Dando una factura detallada a tus clientes evitarás malentendidos, tanto para ti como para ellos. No obstante, para eso debes saber cómo hacer un invoice correctamente. Si no sabes hacerlo, no te preocupes, aquí te enseñamos todo lo que necesitas saber.
¿Qué es un invoice?
En específico, una factura estipula las condiciones o circunstancias en las que se está realizando las ventas. Es decir, quién es el cliente, qué es lo que se está vendiendo, cuál es su precio y cómo debe realizarse el pago.
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A través de la emisión de facturas, puedes tener un control financiero y contable óptimo. Utilizándose podrás tener un registro de todas las ventas realizadas, conocer quiénes son los clientes que están por pagar y facilitar el proceso de declarar impuestos.
¿Cómo hacer un invoice?
Lo primero que debes conocer si no tienes conocimiento sobre cómo hacer un invoice, son los detalles de la venta del producto o servicio que estás dando al comprador, así como las condiciones de la misma. Una vez tengas eso, sigue estos pasos:
1. Conoce las partes de una factura
En Estados Unidos, las facturas son obligatorias en transacciones comerciales y si son solicitadas por el comprador. Según el Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR por sus siglas en inglés), el pago se basa en una factura adecuada.
A pesar de no tener una regulación estricta en este sentido, las facturas son un registro necesario al momento de hacer taxes. En ese sentido, el FAR, en la sección 32.905, indica que una factura adecuada y vinculante debe tener los siguientes elementos:
- Nombre y dirección de la empresa o contratista.
- Fecha y número de factura (la fecha debe coincidir en lo posible con la fecha de envío o entrega).
- Número de contrato o autorización de bien o servicio entregado, esto incluye el número de pedido o en tal caso, número de orden de compra (PO).
- Descripción del bien/servicio (cantidad, unidad de medida si aplica, precio unitario y el saldo total a pagar)
- Condiciones de pago y envío, lo que incluye la fecha de envío, número del mismo y otros detalles como el peso del paquete si aplica.
- Nombre y dirección de a quién le será enviado el pago. (Debe ser el mismo del contrato).
- Número de Identificación del Contribuyente (TIN por sus siglas en inglés) si así lo requiere la agencia correspondiente.
- Datos personales y de contacto de la persona a notificar en caso de una factura errónea o defectuosa.
2. Diseña un invoice profesional
Debes seleccionar un formato de factura que sea legible y fácil de entender. Una vez hayas seleccionado un diseño profesional, es necesario que lo personalices con el logo de tu empresa o marca en el encabezado. También deberás agregar lo siguiente:
- Nombre completo de la empresa o el tuyo si eres trabajador por cuenta propia.
- Número de teléfono
- Dirección postal
- Dirección de correo electrónico
De esa forma, colocarás a disposición de tu cliente la información necesaria para identificar tu empresa, contactarte y realizar el pago correspondiente a la factura que estás enviando.
En algunos casos, dependiendo de las leyes regionales o estatales que apliquen por tu estado de residencia, será necesario que coloques el TIN de tu empresa en esta sección del encabezado.
3. Ingresa los datos del cliente
Luego del encabezado, deberás ingresar todos los datos necesarios sobre tu cliente, esto incluye su nombre completo y dirección, de envío o postal. En caso de ser un nuevo cliente, te recomendamos solicitar información de contacto como:
- Número de teléfono
- Dirección de correo electrónico
4. Indica la información de la factura
Cuando se dice información de la factura se hace referencia a la fecha de emisión de la factura, de vencimiento y el número único de la factura, el cual puede tener alguna de estas características:
- Ser un número secuencial. Por ejemplo: 0001, 0002, 0003
- Incluir en el código de cliente único si lo tienes
- Tener la fecha al comienzo del número de invoice
- Ser una combinación de la fecha de emisión o envío y el código del cliente
Lo importante aquí es que el número de la factura permita realizar un seguimiento y registro adecuado de las facturas, algo que beneficia sobre todo al declarar taxes. Ahora bien, en esta sección debes colocar también el número de contrato o PO.
5. Describe cada producto o servicio
Lo más común en este paso es que se realice una tabla con la descripción de los productos o servicios que han sido dados al cliente. En dicha tabla deberás colocar estos datos:
- Lista detallada de bienes/servicios vendidos o prestados
- Las unidades de cada uno
- Precio unitario
- Tasa que aplica según el producto/servicio o use tax
- Monto parcial a pagar
De esta forma, es más fácil que tu cliente conozca cuáles son los montos a pagar por cada servicio/producto y realice una corrección o el pago correspondiente de manera eficaz.
6. Especifica las condiciones de pago
Después de detallar los servicios o productos, es necesario que especifiques los impuestos a incluir en la compra. Ten en cuenta que cada estado o región pueden colocar, sustituir o levantar tasas impositivas a determinados productos, servicios y tipos de negocio.
Ya especificados los montos que se gravan del invoice y restados los descuentos de la compra (si aplican) debes realizar los cálculos pertinentes. Una vez hecho eso, tienes que poner el precio total a pagar por el cliente en la parte inferior de la tabla.
