¿Cómo hacer payroll tú mismo?

Si te preguntas cómo hacer payroll por ti mismo, debemos advertirte que esta tarea tiene una gran responsabilidad tributaria y si es algo que estás haciendo por primera vez, es vital que lo consultes con un experto antes de comenzar.

Para saber cómo hacer tu propio payroll tendrás que superar los miedos a todos los aspectos que puedes pasar por alto, como las deducciones o los asuntos relacionados a los impuestos. Esto puede traer como consecuencia que coloques a tu negocio en una situación bastante difícil cuando de responsabilidad tributaria se trata.

Por otra parte, hacer tu propio payroll tampoco es tan terrible como dicen. Es posible hacerlo manualmente siguiendo una serie de pasos si eres un empresario con pocos empleados o puedes simplemente buscar un programa que lo haga por ti. Cualquiera de las dos formas te ahorrarán dinero.

De cualquier forma, si no quieres contratar un contador, solo te quedan dos opciones a elegir:

• Hacer payroll tú mismo
• Hacer payroll con un programa

Hacer Payroll tú mismo manualmente

Ventajas y desventajas de hacer payroll manual

Algunas empresas prefieren hacer payroll manual. Esto puede ahorrarles un poco de dinero, pero no siempre es la mejor opción para todos los negocios. A continuación, te mostramos cuáles son las ventajas y desventajas de hacer payroll manual.

Resumen de ventajas y desventajas de hacer payroll manual

Ventajas de hacer payroll manual

• Tienes control: Muchas empresas pequeñas tienen miedo de perder el control de su negocio. Un proveedor externo podría no hacer las cosas de la forma en que necesitas. Saber cómo hacer payroll manualmente te permitirá mantener el control de tus operaciones.
• Ahorras más: Cuando contratas un servicio de payroll, debes pagar por él. Los costos dependen de tu tipo de negocio y el número de empleados que tienes. Esto es un problema para los pequeños negocios porque cada centavo cuenta. Si no puedes pagarlo, existen otras formas de hacerlo.
• Entiendes tus cuentas: Hacer payroll manual te da la oportunidad de entender a profundidad los procesos de tus pagos de nómina e impuestos. Si llega a ocurrir algún problema, sabrás dónde se cometió el error y cómo corregirlo.

Desventajas de hacer payroll manual

• Toma tiempo y esfuerzo: Hacer tu propio payroll significa que tendrás que usar tu propio tiempo y esfuerzo. El dinero va y viene, pero el tiempo no, haciéndolo el recurso más escaso. Debes sacar las cuentas de qué es más valioso y económico para ti antes de tomar una decisión.
• Tienes que comprometerte: Pagar adecuadamente el payroll depende directamente del esfuerzo que coloques en hacer los cálculos. Si no puedes hacerlo en un mes determinado, no habrá nadie que lo haga en tu lugar.
• Puedes cometer errores: Debes tomar en cuenta que, como ser humano, existe la posibilidad de que te equivoques o tengas mucho estrés y las cosas no salgan como lo planificaste. Esto podría colocarte en una posición de responsabilidad en la que quizás no quieras estar.

¿Cómo hacer payroll de forma manual?

La primera de las opciones para hacer payroll es de forma manual. Para esto, puedes hacerlo con lápiz y papel, pero te recomendamos utilizar una hoja de cálculo, ya que podrás terminar más rápido y los resultados son más certeros.

Resumen de los pasos para hacer payroll de forma manual

1. Ubica tu Número EIN y Tax ID local
2. Pídele a tus empleados un formulario W-4, I-9 o 1099
3. Selecciona tus fechas de pago de Payroll
4. Calcula los salarios brutos
5. Calcula el salario neto a pagar
6. Realiza seguimiento a tus payrolls y ajusta para enmendar errores
7. Impuestos de payroll, reportes y retenciones

1. Ubica tu Número EIN y Tax ID local

El primer punto es conseguir tu EIN Number o número de Identificación como Empleador. Gracias a esto, el IRS podrá identificar tu empresa. Si tu negocio está comenzando, tendrás que seguir los pasos que dejamos en nuestra guía: Todo sobre el Número de Identificación de Empleador. Este proceso se puede hacer por internet, por teléfono, por correo o por fax.

