Cuando le pagas a tus empleados, también les retienes impuestos al salario (como los aportes del Seguro Social y Medicare), además de parte de los taxes del IRS. Y para reportar esas retenciones, necesitas saber cómo llenar el Formulario 941 del IRS.
En este artículo aprenderás a llenar el Formulario 941 en español, paso a paso y sin errores. También encontrarás el calendario de pago para la Forma 941 y las distintas modalidades de presentación.
¿Qué es la Forma 941 del IRS?
La Forma 941 también se puede utilizar para ajustar los montos adeudados y calcular cuánto se debe de impuestos de nómina (payroll tax). Es importante que la información contenida en la Forma 941 del IRS coincida con lo dispuesto en el Formulario W-4.
¿Cuándo se presenta el Formulario 941 del IRS?
El Formulario 941 del IRS se presenta un total de cuatro veces al año. Normalmente, tienes hasta el último día del mes siguiente al vencimiento de cada trimestre para enviarlo:
- Enero, febrero y marzo: hasta el 30 de abril
- Abril, mayo y junio: hasta el 31 de julio
- Julio, agosto y septiembre: hasta el 31 de octubre
- Octubre, noviembre y diciembre: hasta el 31 de enero
Ahora bien, si has realizado los depósitos de los impuestos de nómina para el trimestre por completo y a tiempo, tendrás 10 días extra posteriores a la fecha de vencimiento para presentar el Formulario 941 de cada trimestre:
- Para el primer trimestre (que finaliza el 31 de marzo) deberás enviar el formulario antes del 10 de mayo.
- Si se trata del segundo trimestre (que finaliza el 30 de junio), tendrás hasta el 10 de agosto.
- Para el tercer trimestre (que finaliza el 30 de septiembre), deberás enviar el formulario antes del 10 de noviembre.
- El cuarto trimestre (que finaliza el 31 de diciembre) se puede presentar hasta el 10 de febrero del año siguiente.
Si la fecha límite para enviar la Forma 941 del IRS coincide con un día festivo o fin de semana, se correrá al siguiente día hábil.
Cómo llenar el Formulario 941 del IRS
El Formulario 941 es un informe trimestral. Por tanto, siempre te convendrá tener a la mano los últimos tres meses de pago de tus empleados. Antes de comenzar, llena los datos de tu empresa y marca el número de trimestre declarado:
- Uno para enero, febrero y marzo
- Dos para el mes de abril, mayo y junio
- Tres para los meses julio, agosto y septiembre
- Cuatro para declarar octubre, noviembre y diciembre
Verifica también que hayas aplicado el porcentaje de deducción del Seguro Social determinado para el año en curso y, si tienes empleados que ganen más de $200,000 anuales, que les has retenido el impuesto adicional de Medicare.
1. Incluye los impuestos de nómina
- En la Línea 1, indica la cantidad total de empleados que recibieron remuneraciones durante el trimestre a declarar. Aquí deberás registrar a quienes recibieron salarios, propinas o cualquier otro tipo de compensación económica.
- Para la Línea 2, escribe la compensación imponible total pagada a tus empleados durante el trimestre. Esta cifra es la misma que incluiste al llenar el Formulario W-2. ¡Acuérdate de totalizar el monto!
- En la Línea 3, calcula el impuesto federal sobre la renta retenido. Debe ser el monto total e incluir todas las retenciones que hayas efectuado a los empleados durante el trimestre.
- La casilla de la línea 4 puede quedar en blanco si tus empleados tienen compensaciones económicas sujetas a impuestos del Seguro Social o Medicare. Si no es el caso, marca la casilla con una equis y salta hasta la Línea 6.
- En la Línea 5a, columna 1, ingresa el total de los salarios imponibles a la Seguridad Social. Multiplica ese monto por 0.124 y escribe el resultado en la columna 2. Haz lo mismo en la Línea 5b.
- Ve a la Línea 5c, columna 1 e ingresa los salarios y las propinas imponibles para el Medicare. Este monto debe ser el total. Multiplica las cifras por 0.029 y escribe el resultado en la columna 2.
- En la Línea 5d, columna 1, ingresa los salarios y propinas sujetos al impuesto adicional de Medicare. Multiplica la suma total por 0.009 y escribe el resultado en la columna 2.
- Para terminar, suma todas las cantidades de la columna 2 e indica el monto total en la Línea 5e.
2. Informa sobre las propinas no declaradas
En la Sección 3121 (q) “Aviso y demanda” se debe indicar el impuesto adeudado por las propinas no declaradas (de aplicar). Si el IRS determina que un empleado ha recibido propinas que no declara, te enviará un aviso especial.
Este aviso tiene como finalidad informar tanto al empleado como al empleador de que parte de los impuestos FICA no se ha enterado al fisco. Tu empresa no es responsable de retener y pagar la parte que el empleado haya dejado de declarar.
3. Redondea los centavos
De la Línea 7 a la 10 encontrarás las casillas para ajustar las fracciones. Usa el redondeo tradicional para el cálculo: si la cifra es menor a $0.50, redondea hacia abajo. Si es de $0.50 o más, redondea hacia arriba.
