Cómo llenar el formulario W-2

El W-2 es uno de los formularios de impuestos más importantes en los Estados Unidos. Sin embargo, la diferencia con otras declaraciones es que la mayoría de los contribuyentes no deben llenarlos ellos mismos, sino sus empleadores. Ahora bien, si eres un empleador y no sabes con exactitud cómo llenar el formulario W-2, o simplemente no estás seguro de necesitar uno, esta guía te servirá a la perfección. 

¿Qué es un formulario W-2?

El formulario W-2 sirve para declarar tanto salarios como impuestos. Esto quiere decir que el formulario muestra cuánto dinero han ganado tus empleados durante el año y la cantidad de impuestos que le has pagado al Servicio de Rentas Internas (IRS o Internal Revenue Service) por concepto de retenciones. 

Ahora bien, es importante resaltar que no todo el mundo necesita llenar un formulario W-2. De hecho, los contratistas independientes y las personas que trabajan por cuenta propia se atienen al formulario 1099

Entonces, ¿cuándo debes descargar y entregar el formulario W-2? Si tus empleados ganan más de $600 al año o si les retuviste alguna cantidad por concepto de Medicare o Seguro Social. 

En este caso, estás en la obligación de rellenar la Forma W-2 y entregarla antes de la fecha límite, que es el 31 de enero de cada año.

¿La Forma W-2 y la Forma W-4 son lo mismo?

Si alguna vez has confundido el formulario W-2 con el W-4, ¡no eres el único! De hecho, esto es un error muy común. Para diferenciarlos con facilidad, fíjate en la persona que debe llenar el formulario en cada caso:

  • W2: el empleador
  • W4: el empleado

Si el trabajador está cambiando de empleo, necesita modificar su estado de declaración de impuestos o actualizar su información financiera, deberá entregarte un nuevo formulario W-4 en el que se enumeren las deducciones previas al cambio. Solo así sabrás la cantidad exacta de impuestos que le debes retener. 

¿Cuántos formularios W-2 necesito entregar?

En total, los empleadores deben llenar y presentar seis copias del formulario W-2. Tres de esas copias se le entregan al empleado para que las pueda presentar en sus declaraciones de impuestos. Los empleadores se quedan con una (Copia D) y entregan las otras dos al Estado.

Veámoslo en detalle. La copia A se le debe entregar a la Administración de la Seguridad Social (SSA o Social Security Administration), junto con el formulario W-3 que incluye un resumen de todos los W-2 de cada trabajador de la nómina. Nota que la SSA sólo acepta formularios electrónicos, no fotocopias. 

La copia 1 del formulario W-2 se envía al Departamento de Impuestos Estatal o al Departamento de Impuestos Local correspondiente. Los empleados reciben las copias C, B y 2. Tienen que conservar la C como comprobante, mientras que la B y 2 deben presentarlas con sus declaraciones de impuestos federales, estatales, municipales o locales, según corresponda.

¿Cómo llenar el formulario W-2?

Si eres un empleador y no tienes completamente claro cómo se debe llenar el formulario ¡felicidades! Puedes usar nuestra guía oficial para llenar  el formulario W-2 como un experto.

Fíjate en los recuadros de la derecha. El número de seguro social del empleado (a) va en la parte superior y debajo se colocan los datos del empleador, incluyendo el número de identificación (b), el nombre (c) y dirección fiscal (c).

Luego, tendrás que añadir el número de control (d), el cual puede, o no, ser usado para propósitos de nómina, y finalmente, llenar la casilla con el nombre del empleado (e), junto con su dirección (e).

Recuadros 1 – 10

Ahora veamos los números que se encuentran a la derecha del formulario. En el recuadro 1, se colocan los ingresos anuales de los empleados. Esto incluye salarios y propinas, así como todos los impuestos que se le han retenido. Las deducciones correspondientes a la cuenta de retiro individual (IRA o Individual Retirement Account) no deben considerarse en este apartado. 

Los recuadros 2, 4 y 6 son para el impuesto sobre la renta federal, el seguro social y el Medicare que le has pagado a la Administración durante el año fiscal en curso.

Si trabajas en la industria de alimentos y bebidas, debes colocar el monto de propinas que ha recibido tu empleado en el recuadro número 7. Totaliza la cantidad de ingresos que recibe -incluyendo el sueldo- y escríbela en el recuadro 8.

El recuadro 3, se debe colocar la cantidad de ingresos gravados por concepto de Seguridad Social. No incluyas las propinas aquí. Considerando que este número refleja los ingresos gravables sin deducciones, podría ser más que la cantidad del recuadro 1. 

Según tus cálculos, ¿esta cifra es inferior a la del recuadro 1? Es posible que no estés equivocado. Recuerda que el Seguro Social no puede gravar a los empleados por encima de cierto umbral, que -tomando el ejemplo del 2019- es de $132,900.