Aplicar al EIN es totalmente gratuito y el IRS recomienda que lo hagas por su página web oficial. En caso de que sea aprobado por internet, podrás recibir un número EIN de forma instantánea. Si, por el contrario, has aplicado por las otras vías, el proceso se puede demorar entre 4 días laborables y un mes completo.

Además de necesitar un EIN, debes conseguir el número de Tax ID que aplique a tu localidad o estado. Esto dependerá en gran medida de dónde vives y cuáles impuestos se deben declarar o pagar en el área en el que se ofrecen servicios.

2. Pídele a tus empleados un formulario W-4, I-9 o 1099

Para poder pagarle a tus empleados, el primer paso es solicitarles una planilla W-4 que documente su estatus de introducción de impuestos y que le haga seguimiento a sus gastos personales. Mientras más pagos o dependientes tengan, menos impuestos de payroll deben ser extraídos de sus pagas para cada período.

Cada nuevo empleado que contrate la compañía debe llenar un nuevo informe de contratación. Toma en cuenta que el IRS creó una nueva forma W-4 para el 2020, por lo que esta es la que deben llenar a partir del 1 de enero de ese año.

Otra opción diferente es la planilla W-2 o el formulario I-9. Gracias a esta herramienta, el IRS y el negocio pueden identificar la identidad y la autorización de empleabilidad de la persona contratada dentro del país. La forma IRS es un requerimiento del IRS para cada individuo contratado e incluye a las personas ciudadanas y no ciudadanas en el país.

Por otra parte, si estás contratando un servicio freelance o por contrato temporal, debes solicitarle a la persona que llene una planilla 1099.

¿Para qué sirven los formularios anteriores?

A partir de estos documentos y dependiendo de tu tipo de negocio, debes extraer la siguiente información de estas formas sobre los empleados y sus ganancias.

• Pago bruto: Este es el monto que ganan los empleados sin deducciones. En el caso de los empleados asalariados, este es el monto anual, dividido entre el número de pagos. En el caso de los empleados que trabajan por horas, este se realiza multiplicando el número de horas trabajadas por el precio acordado en cada hora. Este último normalmente es el caso de los contratistas y freelancers.
• Pago neto: Se trata del monto que ganan los empleados después de haber descontado las deducciones, incluyendo los co-pagos y los impuestos.
• Horas extra: Cuando los empleados trabajan más horas de las acordadas en el tiempo establecido, deben recibir dinero adicional. Este monto normalmente es el excedente a las 40 horas semanales.
• Bonos: Los empleados que ganan bonos son aquellos que reciben una retribución en base a su productividad o metas logradas. Esto no tiene nada que ver con las horas trabajadas o el horario, sino más bien simboliza un premio por buen desempeño. Este dinero también se tributa.
• Propinas o tips: Los empleados que se desempeñan en la industria de los servicios ganan tips o propinas por su buen desempeño y este dinero proviene de los clientes directamente. Las ganancias generadas de esta forma, también deben ser declaradas.
• Comisiones: En otros casos, es posible que ganen comisiones -o un porcentaje de las ganancias por cada venta realizada. El IRS recauda impuestos sobre lo que empleados ganen en base a sus comisiones, así como sobre cualquier otra ganancia suplementaria.
• Tiempo libre pago: Aunque muchas personas relacionan este concepto con las vacaciones, la verdad es que se trata de cualquier cantidad de tiempo en la que el empleado no se encuentre trabajando y siga ganando dinero, como las licencias médicas o por motivos familiares o personales.Nota: Tu payroll debe reflejar todos los ajustes que realices a los paychecks dependiendo de tus políticas de tiempo libre, al igual que tus empleados deben tener conocimientos sobre esta.
  • Beneficios: Los beneficios son los incentivos adicionales que no involucran salarios o sueldos. Estos beneficios incluyen conceptos como compensaciones salariales, seguro de vida, médico o dental, los impuestos al desempleo, el tiempo libre para desempeñar responsabilidades cívicas o cualquier otro.
  • Retiro: Los planes de retiro son algunos de los incentivos que promueven la retención de los empleados, como el 401(k) o el Roth IRA.

