dinero de su plan 457 (b) o de un plan de jubilación no calificado, debes escribir ese monto en dólares en la casilla 11.

En el recuadro 12 tendrás que introducir los códigos y cantidades que correspondan a los beneficios y pagos adicionales que reciba tu trabajador. Hay 26 códigos en total que van de la A a la Z y de la AA a la EE. Podrás encontrarlos al reverso del formulario.

El recuadro 13 tiene sus propias tres casillas para indicar si tu empleado forma parte de un plan de jubilación o retiro, si recibió pagos por la enfermedad de un tercero o si es un trabajador legal.

Ten en consideración que los contratistas independientes cuentan como empleados estatutarios en ciertas situaciones, incluyendo los vendedores de tiempo completo que trabajan —principalmente— para una compañía.

Cualquier otra deducción que hayas omitido, la puedes escribir en el recuadro 14. Por ejemplo, la asistencia para el pago de matrículas, las cuotas sindicales u otros.

Recuadros del 15 al 20

Retenciones estatales w2

Extraído del IRS.

En la parte inferior del formulario, encontrarás los recuadros del 15 al 20. Si tu estado así lo requiere, deberás escribir el número de identificación estatal del empleado en la casilla 15.

El recuadro 16 hace referencia al ingreso total del trabajador que está sujeto a la retención del impuesto estatal sobre la renta, mientras que en la casilla 17 solo debes indicar el monto del impuesto estatal sobre la renta que retuviste.

Todos los ingresos que se consideren para la tributación local se deben registrar dentro del recuadro 18. Recuerda que esto es diferente para cada estado. Los impuestos de California no son iguales a los impuestos en New York, por ejemplo.

En la casilla 19, escribe el monto de las retenciones por impuestos locales. Y, por último, en el recuadro 20, el nombre específico del lugar al que están vinculados los impuestos locales.

¿Para qué es la W2?

Además de saber cómo llenar el Formulario W-2, es importante tener claro para qué sirve la Forma W2. Esta planilla te permite reportar no solo los ingresos anuales obtenidos por tus trabajadores, sino también los aportes y retenciones fiscales que se efectuaste.

De esta manera, un empleado puede hacer uso de la planilla W-2 para presentar sus impuestos por su cuenta o en los programas para hacer taxes y ver claramente sus contribuciones para la jubilación, sus pagos al Seguro Social y cualquier deducción a reclamar.

Todos esos datos afectarán el panorama fiscal del empleado y determinarán cuál es el tramo fiscal impositivo (porcentaje de impuestos) que le tocará pagar ese año, tal como aparece en la tabla de taxes en Estados Unidos.

¿Cuándo empiezan a mandar la W-2?

El tiempo para mandar la W-2 es hasta el 31 de enero del año en que se presentará la declaración de impuestos. Esto quiere decir que, para finales de enero, tus empleados ya deberían tener su Formulario W-2 2022 en sus manos.

El empleador debe envíar la Forma W-2 tanto al IRS como a cada empleado que tenga. Por lo general, la mayoría de las empresas prefieren mandar la planilla electrónicamente, aunque también pueden hacerlo por correo postal.

Si eres trabajador y si renunciaste a un trabajo el año pasado (o fuiste despedido), tu antiguo empleador tendrá que hacerte llegar tu Forma W-2 con los ingresos y deducciones correspondientes. Si no lo ha hecho, no te preocupes: te enseñamos cómo descargar tu W-2.

¿Cómo es la W-2?

Ahora que ya sabes cómo llenar el Formulario W-2, te dejaremos una imagen de la forma del IRS como ejemplo. Así, sabrás cómo es la W-2 2022-2023.

Cómo es la W2

Extraído del IRS.

Cómo buscar tu W-2 en línea

Es común que los empleadores envíen el Formulario W-2 por email o que prefieran hacer todo el proceso en línea. Si abres el sistema de pago online o el programa de recursos humanos de tu empresa, habrá una pestaña con tus formularios, incluyendo el W-2.

De acuerdo a las disposiciones legales del país, los empleadores deben enviar los W-2 antes de que finalice el mes de enero. Ten en cuenta que, si optaron la opción en línea, puede que tome un par de días para que los formularios se vean reflejados.

