Cómo llenar el Formulario 1096

El 1096 es un formulario de impuestos excepcional que resume lo contenido en los Formularios 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 o W-2G que le hayas enviado a distintos destinatarios durante el año fiscal a declarar. Ahora bien, solo debe completarse siempre que tu empresa presente sus impuestos en físico, es decir, en formato papel. Conoce a continuación cómo llenar el Formulario 1096.

Si tu compañía suele hacer los envíos al Servicio de Rentas Internas (IRS o Internal Revenue Service) de forma electrónica, no estás en la obligación de completarlo. De todas formas, te dejaremos una pequeña guía paso a paso para que sepas cómo llenar el Formulario 1096 para que no cometas ningún tipo de equivocación.

Pero primero, ¿qué es el Formulario 1096 del IRS?

El Formulario 1096 del IRS se denomina “Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Returns” (resumen anual y transmisión de devoluciones de información de EE. UU.) y, como su nombre lo indica, se emplea para proporcionarle un resumen detallado al IRS sobre uno de los siete tipos de declaraciones que las empresas le envían al departamento de impuestos en papel. En sí, el Formulario 1096 contiene información sobre ciertos tipos de transacciones, como su monto y la entidad o persona a quienes se les ha pagado esa cifra de dinero.

Pongamos un ejemplo para verlo con más claridad. Supongamos que tu empresa le paga a dos contratistas independientes por un trabajo realizado en el mismo año fiscal. Al primero, le entregas $2,500 por concepto de publicidad y al segundo $1,500 por reparaciones en el local comercial. Ante este escenario, tienes dos opciones: enviarle un Formulario 1099-MISC al IRS y a cada uno de los contratistas o notificar la cantidad de dinero que le pagaste a quienes no son tus empleados a través del Formulario 1099-NEC. Con el Formulario 1096 podrás realizar un resumen de la información contenida en los formularios 1099-MISC o 1099-NEC que hayas emitido en ese año fiscal.

Nota: Debes enviar un Formulario 1096 por cada tipo de forma que hayas preparado. Por ejemplo, si preparaste y enviaste siete Formularios 1099-MISC y dos Formularios 1099-R (para pagos de jubilación), necesitas llenar un Formulario 1096 que resuma todos los 1099-MISC y un segundo 1096 para resumir el contenido de los dos Formularios 1099-R.

Recuerda: Cada vez que le envíes un Formulario 1096 al IRS necesitarás adjuntar todas las copias “A” de cada declaración que hayas incluido.

¿Quién debes llenar el Formulario 1096?

Cómo llenar el Formulario 1096

El Formulario 1096 está destinado a los propietarios de los negocios y empresas que hayan emitido uno o más de los siete tipo de declaraciones de información al IRS en formato físico. Por eso, si presentas esta información de forma electrónica, aún cuando hayas emitido alguno de estos formularios de información, no necesitarás completar el Formulario 1096.

Recuerda: Si el número de declaraciones de información que emites alcanza o supera las 250, debes enviar tus papeles a través de la plataforma en línea. Si no llegas a este número de formas anuales, tienes dos opciones: presentarlas por correo postal o por medio de la plataforma electrónica, como prefieras.

¿Dónde puedo conseguir la forma 1096?

Como el IRS digitaliza los Formularios 1096 que recibe, la agencia requiere que las empresas envíen sus formularios en original, usando documentos oficiales escaneables. Por ende, no se aceptan fotocopias de los documentos originales. Podrás conseguir tu propio formulario visitando la página web oficial del IRS. Si lo prefieres, también podrás encontrar formularios en blanco en las tiendas de suministros de oficina o a través del software que usa tu empresa para la preparación de los impuestos.

¿Cómo llenar el Formulario 1096 del IRS?