Como no hay un límite en los ingresos gravables para Medicare, la cantidad que debes poner en el recuadro 5 sí debe incluir los salarios y las propinas. El recuadro 9 debes dejarlo en blanco porque, desde el 2011, el gobierno eliminó la opción de pago vencido para el Crédito de Impuestos por Ingresos de Trabajo (EITC o Earned Income Tax Credit). Ahora, los declarantes elegibles reciben su EITC en un reembolso, en lugar de hacerlo durante el transcurso del año.

Si tus empleados reciben alguna deducción por gastos de guardería, esa cantidad va en el recuadro 10. 

Recuadros del 11 – 14

Si tu empleado retira dinero de su plan 457 (b) o de su plan de jubilación no calificado, debes colocar el monto en dólares en la casilla 11. 

En lo que respecta al recuadro 12, podrías tardar un poco en llenarlo porque tendrás que introducir diferentes códigos y cantidades dependiendo de los beneficios y pagos adicionales que reciba el trabajador. Hay 26 códigos que van de la A a la Z y de la AA a la EE en el reverso del formulario, en caso de que los necesites.

El recuadro 13 tiene sus propias tres casillas para indicar si tu empleado forma parte de un plan de jubilación o retiro, si recibió pagos por la enfermedad de un tercero y si es un trabajador legal. Toma en consideración que los contratistas independientes cuentan como empleados estatutarios en ciertas situaciones, incluyendo los vendedores de tiempo completo que trabajan -principalmente- para una compañía.

Cualquier otra deducción que hayas omitido, la puedes escribir en el recuadro 14. Por ejemplo, la asistencia para el pago de matrículas, las cuotas sindicales u otros.

Recuadros del 15 – 20

En la parte inferior del formulario, encontrarás los recuadros del 15 al 20. Si tu estado lo requiere, debes escribir el número de identificación estatal en la casilla 15.

El recuadro 16 hace referencia al ingreso total del empleado que está sujeto a la retención del impuesto estatal sobre la renta, mientras que en la casilla 17 solo debes indicar el monto del impuesto estatal sobre la renta que fue retenido. Todos los ingresos que se consideren para la tributación local se colocan en el recuadro 18.

En la casilla 19, escribe el monto de las retenciones por impuestos locales. Y, por último, en el recuadro 20, el nombre específico del lugar al que están vinculados los impuestos locales.

Cómo llenar el formulario w2
Ejemplo de cómo llenar el formulario W-2

¿Eres un empleado? Cómo buscas tu W-2 en línea y qué hacer si no la encuentras

Es común que los empleadores envíen los formularios W-2 por correo o que se decanten por realizar este proceso completamente en línea. Si abres el sistema de pago en línea o el programa de recursos humanos de tu empresa, encontrarás una pestaña que contiene todos los formularios de impuestos, incluyendo el W-2.

De acuerdo a las disposiciones legales del país, los empleadores deben enviar los W-2 a finales de enero, pero si prefirieron la opción en línea, puede tomar un par de días para que los formularios se vean reflejados. En caso de que no lo consigas, pídele una copia a tu empleador o solicítalo directamente en el IRS. Si notas que te falta un formulario W-2, o se te ha perdido, es importante que te pongas en contacto con tu empleador lo antes posible. Si no recibes los formularios antes del Día de San Valentín, lo mejor es llamar al IRS.

Recuerda que el W-2 es necesario para completar tu declaración de impuestos, aunque siempre puedes llenar el formulario 4852 en caso que no lo tengas. Este formulario es el sustituto de la declaración de salarios e impuestos. Si prefieres esperar por tu W-2, considera solicitar una extensión para la declaración.

Si por casualidad recibes tu W-2 extemporáneamente y notas que su información difiere de las estimaciones que hiciste en el Formulario 4852, completa un formulario adicional (la Forma 1040X) para informarle al IRS y evitar problemas en el futuro. A esta acción se le conoce como la declaración de impuestos enmendada y es más común de lo que piensas. 

En conclusión, todo sobre la Formulario W-2

El formulario W-2 revela cómo afectan los impuestos a los ingresos anuales de los empleados. Adicionalmente, a través del W-2 los empleados pueden descubrir si van a recibir una devolución por haber pagado más impuestos de lo necesario.

Si eres un empleado y tu W-2 tiene algún error, debes notificarle a tu empleador lo antes posible. En algunos casos como, por ejemplo, errores en el nombre o en el número del seguro social, tendrás que pedir uno nuevo, ya que de lo contrario, no podrás usarlo en tu declaración de impuestos.

Si eres un empleador, recuerda que es tu obligación llenar la forma w-2 y presentarla. Para hacerlo, tienes varias opciones. Puedes descargar el formulario de la página del IRS o de un programa de nómina y rellenarla a mano, o también podrías adquirir un programa de preparación de impuestos. Este tipo de softwares es mucho más fácil de manejar y te ayudará a terminar más rápido.

Si estás confundido al respecto de cómo llenar y presentar w-2, o tienes una situación fiscal compleja, contrata a un asesor financiero. Puede que te represente un gasto extra en la actualidad, pero esta sencilla práctica fiscal te ayudará a evitar sanciones en el futuro.

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