Cómo llenar el Formulario 1096

Cómo llenar el Formulario 1096|Forma 1096
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Si tu empresa en USA ha contratado varios servicios independientes durante el año fiscal a declarar, necesita presentar un resumen anual de todos ellos para evitar sanciones y multas. De ahí que sea clave saber cómo llenar el Formulario 1096 del IRS.

Pero, no te preocupes. En este artículo, te explicaremos cómo completar la Forma 1096 en español y paso a paso. También te diremos quiénes deben presentar el Formulario 1096, cuándo hacerlo y cómo corregir los errores.

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Forma 1096

Extraído de TaxUni.

¿Qué es el Formulario 1096 del IRS?

El Formulario 1096 del IRS es un resumen informativo que deben presentar las empresas que envían Formularios 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 o W-2G por correo postal. En sí, el informe contiene todos los pagos anuales hechos a contratistas independientes.

Veamos cómo funciona la Forma 1096 para entenderlo mejor. Supongamos que tu empresa hizo dos pagos a trabajadores por cuenta propia en 2022: $2,500 a Pedro por concepto de publicidad y $1,500 a Juan por reparaciones en el local comercial.

Ante este escenario, tienes dos opciones: enviar un Formulario 1099-MISC (tanto al IRS como a cada uno de los contratistas) o notificar cuánto pagaste por esos servicios independientes usando el Formulario 1099-NEC.

Independientemente de la opción que elijas, podrás usar la Forma 1096 al cerrar el año para informar al IRS cuánto, cuándo y a quién le pagaste. Eso sí: debes enviar un Formulario 1096 por cada tipo de forma que hayas preparado (y que desees resumir).

Por ejemplo, si enviaste siete Formularios 1099-MISC y dos 1099-R (para pagos de jubilación), necesitas llenar una Forma 1096 que resuma todos los 1099-MISC y un segundo Formulario 1096 para el contenido de los dos 1099-R.

¿Quién debe llenar el Formulario 1096?

El Formulario 1096 está destinado a los propietarios de los negocios y empresas que hayan emitido uno o más de los siete tipos de declaraciones de información al IRS en formato físico (es decir, las Formas 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 o W-2G).

Si el número de declaraciones emitidas no supera las 250, puedes enviarlas todas en línea o por correo postal usando el Formulario 1096. Pero, si has hecho más de 250 declaraciones, solo podrás presentar la información de forma electrónica.

¿Dónde puedo conseguir la Forma 1096?

Puedes conseguir tu propio formulario en blanco visitando la página web oficial del IRS. También encontrarás formas del IRS para completar en las papelerías o a través de cualquier programa para hacer taxes.

Como el IRS digitaliza los Formularios 1096 que recibe, la agencia requiere que las empresas envíen sus formularios en el formato original, usando siempre documentos oficiales escaneables. Por ende, no se aceptan fotocopias de los documentos originales.

¿Cómo llenar el Formulario 1096 del IRS?

Ahora que ya tienes tu copia en blanco, es momento de llenar el Formulario 1096 del IRS correctamente. Aquí te dejamos una guía paso a paso para que sepas cómo hacerlo sin cometer ningún tipo de equivocación.

  • Escribe el nombre de tu empresa y su dirección, el nombre completo de la persona de contacto y cualquier otra información relevante, como el email del representante de la compañía y su número de teléfono o de fax.
  • Coloca el número de identificación del empleador (EIN o Employer Identification Number) en la casilla número 1 o, de no tenerlo, tu número de Seguro Social en la casilla número 2.
  • En el cuadro 3, ingresa el número total de formas a incluir en este Formulario 1096. Recuerda que deben ser del mismo tipo, así que te conviene clasificarlas antes de ponerte a llenar el documento.
  • Para el cuadro 4, ingresa el impuesto federal sobre la renta total que has retenido (si aplica). Básate en los formularios que estás resumiendo para hacer el cálculo. Si no retuviste ningún monto por impuesto federal sobre la renta, escribe cero.
  • En el cuadro 5, ingresa el monto total de los pagos reportados en todos los formularios adjuntos, por ejemplo, la suma de los Formularios 1099-MISC.
  • Para finalizar, dirígete al cuadro 6 y marca con una equis (X) el tipo de formulario que estás adjuntando al 1096. Por ejemplo, si se trata de Formularios 1099-MISC, te corresponde el segundo cuadro de la segunda fila (de izquierda a derecha).

No te olvides de firmar el Formulario 1096, además de revisar que los montos no contengan errores.

¿Dónde enviar la Forma 1096?