Ahora que ya tienes tu copia en blanco del Formulario 1096 del IRS, es hora de llenarla correctamente. ¿Cómo hacerlo? Vamos a verlo paso a paso:

  1. Primero, ingresa el nombre de tu empresa y su dirección, el nombre y apellido de la persona de contacto y cualquier otra información relevante, como la dirección del correo electrónico del representante de la empresa, su número de teléfono y número de fax.
  2. Ahora, ingresa el número de identificación del empleador (EIN o Employer Identification Number) en la casilla número 1 o, de no tenerlo, tu número de Seguro Social en la casilla número 2.
  3. En el cuadro 3, ingresa el número total de formas que incluirás en este Formulario 1096. Recuerda que todas deben ser del mismo tipo, así que te conviene clasificarlas antes de ponerte a llenar tus 1096.
  4. En el cuadro 4, ingresa el impuesto federal sobre la renta total que has retenido. Básate en los formularios que estás resumiendo para hacer el cálculo. Si no retuviste ningún monto por concepto de impuesto federal sobre la renta, rellena el cuadro con un cero.
  5. En el cuadro 5, escribe el monto total de los pagos reportados en todos los formularios que estás enviando, por ejemplo, la suma total de todos los Formularios 1099-MISC.
  6. Para finalizar, dirígete al cuadro 6 y marca con una equis (X) el tipo de formulario que estás adjuntando al 1096. Por ejemplo, si se trata de Formularios 1099-MISC, marca con una equis el segundo cuadro de la segunda fila. (De izquierda a derecha).

¿Dónde enviar la forma 1096?

Para saber a dónde debes enviar el Formulario 1096, ingresa en la página web del IRS y selecciona la dirección más cercana a tu estado. Nota que también encontrarás un listado de direcciones en la segunda parte de la página tres del Formulario 1096 en PDF.

Recuerda: Debes enviar el Formulario 1096 por correo postal acompañado con todas las Copias A de las declaraciones resumidas.

¿Cuándo se debe presentar?

La fecha de vencimiento para presentar la mayoría de las declaraciones del IRS, incluyendo el Formulario 1096, es el 28 de febrero del año posterior al año fiscal declarado. No obstante, esta fecha podría variar.

Algunas devoluciones de información y Formularios 1096 se deben enviar desde el 31 de enero hasta el 31 de mayo del año posterior al período fiscal declarado. Para saber cuándo presentar tu Formulario 1096 del IRS, visita la sección de instrucciones generales del departamento de impuestos.

Nota: Recuerda que debes enviarle también a los contratistas independientes y a tus empleados sus copias 1099, entre otras, antes del 31 de enero del año de la declaración para que puedan preparar sus impuestos.

Recuerda: Si la fecha de vencimiento cae un día sábado, domingo o feriado, se correrá al día hábil siguiente.

¿Cómo usar el Formulario 1096 en la declaración de impuestos estatales?

Algunos estados le piden a los contribuyentes que presenten un resumen de sus formularios 1099 a través de un Formulario 1096, como, por ejemplo, Montana. No obstante, esta no suele ser una regla. Para saber si necesitarás un Formulario 1096 en la presentación de tus impuestos estatales, comunícate con las autoridades fiscales de tu estado de residencia.

¿Cómo corregir la forma 1096 del IRS?

Si notas que has cometido algún error mientras llenas el Formulario 1096 o en cualquier otra declaración de información federal, debes corregirlo de inmediato tanto ante el IRS como ante los demás destinatarios. Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo subsanar los errores, no dejes de visitar la sección de información que ha preparado el IRS para los contribuyentes.

En resumen

Tal como se dijo anteriormente, el Formulario 1906 del IRS es un tipo de declaración de información que se utiliza para resumir el contenido de los Formularios 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 o W-2G que hayas emitido en el año fiscal a declarar.

Este formulario se utiliza solo cuando el contribuyente presenta estas declaraciones en un formato físico, es decir, por correo postal. Si el contribuyente se decanta por efectuar sus declaraciones en línea, no debe llenar el Formulario 1096.

Antes de completar el formulario, lo mejor es separar cada declaración por su tipo. Esto te permitirá llenar un Formulario 1096 por cada tipo de declaración que hayas preparado. Recuerda que el 1096 incluirá los montos totales de lo que pagaste y lo que le retuviste a esas personas.

Nota: Si emites 250 declaraciones anuales o más, deberás presentar tu documentación en línea. Si no alcanzas este número, tienes la opción de presentar tus impuestos en papel o electrónicamente.

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