3. Selecciona tus fechas de pago de Payroll

Las empresas normalmente pagan bajo un formato semanal, bisemanal, semi-mensual o mensual. Cada formato de pago tiene sus ventajas y desventajas. Lo importante es que selecciones uno que se adapte a tus necesidades. A continuación te mostramos algunas de ellas:

En muchos casos, la selección que realices se verá influenciada por la industria en la que trabaja tu compañía o el estado en el que operas. No tengas miedo de seguir la corriente, lo importante es que se adapte a tus necesidades.

Sin embargo, también debes considerar la productividad de tus empleados. Mientras más veces les pagues, más contentos estarán. También deberías dedicarle algo de tiempo a ver lo que dicen las leyes de tu estado para ver qué dicen sobre este tema.

Además de las fechas de pago, debes anotar otras fechas importantes en tu calendario: el pago de empleados y la fecha de pago de impuestos al payroll.

4. Calcula los salarios brutos

Como lo estás haciendo por tu cuenta, lo mejor es que insertes toda la información en una hoja de cálculo virtual. Una vez que ingreses todos los datos, debes realizar el mismo procedimiento con cada uno de los empleados que trabajan en tu empresa.

A continuación te mostramos un pequeño ejemplo.

Supongamos que tienes un empleado que ha trabajado 85 horas durante un período de dos semanas y acordaron un precio de $10 por hora. Esto significa que el trabajador realizó 5 horas adicionales, ya que el período acordado era de 40 horas a la semana. En este sentido, se debe calcular primero las 40 horas semanales:

80 horas * $10/hora = $800

Luego, se deben calcular las horas adicionales. Sin embargo, según la legislación, esta no puede ser pagada a la misma tarifa. Por tanto, supongamos que el estado legisla que se debe pagar al 150% de una hora regular. En consecuencia, se calcula de la siguiente forma:

5 horas * $15/hora= $75

Tras tener estos dos montos, tan solo se debe sumar. En caso de que existan otras compensaciones, como propinas, comisiones, bonos o cualquier otro, también debes sumarlo en esta sección. El resultado será el salario bruto del trabajador durante el período calculado.

Salario bruto = $875

Nota: En caso de que no hayan horas adicionales, no es necesario hacer el segundo y tercer cálculo del ejemplo.

Si usas una hoja de cálculo, puedes hacer todos estos cálculos en pocos minutos. Si lo haces a mano, probablemente te tomará más tiempo.

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5. Determina las deducciones, los allowances y otras retenciones

Este es uno de los pasos más importantes para procesar el payroll. En términos generales, los deducciones son las exenciones o la cantidad de dinero que retiras del paycheck a lo largo del año.

Por el otro lado, los allowances son las deducciones que se especifican en la planilla W-4 y las que introduce el empleado en la planilla 1040EZ, las cuales se refieren a los conceptos que se pueden deducir de tus ingresos al momento de hacer los taxes. Por este motivo, debes prestar atención a lo que los empleados colocan en sus formularios para hacer las retenciones apropiadas.

Además de las deducciones y exenciones, existen otros factores a la hora de procesar y realizar retenciones del payroll. Dependiendo de la situación específica de tu negocio, te mostramos algunos aspectos que debes considerar:

• Impuestos federales
• Seguridad social
• Impuestos estatales
• Impuestos locales
• Medicare
• Contribuciones a los planes de retiro, como el IRA tradicional o el 401(k)
• Compensaciones de los empleados
• Otros beneficios

Al final, debes sumar todos los aspectos y montos que quedan exentos y deducidos del paycheck de los empleados para obtener un monto final.

