Cómo llenar el Formulario 941 del IRS sin errores ni complicaciones

¿Tienes una empresa con empleados? Si le has estado pagando a tus trabajadores y, por ende, reteniéndoles impuestos federales sobre la renta (además de los impuestos del Seguro Social y de Medicare) estás en la obligación de informarle al Servicio de Rentas Internas (IRS o Internal Revenue Service) sobre cuánto dinero les has retenido y bajo qué concepto. Para esto, debes llenar el formulario 941 del IRS. Veamos cómo llenarlo correctamente y sin equivocaciones.

¿Qué es el Formulario 941 del IRS?

El Formulario 941 del IRS es el documento oficial que utilizan los empleadores para informarle al Servicio de Impuestos Internos lo siguiente:

  1. Cuáles son los montos que les ha retenido a los empleados trimestralmente para el pago estimado del impuesto sobre la renta.
  2. Cuáles son los pagos relacionados con el trabajo e impuestos FICA, como la cifra destinada al pago del Seguro Social y del Medicare.

Entonces, para resumir, la información que necesitas para llenar un Formulario 941 del IRS es la siguiente:

  • Los montos de las retenciones adeudadas a Medicare y a la Seguridad Social.
  • El cálculo de la parte que le corresponde pagar al empleador por concepto de impuestos FICA.
  • La retención de impuestos federales sobre la renta que se haya realizado sobre los cheques de pago de los empleados. Esta información debe coincidir con lo expuesto en el Formulario W-4.

Además de ser un formulario informativo, la Forma 941 se utiliza también para:

  • Ajustar los montos adeudados.
  • Calcular el pasivo total de los impuestos de nómina.
  • Restar los montos ya pagados para obtener un monto final, ya sea de sobrepago o de pago insuficiente.

¿Cuándo se presenta el Formulario 941 del IRS?

El Formulario 941 del IRS se presenta trimestralmente y recoge ciertos datos que están contenidos en la nómina de cada empleador. Por tanto, cada empresa deberá presentarlo un total de cuatro veces por año en estas fechas:
  • 31 de marzo para el primer trimestre del año (enero, febrero y marzo).
  • 30 de junio para el segundo trimestre del año (abril, mayo y junio).
  • 30 de septiembre para el tercer trimestre del año (julio, agosto y septiembre).
  • 31 de diciembre para el cuarto trimestre del año (octubre, noviembre y diciembre).

Nota: Si la fecha de vencimiento para la presentación del formulario coincide con un día festivo o con un día del fin de semana, la fecha se correrá al siguiente día hábil. Por ejemplo, si la fecha de vencimiento es del 30 de septiembre y cae un día sábado, podrás presentar tu Formulario 941 el lunes 2 de octubre.

Si has realizado los depósitos de los impuestos de nómina para el trimestre por completo y a tiempo, tendrás 10 días extra posteriores a la fecha de vencimiento para presentar el Formulario 941 de ese trimestre. Estas son las fechas de presentación para los comerciantes que pagan por anticipado:

  • Para el primer trimestre que finaliza el 31 de marzo, deberás enviar el formulario antes del 10 de mayo.
  • El segundo trimestre que finaliza el 30 de junio, deberás enviar el formulario antes del 10 de agosto.
  • Para el tercer trimestre que finaliza el 30 de septiembre, deberás enviar el formulario antes del 10 de noviembre.
  • Para el tercer trimestre que finaliza el 31 de diciembre, deberás enviar el formulario antes del 10 de febrero.
Recuerda: La tasa actual del Seguro Social es del 6.2% para los empleados y empleadores. Esto da un total del 12.4%. El límite salarial de la Seguridad Social cambia cada año. Este límite es el pago anual máximo sujeto al impuesto del Seguro Social. 

Por su parte, la tasa de impuestos de Medicare es del 1.45% para cada uno de los actores, es decir, empleados y empleadores. Esto nos da un total del 2.9%. No hay límites de salario máximo para el impuesto del Medicare. Y por último, los empleadores deben comenzar a retener el impuesto adicional de Medicare del 0.9% cuando los ingresos de ese empleado alcancen los $200,000 por año.

Cómo llenar el Formulario 941

¿Cómo llenar el Formulario 941 del IRS? Guía paso a paso

Antes de comenzar a llenar el formulario 941, verifica cuál es el límite máximo para la retención del Seguro Social de ese año y asegúrate de haber retenido la cantidad correcta para cada uno de tus empleados, especialmente en el caso de los que tengan mayores ingresos. Además, verifica que has incluido el impuesto adicional de Medicare (de aplicar) cuando el empleado alcance los $200,000 al año.

Advertencia: Asegúrate de usar los límites máximos de ingresos establecidos por la Seguridad Social para ese año. Para más información, no dejes de revisar información relacionada con los impuestos al salario en Estados Unidos y cuál es el porcentaje de deducción del Seguro Social.