En caso de no conseguir tu planilla W-2 en línea o en tu bandeja de correo electrónico, pídele una copia a tu empleador o solicítalo directamente en el IRS.

Si notas que te falta un Formulario W-2, contacta a tu empleador lo más rápido posible. Y si no consigues la Forma W-2 antes del Día de San Valentín, llama al teléfono del IRS.

Recuerda que el W-2 es necesario para completar tu declaración de impuestos, aunque siempre puedes llenar el Formulario 4852 en caso que no lo tengas. Esta forma es la sustituta de la declaración de salarios e impuestos.

Si por casualidad recibes tu W-2 extemporáneamente y notas que la información difiere de las estimaciones que hiciste en el 4852, completa un formulario adicional (la Forma 1040X) para realizar una enmienda de taxes e informar al IRS del error.

Importante: Si prefieres esperar por tu W-2, considera solicitar una extensión al IRS para la declaración de impuestos.

¿La Forma W-2 y la Forma W-4 son lo mismo?

No. Quien llena el Formulario W-2 es el empleador, sea una empresa o una persona física. En cambio, la Forma W-4 debe completarla el empleado cada vez que comienza un nuevo trabajo.

Existen otras diferencias entre el W2 y W4, pero una de las más resaltantes es que si el empleado necesita modificar su estado de declaración de impuestos o actualizar su información financiera, deberá llenar un W-4 indicando las nuevas retenciones.

¿Cuántos Formularios W-2 necesito entregar?

En total, los empleadores deben llenar y presentar seis copias del Formulario W-2. Tres de esas copias se le entregan al empleado para que las pueda presentar en sus declaraciones de impuestos.

En el caso de los empleadores, estos se quedan con una (Copia C) y entregan las otras dos al Estado, conjuntamente con sus declaraciones de impuestos. Veamos en detalle cómo se distribuyen todas las copias:

  • La copia A se entrega a la Administración de la Seguridad Social (SSA o Social Security Administration), junto con el Formulario W-3; que incluye un resumen de todos los W-2 emitidos. La SSA solo acepta formularios electrónicos, no fotocopias.
  • La copia 1 del Formulario W-2 se envía al Departamento de Impuestos Estatal o al Departamento de Impuestos Local correspondiente.
  • Los empleadores se quedan con la copia C, que les servirá de comprobante. Deberán guardarla en el registro de recursos humanos.
  • Los empleados reciben las copias B y 2 para poder presentarlas con sus declaraciones de impuestos federales, estatales, municipales o locales, según corresponda.

¿Cuál es la Forma W-2?

La Forma W-2 se llama en inglés “W-2 Form, Wage and Tax Statement” (en español, Formulario W-2, Declaración de ingresos y salarios).

¿Cuándo se llena la W-2?

Lo ideal sería llenarla a comienzos de enero, ya que la fecha límite para enviar la Forma W-2 es el 31 de enero de todos los años. Este plazo puede alargarse un poco más si el 31 de enero cae fin de semana o feriado (hasta el día hábil siguiente).

¿Cómo llenar una W-2 en línea?

Puedes llenar la Forma W-2 en línea usando el sistema Business Services Online Suite of Services de la SSA (Administración del Seguro Social). También puedes solicitar que te envíen las planillas W-2 impresas haciendo clic aquí para luego enviarlas por correo postal.

¿Dónde descargar el Formulario W-2 en español?

No hay un Formulario W-2 en español. Solo está disponible en inglés. Te dejamos el enlace del IRS sobre la Forma W-2 y también el manual de instrucciones oficial para que puedas descargarlo cuando lo necesites.

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Redactora en Créditos en USA

Jessica es abogado en la práctica, economista de corazón.
Actualmente es escritora todo terreno en Créditos en USA, en donde redacta artículos sobre diversos temas, desde cómo invertir y ahorrar con éxito hasta las claves para ganarle al Tío Sam. Todos los días sale a buscar las mejores cuentas bancarias, préstamos y tarjetas de crédito para ti; exponiendo sus ventajas y desventajas para que puedas tomar la mejor decisión para tu bolsillo.

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