7. Coloca los detalles de impuestos y el saldo total a pagar
Es necesario que al realizar un invoice en español o en cualquier otro idioma, detalles cuáles son las condiciones del pago. Es decir, las especificaciones que debe considerar el cliente al pagar, entre las que debes incluir:
- La fecha deseada y límite para la realización del pago.
- Los métodos de pago disponibles por la empresa, ya sea tarjetas de crédito y débito, cheques, entre otros.
- Monedas aceptadas por la empresa (sobre todo en transacciones internacionales).
- Sanciones a aplicar en caso de que el cliente no cumpla con la fecha de pago.
- Información de pago
- Otras condiciones que apliquen, como lo pueden ser garantías, del servicio, descuentos al realizar pagos anticipados o término de pago si se tiene un método predilecto.
8. Agrega una nota si es necesario
La mayoría de las facturas tienen una sección final de notas. Puedes utilizarla para ingresar un agradecimiento al cliente, una invitación, dejar una reseña o notificarle sobre nuevos productos, ofertas o descuentos.
Otra opción que tienes es utilizar esta sección para explicar algún detalle de la factura que pueda prestarse para una confusión. Por ejemplo, un descuento, una tasa impositiva o una tarifa extra aplicada al monto total, así como las condiciones de devoluciones o reclamos.
Herramientas para hacer invoice gratis
Si te parece complicado realizar una factura desde cero, no te preocupes. Aquí te explicamos cómo hacer un invoice gratis y sencillo. Para ello, solo debes utilizar una de estas herramientas para hacer facturas:
- Microsoft Word y Excel: En ambos programas debes seleccionar realizar “Nuevo” documento, hacer click en la sección de “Facturas” y seleccionar la plantilla que más se adapte a lo que necesitas. Luego de eso, debes personalizarla.
- Google Doc: Con este programa puedes hacer facturas gratis y en línea. El proceso es similar al de Word, comienzas un nuevo documento y eliges la plantilla correspondiente al invoice.
- Canva: La versión gratuita de Canva tiene una gran variedad de plantillas para que realices tu factura y la personalices en función a lo que necesitas.
- FreshBooks: A través de esta plataforma puedes personalizar plantillas de facturas y descargarlas en diferentes formatos, como Word, PDF o G-Suite.
- Invoice Home: Es un programa específico para diseñar facturas, recibos de pago, entre otros documentos comerciales de este tipo. Puedes seleccionar entre 100 plantillas, ingresar tus datos y descargar de forma gratuita.
- Invoice Simple: Es otra plataforma que permite seleccionar una plantilla de invoice, personalizarla y descargarla gratuitamente.
¿Cómo realizar facturas profesionales?
Ahora bien, si lo que deseas es realizar facturas profesionales y optimizar el cómo de hacerlas, debes adquirir un software de facturación como Quickbooks. Este tipo de software es pago, pero su objetivo es automatizar el proceso de crear un invoice.
Con un software, podrás realizar una factura en un par de minutos. Además, te permite realizar seguimiento de las facturas pagadas, las que están por cobrar y aquellas que ya vencieron.
Es ideal si deseas legitimar tu negocio, optimizar procesos, llevar un mejor registro e incluso automatizar el envío de las factura, ya que algunos de ellos te permiten enviar facturas electrónicas. Por último, estos softwares te dan acceso a un informe de finanzas.
¿Cómo hacer un invoice de trabajo?
Si eres un trabajador por cuenta propia, ofreces servicios y trabajos profesionales, debes seguir los procesos básicos en la realización de una factura, es decir:
- Crear o elegir un diseño de factura
- Personalizarlo con los datos de tu marca personal o empresa
- Indicar los datos del cliente
- Especificar los detalles del servicio
- Incluir los impuestos (si aplican)
- Totalizar el monto a pagar
- Colocar las condiciones de pago
- Escribir una nota explicativa si es necesario
Eso sí, en la sección con los datos de la empresa, puedes colocar tu nombre completo o el de tu marca personal si es distinto. Del mismo modo, en el apartado de descripción, en lugar de cantidad, debes colocar la cantidad de horas que lleva realizar el trabajo.
Igualmente, en lugar de colocar un TIN, es recomendable que coloques un número de identificación al empleador (EIN por sus siglas en inglés).
Consejos sobre cómo hacer un invoice de cobro
Al aprender cómo hacer un invoice, hay varios consejos que te permiten hacer el proceso más sencillo y facilitar el proceso de pago para tus clientes. Dichos consejos son:
- Genera facturas electrónicas y en línea: Esto te facilita el crear, almacenar, corregir, almacenar y hacer seguimiento de las facturas que envías a tus clientes. Incluso, puedes acompañarlas con un recordatorio de pago.
- Reduce los plazos de pago: No coloques plazos de pago tan amplios. Lo recomendable es que sean entre 15 y 30 días.
- Coloca las opciones de pago en la factura: Para facilitar el pago a tus clientes, ingresa los métodos que tienen disponibles y ofrece variedad de opciones, tanto pagos en línea, tarjetas de crédito, como depósitos.
- Establece registros limpios de tu factura: Puedes hacerlo sistematizando el proceso o utilizando un software de facturación.