Recuerda: Esta es una descripción general de los pasos que debes seguir para completar el Formulario 941 del IRS. Para obtener más detalles sobre este formulario y cómo llenarlo, visita las instrucciones de la forma que ha preparado el Servicio de Impuestos Internos para los contribuyentes.

Nota: El Formulario 941 es un informe trimestral. Por ende, las cifras y montos que vas a utilizar en su elaboración solo se refieren a ese trimestre específico que estás presentando. Asegúrate de marcar la casilla correspondiente a “informe trimestral” que está en la parte superior derecha del formulario.

Paso 1. Elaboración del informe y cálculo de la obligación tributaria de nómina

  • En la Línea 1, indica la cantidad total de empleados que han recibido sus remuneraciones durante el trimestre a declarar. Aquí deberás incluirlos a todos: los trabajadores que recibieron salarios, aquellos que recibieron propinas o cualquier otro tipo de compensación económica.
  • En la Línea 2, escribe la compensación imponible total que le pagaste a estos empleados durante el trimestre. Esta cifra es la misma que incluiste en tu Formulario W-2. ¡Acuérdate de totalizar el monto!
  • En la Línea 3, calcula el impuesto federal sobre la renta retenido. Recuerda que este monto es total y debe incluir todo lo que le retuviste a los empleados durante el trimestre.
  • En la línea 4 no deberás hacer nada si tus empleados tienen compensaciones económicas sujetas a los impuestos del Seguro Social o Medicare. De no ser así, marca esta casilla.

Nota: En las Líneas 5a-5e, notarás que hay dos columnas. La columna 1 está reservada para el total, mientras que en la columna 2 solo se escribe el cálculo del porcentaje de los impuestos. 

  • En la Línea 5a, columna 1, ingresa el total de los salarios imponibles de la Seguridad Social. Multiplica este monto por .124 y escribe el resultado en la columna 2. Recuerda que los salarios de la Seguridad Social tienen un límite máximo anual. Revísalo antes de rellenar este apartado. Haz lo mismo en la Línea 5b.
  • En la Línea 5c, columna 1, ingresa los salarios y las propinas imponibles tomados en cuenta para el Medicare. Este monto debe ser el total. Multiplica esta cifra por .029 y escribe el resultado en la columna 2.
  • En la Línea 5d, columna 1, ingresa los salarios y propinas sujetos al impuesto adicional de Medicare. Multiplica el monto total por 0.009 y escribe el resultado en la columna 2.
  • Para terminar, suma todas las cantidades de la columna 2 e indica el monto total en la Línea 5e.

Paso 2. Sobre las diferentes secciones de la Línea 5f

En la Sección 3121 (q) “Aviso y demanda” se indica el impuesto adeudado por las propinas no declaradas. Si el IRS determina que un empleado está recibiendo propinas no declaradas, te enviará un aviso especial. Este aviso tiene como finalidad informarle tanto al empleado como al empleador que hay un monto de impuestos FICA que no se ha enterado al fisco. Recuerda que tu empresa no es responsable de retener y pagar la parte que el empleado haya dejado de declarar.

Paso 3. Sección de ajustes. De la Línea 7 a la Línea 11

La Línea 7 es una casilla de ajustes para las fracciones de centavos. Usa el redondeo tradicional, es decir, si la cifra es menos de $0.50, redondea hacia abajo. Si es de $0.50 o más, redondea hacia arriba. Usa el signo de resta para hacer las disminuciones. Una vez hecho esto, pasa a la Línea 8, que es la casilla de ajuste por pago de enfermedad. Esta es una reducción de impuestos de Seguro Social y Medicare que se le hace al empleador en caso que un tercero haya retenido y depositado los fondos.

La Línea 9 corresponde a un ajuste por propinas y al seguro de vida global. Este es un ajuste negativo que se aplicará a la parte de impuestos FICA que no haya sido recaudada por concepto de propinas o primas de seguro de vida para ex empleados. Por último, en la Línea 11 se describirán los ajustes para actividades de investigación que crean un crédito fiscal.

Para culminar con esta sección, resta los depósitos de impuestos sobre la nómina que se efectuaron durante el trimestre declarado. Si el total de depósitos es mayor que el total de impuestos descritos en la Línea 12, tienes un sobregiro. Podrás reclamar este monto para tu próxima declaración o solicitar un reembolso, lo que prefieras. 

Si los depósitos totales son menores que los impuestos totales de la Línea 12, tienes un saldo pendiente por pagar.

Nota: En la Línea 13 deberás escribir el total de depósitos para este trimestre declarado.

Paso 4. Programa de Depósitos de Nómina

La Parte 2 del Formulario 941 del IRS corresponde al Programa de Depósitos de Nómina. Aquí deberás proporcionarle al Servicio de Rentas Internas información sobre tu calendario de pagos. Si le pagas mensualmente a tus empleados, debes ingresar la obligación tributaria pagada de cada mes del trimestre. Si pagas quincenalmente, adjunta el Anexo B: Formulario 941, que muestra la obligación tributaria de cada depósito quincenal.