Si no quieres declarar en línea, debes enviar el Formulario 1096 por correo postal acompañado con todas las Copias A de las declaraciones resumidas a las siguientes direcciones del IRS:

Dónde enviar el Formulario 1096
Según estado de residencia Direcciones del IRS
Alabama, Arizona, Arkansas, Delaware, Florida, Georgia, Kentucky, Maine, Massachusetts, Mississippi, New Hampshire, New Jersey, New Mexico, New York, North Carolina, Ohio, Texas, Vermont, Virginia Internal Revenue Service
Austin Submission Processing Center
P.O. Box 149213
Austin, TX 78714
Alaska, Colorado, Hawaii, Idaho, Illinois, Indiana, Iowa, Kansas, Michigan, Minnesota, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, North Dakota, Oklahoma, Oregon, South Carolina, South Dakota, Tennessee, Utah, Washington, Wisconsin, Wyoming Department of the Treasury
Internal Revenue Service Center
P.O. Box 219256
Kansas City, MO 64121-9256
California, Connecticut, District of Columbia, Louisiana, Maryland, Pennsylvania, Rhode Island, West Virginia Department of the Treasury
Internal Revenue Service Center
Ogden, UT 84201

¿Cuándo se debe presentar el Formulario 1096 del IRS?

La fecha de vencimiento para presentar la mayoría de las declaraciones informativas del IRS, incluyendo el Formulario 1096, es el 28 de febrero del año siguiente al declarado. No obstante, hay algunas excepciones.

Todo dependerá del tipo de formas que anexes al 1096. Algunas vencen antes (31 de enero) y otras después (31 de mayo). Utiliza las fechas límite de los formularios a resumir como guía para declarar a tiempo ante el IRS.

Si la fecha de vencimiento del Formulario 1096 cae sábado, domingo o feriado; no te preocupes: tendrás hasta el siguiente día hábil para enviarlo.

¿Cómo usar el Formulario 1096 en la declaración de impuestos estatales?

Algunos estados les piden a los contribuyentes que presenten un resumen de sus Formularios 1099 a través de la Forma 1096, como, por ejemplo, Montana. No obstante, esta no suele ser una regla.

Para saber si necesitas llenar también una Forma 1096 en tus impuestos estatales, comunícate con las autoridades fiscales de tu estado de residencia.

¿Cómo corregir la Forma 1096 del IRS?

Si notas que has cometido algún error mientras llenas el Formulario 1096, debes corregirlo de inmediato tanto ante el IRS como ante los demás destinatarios.

Cuando realices una corrección, asegúrate de completar toda la información y también de tener en cuenta estas recomendaciones:

  • No recortes, ni separes las páginas sin llenar del formulario. Deben estar todas las secciones, incluso si no están completas.
  • Olvídate de las grapas para adjuntar documentos y comprobantes al Formulario 1096. No están permitidas.
  • No envíes las declaraciones corregidas al IRS si cometiste un error en tus impuestos estatales o locales. En ese caso, comunícate con el departamento de impuestos de tu estado o ciudad para pedir información sobre las correcciones.

¿Para qué sirve la Forma 1096 del IRS?

El Formulario 1906 es una declaración informativa que se utiliza para resumir el contenido de los Formularios 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 o W-2G que se hayan emitido y enviado durante el año fiscal a declarar, es decir, todos los pagos realizados a contratistas.

¿Quiénes deben llenar el Formulario 1096 del IRS?

Todas las empresas envían Formularios 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 o W-2G por correo postal. Si tu compañía ha enviado 250 o más declaraciones, solo podrás llenar la Forma 1096 en línea.

¿Qué pasa si cometo un error al llenar el Formulario 1096?

Si te equivocas al llenar la Forma 1096, debes corregir el error lo más pronto posible tanto para el IRS como para los demás destinatarios. Recuerda llenar un Formulario 1096 para cada tipo de declaración a corregir.

¿Debo enviar los Formularios 1096 y 1099 juntos?

Si eres propietario de una pequeña empresa, es probable que debas enviar el Formulario 1096 al presentar tus 1099. Si envías los Formularios 1099 por correo postal, tendrás que llenar la Forma 1096 y enviarla junto con la Copia A de las 1099.

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Sobre el autor

Jessica es abogado corporativo y especialista en finanzas, realiza investigaciones a diario para acercarte a la seguridad y libertad financiera (aunque apenas estés comenzando). Sus +600 artículos publicados en Créditos en USA —y su propia experiencia como migrante— ya han ayudado a miles de hispanos en Estados Unidos.

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