Dado que el monto por hora que utilizas hacer las deducciones y los allowances de los paychecks de tus empleados varía de acuerdo a la categoría y empleado, este paso puede tomar bastante tiempo, especialmente si lo haces a mano. Sin embargo, si te organizas y guardas toda la información meticulosamente en una hoja de cálculo, podría tomar unos minutos.

6. Calcula el salario neto a pagar

Después de sumar todos los allowances, los taxes y las deducciones, debes restar el monto final de retenciones al salario bruto del empleado. El número que resulta de este monto será el salario o pago neto.

A continuación seguimos el mismo ejemplo anterior, suponiendo que el monto de las retenciones suman un 15% del salario bruto. En otras palabras, $127.5.

Salario bruto – deducciones = pago neto

$850 – $127.5 = $722.5

Como puedes ver, el monto del salario bruto desciende, totalizando un salario neto de $722.5. El monto restante debe ser utilizado para las declaraciones de impuestos, contribuciones de retiro y otros conceptos.

Una vez que calcules el sueldo neto de cada empleado, debes realizar el pago. Si puedes, es recomendable que lo hagas a través del método seleccionado por el trabajador. Recuerda que el payroll suele ser uno de los gastos corporativos más grandes de una empresa, por lo que también debes considerar una forma que beneficie a ambas partes.

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7. Realiza seguimiento a tus payrolls y ajusta para enmendar errores

Todos sabemos que un error lo puede cometer cualquiera. Lo importante es que lo corrijas rápida y honestamente para salir de los problemas tan pronto como sea posible.

Esta recomendación también es un aspecto esencial para el pago de impuestos que realizas regularmente. La mayoría de los métodos electrónicos generan un historial automático de los salarios brutos, netos y deducciones, siempre que los hayas subido a la nube. Sin embargo, nunca es mala idea tener una copia en un disco físico después de realizar todo el proceso.

Si has realizado los cálculos en papel y has enviado los paychecks por correo, tendrás que guardar una copia de los recibos de envío y recepción. E incluso si estos cálculos te toman poco tiempo, hacer este proceso de una forma tan analógica puede aumentar los tiempos de procesamiento, disgustando a los empleados. En consecuencia, no es muy recomendable hacerlo.

8. Impuestos de payroll, reportes y retenciones

Una parte importante de procesar tu payroll es calcular los impuestos que tendrás que retener a los empleados. Algunos de los conceptos que podrías tener que pagar son los que mencionamos a continuación:

• Impuesto a las ganancias
• Seguro social
• Tax de Medicare
• Impuesto Federal al Desempleo (FUTA)
• Impuesto Estatal al Desempleo (SUTA)
• Seguro de Desempleo Estatal (SUI)
• Contribuciones Federales al Seguro (FICA)

Este es un aspecto importante al momento de procesar tu nómina. Por suerte, existen calculadoras en línea que te ayudan a calcular estos montos. Verifica cuánto tienes que pagar el payroll tax de acuerdo a lo que indica tu estado. Además, debes reportar al IRS todos los nuevos empleados y contrataciones que se sumen a tu compañía e introducir los impuestos de forma trimestral y anual.

Hacer payroll con un programa o software (Opción 2)

Los programas de payroll son una gran opción para no tener que hacer todo el proceso por tu cuenta. Existen bastantes sistemas en línea que son relativamente económicos y harán todos los cálculos por ti, así que no tendrás que preocuparte por errores en las cuentas.

Pero esto no significa que esta sea una buena opción para todas las empresas. Debes considerar los distintos factores antes de tomar una decisión. Aquí te traemos las ventajas y desventajas de hacer payroll con un programa o software.