En caso de que el monto total de impuestos que señalaste en la Línea 12 es inferior a $ 2,500, puedes pagar el monto adeudado en conjunto con el Formulario 941 o, si lo prefieres, depositarlo aparte. De lo contrario, deberás realizar los depósitos de acuerdo con tu calendario de pagos (de forma mensual o quincenal).

Recuerda: Esta obligación tributaria no corresponde a tus depósitos para cada trimestre, sino al impuesto total que debes pagar según la nómina bruta de cada mes. Por tanto, debe la misma que el total que se refleja en la Línea 12.

Terminando de llenar el Formulario 941 del IRS

Faltan pocos pasos para terminar de rellenar el Formulario 941 del IRS. En la Parte 3, deberás contestar ciertas preguntas relacionadas a tu negocio. En la Parte 4, señalar si el IRS está autorizado para comunicarse con la persona que preparó el Formulario 941 y que, por ende, ha sido autorizada por ti para contestar cualquier pregunta o recibir alguna información importante.

Y, por último, en la Parte 5 solo deberás firmar el formulario. Antes de enviarlo al IRS, comprueba si hay algún error, en especial en las cuentas. Recuerda que es mejor tomarse este tiempo para evaluar muy bien la información que le estás reportando al IRS, ya que esto te permitirá evitar multas y sanciones en el futuro.

¿Cómo y dónde se presenta el Formulario 941 del IRS?

Hay varias formas de presentar el Formulario 941 del IRS. La primera es electrónicamente. Para ello, podrás usar el E-File para impuestos federales. La segunda manera es a través del correo electrónico. Para pagar cualquier saldo pendiente, bastará con usar un software de cálculo de impuestos. Y la tercera forma es por medio del correo postal. Visita la lista de direcciones del IRS para verificar a dónde tendrás que enviar la información.

¿Cómo pago mis impuestos con el Formulario 941?

Si ya pagaste el total de tus impuestos de nómina del trimestre, la cuenta te dará un total de cero dólares adeudados. Pero si este no fue el resultado que obtuviste, usa el sistema de pagos electrónicos del IRS para poder pagar los impuestos pendientes.

Advertencia: Aunque puedes pagar alguna diferencia de impuestos al llenar el Formulario 941, esta no es la idea. Lo que deberías hacer es realizar tus depósitos mensuales o semestrales según el monto adeudado.

¿Puedo llenar el Formulario 944 del IRS en vez del 941?

Depende. Si percibes que tus impuestos FICA y el impuesto federal retenido por concepto de renta será de $1,000 o menos, puedes presentar tu declaración anual usando el Formulario 944 en vez de hacerlo de forma trimestral con el Formulario 941. Pero, para hacerlo, deberás enviarle una solicitud por escrito al IRS o, en su defecto, comunicarte con ellos por vía telefónica.

Sigue leyendo: ¿Qué es el payroll tax?

¿Puedo usar un servicio de nómina para completar el Formulario 941?

Nada te impide contratar un servicio de preparación de nómina para llenar el Formulario 941 del IRS. Sin embargo, recuerda que es tu responsabilidad como empleador presentar los informes de los impuestos de nómina (incluyendo este formulario) y pagar tus obligaciones a tiempo. Si el servicio que contrataste omite el pago o la presentación, el IRS no les impondrá una multa a ellos, sino a tu empresa.

Además, también te aplicará intereses de mora y, en algunos casos, podría hacerte responsable personalmente de ciertos impuestos federales que no hayas enterado.

Situación por COVID-19: Usar el Formulario 941 del IRS para pedir un aplazamiento de pago por el coronavirus

Debido a la situación de la pandemia, el IRS está permitiéndole a las empresas diferir el pago de ciertos impuestos laborales como parte de dos créditos fiscales aprobados durante la emergencia por el coronavirus. Tu empresa puede usar estos créditos tributarios de forma anticipada difiriendo la parte del empleador que está relacionada con el pago de los impuestos del Seguro Social. ¿Cuáles son estos créditos?

  • El Employee Retention Tax, que es un crédito tributario creado para animar a aquellas empresas que hayan sido afectadas por el coronavirus a seguirle pagando a sus empleados.
  • El Sick Leave and Family Leave Tax Credits, que es un crédito por licencias de enfermedad o licencias familiares. Este crédito está diseñado para ayudar a los empleadores a otorgar una licencia paga por enfermedad a los empleados que no puedan trabajar porque han sido afectados por el COVID-19, ya sea de forma personal o indirecta, es decir, que la enfermedad ha tocado a alguno de los miembros de su familia.

En este caso, puedes informarle al IRS que te estás acogiendo a cualquiera de estos créditos usando el Formulario 941. Para obtener más información sobre estos créditos fiscales o sobre cómo diferirlos, consulta la sección de preguntas frecuentes del Servicio de Impuestos Internos.

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