Una factura o invoice (en inglés) es un documento comercial donde se registra y se detalla una transacción que se ha llevado a cabo entre un comprador y un vendedor. A continuación te enseñamos cómo hacer un invoice.
Tabla de contenidos
Cómo hacer un invoice: Una guía paso a paso
Para saber cómo hacer un invoice desde cero, deberás seguir los pasos que presentamos a continuación y asegurarte que el documento incluya toda la información importante.
1. Crear un encabezado de factura con la información de tu negocio
En la parte superior de la factura debes agregar la información de tu negocio. Incluye el nombre de tu empresa (si eres un trabajador autónomo podría ser tu nombre completo), la dirección de tu empresa, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Si tu empresa tiene un logotipo, inclúyelo en el encabezado también.
2. Incluye los datos de contacto de tu cliente
A continuación, agrega todos los datos de contacto de tu cliente. Asegúrate de indicar la persona de contacto correcta para recibir la factura. Indica la dirección de la empresa, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.
3. Establece el número de la factura
Cada factura que envíes debe incluir un número único para ayudarte a realizar el correcto seguimiento de las facturas y agilizar tu proceso de cobranza. Elige un sistema de numeración de facturas que funcione y sea consistente para evitar confusiones.
La forma más fácil de numerar las facturas es comenzar tu primera factura como Factura 1 y contar a partir de ahí. También debes incluir la fecha de emisión de la factura.
4. Especifica tus condiciones de pago
Es importante que tu factura especifique claramente cuándo y cómo esperas que los clientes te paguen. Incluye una fecha de vencimiento de la factura. Es común entre los autónomos utilizar un ciclo de facturación de 30 días. Es decir, si emites una factura el 1 de abril, el pago se vence 30 días después, el 1 de mayo. También debes incluir información sobre los métodos de pago que aceptes, por ejemplo, tarjeta de crédito, cheque, PayPal, etc. Si cobras cargos por mora, describe claramente las condiciones en la factura.
Es recomendable discutir todos los términos de pago con el cliente cuando se registra por primera vez, de esta forma no se sorprenderá cuando envíes tu primera factura.
5. Incluye una lista detallada de servicios o productos
Para ser lo más transparente posible, es importante incluir una lista detallada de los servicios prestados o los productos vendidos durante el período de facturación. La forma más fácil de hacerlo es presentando esta información en forma de tabla con columnas, incluyendo:
- Productos
- Servicios prestados
- Fecha
- Cantidad / Horas
- Valore
- Subtotal
6. Enumera los impuestos aplicables
Los impuestos que cobras a los clientes variarán según tu ubicación y el tipo de negocio. Debes asesorarte bien en este sentido, lo ideal es solicitar información a un contador, administrador o especialista tributario.
7. Considera la posibilidad de añadir notas
Aunque no es necesario, puedes añadir una nota al final de tu factura con un mensaje amistoso de agradecimiento hacia tu cliente. No sólo es bueno para la marca, la cortesía y un simple gesto de agradecimiento pueden ayudar a que te paguen más rápido.
Cómo hacer un invoice gratis
Para hacer un invoice de forma gratuita, crea tu propia factura utilizando Microsoft Word, Microsoft Excel o Google Docs. Puedes utilizar una plantilla de factura prefabricada ofrecida por el programa que elijas, o puedes crear tu propia factura desde cero.
¿Cuál es el formato adecuado para una factura?
A continuación te explicamos el formato correcto de una factura e incluimos una imagen para tu orientación:
- La información de tu negocio aparece en la parte superior de la factura como una cabecera.
- Posteriormente, los detalles de facturación del cliente aparecen claramente debajo de la información de tu negocio.
- Además de los detalles de facturación del cliente, incluye un número de factura, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento del pago.
- Asegúrate de que el total de la factura aparezca en negrita en la parte superior de la factura, para que los clientes puedan ver fácilmente lo que le deben pagar.
- Incluye una lista detallada de los productos o los servicios prestados, con una breve descripción, el costo, la cantidad o las horas y un subtotal.
- Incluye la cantidad total que se debe en la parte inferior de la factura, junto con los impuestos aplicables.
¿Cómo hacer un invoice en Microsoft Word?
Microsoft Word ofrece plantillas de facturas fáciles de usar y de aspecto profesional con las que puedes crear tu primera factura. Si estás familiarizado con el software, éste puede ser un buen punto de partida si no estás acostumbrado a crear facturas. No es tan eficiente y automatizado como las herramientas de facturación online, pero es un buen primer paso.
A continuación te explicamos cómo crear facturas en Microsoft Word:
- En Word, haz clic en el menú Archivo y selecciona Nueva Plantilla.
- Utiliza la barra de búsqueda en la esquina superior derecha y busca «Factura».
- Selecciona la Plantilla de factura que te gustaría usar entre las opciones que se ofrecen.
- Personaliza el encabezado con la información y el logotipo de tu empresa.
- Incluye los datos de contacto de tu cliente.
- Describe claramente el número de la factura, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento y las condiciones de pago.
- Detalla todos los productos o servicios ofrecidos al cliente, con descripciones, cargos por artículo, impuestos y subtotales.
- Incluye el monto total adeudado por la factura, en negrita.
- Incluye un pie de página con cualquier nota que desees añadir, como un breve mensaje de agradecimiento.
¿Cómo hacer un invoice profesional?
Para hacer una factura profesional, puedes comprar un software de facturación online. El software de facturación te ofrece más opciones y más apoyo para crear y hacer el seguimiento de tus facturas.
Algunos de los beneficios de los sistemas de facturación online son:
1. Más opciones de personalización
El software de facturación te ofrece más opciones de personalización que pueden ayudar a establecer tu identidad de marca. Puedes personalizar las fuentes y los esquemas de color, cambiar el estilo de tu factura e incluir logotipos.
2. Una facturación más fácil y pagos más rápidos
La información de facturación de tus clientes se almacena en el sistema y los números de factura se generan automáticamente, de modo que puedes crear facturas más rápido con un software de facturación on line. Esta herramienta también permite que los clientes paguen directamente la factura; por lo tanto, puedes recibir el pago más rápido.
3. Rastrea tus ventas
El software de facturación guarda todas tus facturas y ofrece un tablero que te ayuda a rastrear fácilmente tus ventas. Podrás ver tus facturas pagadas, pendientes y vencidas en un solo lugar.
4. Acceso desde cualquier lugar
Los sistemas de facturación online te permiten acceder a tus facturas desde cualquier lugar, ya que no se guardan en un dispositivo específico. Puedes acceder a tu cuenta para crear una factura o registrar un pago desde tu casa, tu dispositivo móvil o la oficina.
5. Mayor seguridad
La facturación online ofrece la protección añadida de la encriptación de datos que mantiene toda la información de tu negocio y de tus clientes segura. La mayoría de las herramientas online son más seguras que el almacenamiento de datos de facturación en el ordenador.
6. Informes simplificados
El software de contabilidad online ofrece la posibilidad de generar rápidamente informes con los cuales podrás obtener una visión clara y rápida de las finanzas de tu empresa. Puedes comparar tus ventas a lo largo de diferentes períodos y supervisar fácilmente las facturas por cobrar.
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