4. Calcula cuánto debes pagar
Hazlo completando desde la Línea 11a hasta la 15 con el monto de los créditos, deducciones y sobregiros a tu favor. Cuanto termines de sumar las cantidades, descubrirás si pagaste de más (y te corresponde una devolución de impuestos) o si le debes al IRS.
5. Indica cada cuánto pagas la nómina
La Parte 2 del Formulario 941 del IRS corresponde a la nómina. Aquí deberás proporcionar información sobre tu calendario de pagos o payroll. Si pagas quincenalmente, tendrás que llenar también el Anexo B del Formulario 941.
6. Contesta algunas preguntas y firma el formulario
Para terminar de llenar el Formulario 941 en español, contesta las preguntas del cuestionario (Parte 3), registra la persona autorizada para comunicarse con el IRS (Parte 4) y firma la forma (Parte 5). No te olvides de poner la fecha y de revisar todos los montos antes de enviarlo.
Cómo presentar el Formulario 941 del IRS
Hay varias formas de presentar el Formulario 941 del IRS. La primera, que también es la más rápida y sencilla, es electrónicamente. Simplemente, usa cualquiera de los programas para hacer taxes aprobados por el IRS.
Si declaras electrónicamente, puedes hacer un pago al IRS a través del EFTPS (Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales). Si lo haces en papel, tienes la opción de pagar en línea o enviar el cheque en conjunto con el Formulario 941 a las siguientes direcciones:
| Dónde enviar la Forma 941 | ||
| Para | Con cheque | Sin pago |
| Empleadores residenciados en Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, California, Colorado, Florida, Hawaii, Idaho, Iowa, Kansas, Louisiana, Minnesota, Mississippi, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, New Mexico, North Dakota, Oklahoma, Oregon, South Dakota, Texas, Utah, Washington, Wyoming | Internal Revenue Service P.O. Box 932100 Louisville, KY 40293-2100 |
Department of the Treasury Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0005 |
| Empleadores residenciados en Connecticut, Delaware, District of Columbia, Georgia, Illinois, Indiana, Kentucky, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, New Hampshire, New Jersey, New York, North Carolina, Ohio, Pennsylvania, Rhode Island, South Carolina, Tennessee, Vermont, Virginia, West Virginia, Wisconsin | Internal Revenue Service P.O. Box 806532 Cincinnati, OH 45280-6532 |
Department of the Treasury Internal Revenue Service Kansas City, MO 64999-0005 |
| Empleadores no residenciados en ningún estado | Internal Revenue Service P.O. Box 932100 Louisville, KY 40293-2100 |
Internal Revenue Service P.O. Box 409101 Ogden, UT 84409 |
| Organizaciones y entidades especiales, gubernamentales o exentas que estén en cualquier estado de USA | Internal Revenue Service P.O. Box 932100 Louisville, KY 40293-2100 |
Department of the Treasury Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0005 |
¿Cuándo se paga la Forma 941 del IRS?
Aunque el Formulario 941 se presenta trimestralmente, los depósitos se deben realizar de manera mensual, quincenal o trimestral siguiendo estas reglas:
- Depósito mensual. Aplica si declaraste $50,000 o menos con tu 941 durante el año anterior. La fecha de vencimiento siempre será el 15 del mes siguiente de nómina.
- Pagos quincenales. Si sobrepasas los $50,000 declarados, te toca pagar cada dos semanas. El vencimiento dependerá de tu día de nómina. Si, por ejemplo, pagas los martes, tendrás hasta el siguiente martes para hacer el depósito.
- Depósitos trimestrales. Puedes depositar el dinero adeudado junto a tu Formulario 941 siempre que en el anterior hayas declarado una obligación menor a los $2,500.
Hay una excepción denominada “depósito del día siguiente”. El empleador está obligado a depositar el día siguiente de haber hecho el pago de nómina (y no mensual, quincenal o trimestralmente) cuando haya acumulado $100,000 o más en retenciones y aportes.
¿Puedo llenar el Formulario 944 del IRS en vez del 941?
Solo si los impuestos totales dan $1,000 o menos. Si este es tu caso y el IRS te autoriza previamente, podrás presentar una declaración anual usando el Formulario 944 en vez de la forma trimestral 941.
¿Puedo usar un servicio de nómina para completar el Formulario 941?
Sí, puedes utilizar un servicio de preparación de nómina para llenar el Formulario 941 del IRS. Sin embargo, será tu responsabilidad como empleador presentar los informes de los impuestos de nómina (incluyendo este formulario) y pagar tus obligaciones a tiempo.
¿Cuándo se pagan las planillas del cuarto trimestre?
Depende de la modalidad de pago que te toque. Tendrás que pagar una parte en diciembre y otra en enero si depositas quincenalmente, el 15 de enero si lo haces mensualmente o cuando presentes la Forma 941 (solo cuando la obligación tributaria es menos a los $2,500).
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