Ventajas y desventajas de hacer payroll con programas

Resumen de ventajas y desventajas de hacer payroll con programas

Ventajas de hacer payroll con programas

• Más seguro: Tu información financiera se encuentra mucho más segura cuando tú eres la única persona que tiene acceso a ella. Con un programa, podrás verificarlo en cualquier momento que desees, sin tener que esperar y se encontrará totalmente resguardada.
• Más barato: Ciertamente es más barato que contratar un contador o una firma para que hagan el payroll en tu lugar. Sin embargo, debes verificar bien los precios antes de tomar cualquier decisión.
• Más rápido: Para nadie es un secreto que los softwares son más rápidos. Después de todo, el proceso lo realiza una computadora directamente.
• Tienes más control: Al no haber un contador de por medio, podrás tener todo el control de tus cuentas y payroll. De esa forma, podrás crear o ver los reportes de tus empleados e introducir los impuestos de la forma más conveniente.

Desventajas de hacer payroll con programas

• Debes pagar igual: Ningún software es gratuito. Existen muchos que son económicos, por lo que podrás ahorrar dinero, pero seguirás teniendo que pagar. De igual manera, asegúrate de revisar los costos que involucran el uso del programa antes de decidirte por alguno.
• Debes invertir tiempo: Normalmente, uno de los beneficios de pagar es que no tienes que colocar el tiempo. Sin embargo, con un programa de payroll igual tendrás que invertir algo de tiempo -aunque ciertamente será menos que hacerlo por tu cuenta. Además, recuerda que debes aprender a usar el software y eso te tomará tiempo también.
• Existe la posibilidad de cometer errores: Cuando haces los taxes por tu cuenta, los errores te costarán penalidades e intereses caros. Si cometes errores en la introducción de los datos, no quedarías exento de ser sancionado.

¿Cómo hacer payroll tú mismo con un programa o software?

Esto es importante porque, al momento de utilizar un programa de payroll, tendrás que estar vigilante de que toda la información sea introducida adecuadamente para evitar las penalidades e intereses que ocasionan los errores tributarios. Pero los errores no tienen que ser un punto negativo del todo, ya que si el error lo comete el programa, la responsabilidad recae sobre el proveedor del software y no en ti.

Como tener softwares de payroll puede ser ligeramente complejo, lo mejor es que sigas los pasos que te mostramos de seguida antes de contratar alguno.

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Resumen de los pasos para hacer payroll tú mismo con un programa o software

1. Elige el programa de payroll que más te conviene
2. Ingresa la información de tu empresa o negocio
3. Haz seguimiento del tiempo trabajado
4. Procesa la nómina
5. No te olvides de introducir y pagar los impuestos de payroll

1. Elige el programa de payroll que más te conviene

¿Qué buscar en un programa de payroll?

• Que pueda satisfacer las necesidades de tu negocio
• Que se adapte al tamaño de tu empresa
• Que sea diseñado para tu industria
• Que pueda ser customizable
• Que se alinee a tus conocimientos contables
• Que sea compatible con tus dispositivos y programas
• Que se encuentre dentro de tus posibilidades

Otro aspecto que debes considerar es que el software de payroll sea capaz de adaptarse a tu negocio. Algunos productos tecnológicos han sido diseñados específicamente para microempresas, mientras que otros están dirigidos a compañías medianas. Sin importar cuál elijas, debes asegurar que obtendrás las funciones que requieres.

También puedes enfocarte en tu industria, ya que existen programas dirigidos específicamente a atender las necesidades de ciertos negocios y no querrás adquirir un producto que esté diseñado para resolver problemas que no te suceden. Por ejemplo, si tienes un restaurante, enfócate en buscar programas de payroll para ellos, en lugar de aceptar un software dirigido a un nicho diferente, como la industria o la educación.

Si tu negocio no tiene una industria tan grande o no existe un software dedicado, puedes buscar un programa de payroll customizable. Estos se ajustan a los requerimientos de cualquier negocio y se pueden manejar de forma relativamente fácil.

Dentro de los factores que debes tomar en cuenta, se encuentra el nivel de conocimientos en contabilidad. Existen algunos que van dirigidos a contadores y expertos en el área, los cuales quizás te costará mucho aprender a manejar. Si no tienes estudios sobre el tema, lo mejor es recurrir a uno en el que puedas aprender los conceptos más básicos e ir aumentando el nivel de dificultad poco a poco, mientras la experiencia te enseña.

Si tienes herramientas o dispositivos que tengan funciones de compatibilidad, podría ser una buena idea que el software también lo sea. De esa manera, podrías seguir utilizandolas sin mayores inconvenientes y automatizar los procesos. Por ejemplo, si tienes un sistema electrónico para el tracking de horarios, podrías conectarlo a ciertos programas de payroll.

Finalmente, la última recomendación es que debes conseguir un programa de payroll que se ajuste a tu presupuesto. Si estás buscando reducir costos, todo el punto es buscar un software que tenga precios razonables para la empresa.

2. Ingresa la información de tu empresa o negocio

Como empleador, el IRS te pedirá información específica y actualizada sobre cada uno de tus empleados al momento de procesar el payroll. En este sentido, deberás proporcionar la misma información que se mostraba arriba:

• Nombre completo
• Número de seguridad social
• Lugar de vivienda y trabajo
• Direcciones actualizadas

En cuanto a la compañía, también te solicitarán tus tax IDs y cualquier otra información tributaria adicional que requiera el IRS.

Además, no te olvides de introducir la información que se encuentra en las formas de empleo, como el formulario W-4, el EIN y el 1-9.

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3. Haz seguimiento del tiempo trabajado

En el caso de que no tengas un programa con todas las funciones, podrías tener que hacerle seguimiento al tiempo trabajado y otros beneficios por tu cuenta. Considera que los servicios de payroll simplificados son más económicos y tienen menos herramientas.

Sin embargo, esto puede generar más errores. Lo mejor es que el mismo sistema se encargue de rastrear los tiempos de trabajo, así como del PTO. Además, debería tener características como el pago de contratistas y empleados, el pago a los vendedores, el procesamiento en línea, la preparación y distribución de la planilla W-2, entre muchos otros.

4. Procesa la nómina

El procesamiento de la nómina incluye una serie de acciones. Entre las muchas que se pueden mencionar, resaltamos algunas de las más importantes a continuación:

• Cálculo de los salarios
• Selección de fechas de pago
• Cálculo de impuestos
• Retención de impuestos al payroll de los paychecks
• Entrega de los paychecks con el pago correcto
• Entrega de los formularios W-2, 1099 y cualquier otra documentación necesaria
• Introducción de los impuestos al gobierno

En el caso de que tengas una combinación de empleados y contratistas en tu payroll, debes recordar cómo diferenciarlos. De seguida, encontrarás las características de cada uno:

• Empleados son las personas que reciben pagos por cargas de trabajo, paychecks y tienen una relación laboral controlada por la empresa.
• Los contratistas son individuos que trabajan contigo por un tiempo determinado, según un contrato que ambas partes han acordado.

5. No te olvides de introducir y pagar los impuestos de payroll

Al hacer esto, debes pagar los impuestos al estado correspondiente y al gobierno federal. El dinero que retienes como payroll tax es un porcentaje de las ganancias brutas de tus empleados. Como consecuencia, tienes la responsabilidad de gestionar estos impuestos por los salarios y sueldos de tus empleados. Si tienes contratistas bajo la planilla 1099, ellos deben pagar y gestionar sus propios impuestos.

¿Cómo elegir la mejor opción para hacer payroll?

En lo que se trata de hacer payroll, solo hay tres opciones: puedes hacerlo tú mismo, puedes conseguir un software o puedes contratar a un tercero.

El programa de payroll también requiere un poco de tiempo de tu parte, pero probablemente no tome tanto esfuerzo o tiempo como el método anterior. Si no tienes muchas habilidades de contabilidad o con los impuestos, lo mejor es buscar una aplicación diseñada para principiantes.

Cuando estás lidiando con payrolls complicados, lo mejor es que te olvides de hacer payroll por tu cuenta y contrates directamente a un contador o una persona que sepa. De esa forma, no tendrás que complicarte ni lidiar con los pagos mensuales o las responsabilidades en caso de errores.

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Daniel D'Amato

Redactor en Créditos en USA

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