Saber cómo hacer un payroll puede ahorrarte dinero (un negocio con diez empleados paga alrededor de ¡$1,815 al año!), resguardar la información de tu empresa y permitirte personalizar las opciones de pago y beneficios.
En contrapartida, hacer payroll consume un tiempo considerable, es un proceso complejo que requiere algunos conocimientos específicos y puede costarte dinero en multas si cometes errores o no presentas la documentación a tiempo.
En este artículo conocerás de forma detallada cómo hacer payroll tú mismo, desde cómo registrar tu negocio, pasando por los cálculos y formularios que debes presentar, hasta las leyes laborales que debes asegurarte de cumplir.
1. Registra el negocio para la nómina con el gobierno federal y estatal
Para registrar tu negocio con el gobierno federal, debes obtener un Número de Identificación del Empleador (EIN) del Servicio de Impuestos Internos (IRS). El EIN se usa para reportar los impuestos y otras informaciones al IRS.
Para registrarte en el estado en el que opera tu negocio, debes seguir los requisitos específicos de cada estado, ya que tienen sus propias reglas y tasas. Puedes consultar una lista de los requisitos de registro por estado aquí.
Además, necesitarás la dirección legal y postal del negocio; la fecha de inicio de operaciones; información de contacto, títulos y Números de Seguro Social (SSN) o EIN de los directivos del negocio; y los formularios W-4 de los empleados.
2. Determina el pago bruto de cada empleado
El pago bruto es la cantidad total de dinero que un empleado gana por el tiempo trabajado. Incluye el monto completo antes de quitar los impuestos y otras deducciones, y cualquier ingreso adicional, como horas extras, bonos o reembolsos del empleador.
El cálculo del pago bruto depende de si el empleado recibe un salario fijo (anual) o un salario variable (por hora). Por ejemplo:
- Empleados con salario fijo: se divide el salario anual entre el número de períodos de pago dentro del año. Si el salario anual del empleado es de $50,000 y hay 24 períodos de pago en un año, su pago bruto por período es de $2,083.33.
- Empleados con salario por hora: se multiplica el número de horas trabajadas durante el período de pago por la tarifa por hora. Si trabajó horas extras, se deben incluir multiplicando el número de horas extras por la tarifa correspondiente.
A los montos resultantes se les debe sumar otros ingresos o beneficios que pueda recibir el empleado, como bonos o reembolsos.
3. Calcula las retenciones y deducciones
Las retenciones y las deducciones son los montos que se restan del pago bruto del empleado en concepto de impuestos o beneficios, dando como resultado el pago final que recibe el empleado en su cheque.
Retenciones
- Impuesto federal sobre la renta. Es el impuesto que el gobierno federal cobra sobre los ingresos. La cantidad que se retiene depende del nivel de ingresos, el estado civil, las asignaciones personales y otras deducciones que el empleado indique en el Formulario W-4.
- FICA (Ley de Contribuciones al Seguro Federal). Es el impuesto que financia los programas de seguridad social y salud para jubilados, personas con discapacidad y algunos dependientes. Se retiene el 7.65% del pago bruto del empleado (6.2% para el Seguro Social y 1.45% para Medicare).
- Impuesto estatal y local sobre la renta. Algunos estados y ciudades cobran impuestos sobre los ingresos de los individuos. La cantidad que se retiene depende de las leyes y las tasas de cada estado y localidad.
Deducciones
- Planes de jubilación. Son las contribuciones que el empleado hace a un plan de ahorro para su futuro, como un 401(k) o un IRA. Estas contribuciones se restan del pago bruto antes de calcular los impuestos, lo que reduce la carga tributaria del empleado.
- Seguro médico. Es la prima que el empleado paga por un plan de salud que cubre sus gastos médicos y los de sus dependientes.
- Manutención de los hijos. Es la cantidad que el empleado debe pagar al ex cónyuge o al padre custodio por el cuidado y la educación de sus hijos menores. Esta cantidad se resta del pago neto después de calcular los impuestos.
- Contribuciones voluntarias: Son las cantidades que el empleado decide donar a organizaciones benéficas, sindicatos, fondos mutuos u otros fines.
4. Distribuye los pagos
Este paso consiste en entregar el dinero a los empleados mediante el método de pago que hayas elegido, proporcionándoles un talón de pago. Hay varias formas de distribuir los pagos a los empleados:
- Cheque. Ordena al banco pagar una cantidad determinada de dinero a la persona que lo presenta. Una ventaja es que el empleado lo puede cobrar sin tener una cuenta bancaria.
- Depósito directo. Es una transferencia electrónica de dinero desde la cuenta bancaria del empleador a la cuenta del empleado. Se realiza automáticamente y se acredita el mismo día del pago. Es rápido, seguro y conveniente, pero requiere que el empleado tenga una cuenta bancaria.
- Tarjeta de pago. Es una tarjeta prepagada que funciona como una tarjeta de débito. El empleador carga el dinero del pago en la tarjeta y el empleado puede usarla para retirar efectivo o hacer compras. Tiene el inconveniente de las comisiones o límites.
Junto con los pagos, debes proporcionar un comprobante que detalle la información salarial:
- Nombre y dirección del empleador.
- Datos del empleado.
- Período y fecha del pago.
- Número de horas trabajadas.
- Tipo y cantidad del pago.
- Desglose del pago bruto, retenciones, deducciones y pago neto.
- Acumulado anual del pago bruto, retenciones, deducciones y pago neto.
El talón o comprobante se puede entregar en papel o en formato electrónico. Algunos estados exigen que se entregue junto con el pago, otros piden que el empleador lo ponga a disposición de los empleados y otros no tienen requisitos específicos.
5. Haz los depósitos de impuestos sobre la nómina
Estos impuestos incluyen el impuesto federal sobre la renta, el FICA, el FUTA (impuesto federal por desempleo) y el impuesto estatal y local sobre la renta. Para hacer los depósitos de impuestos sobre la nómina, debes seguir los siguientes pasos:
- Determina el cronograma. Es la frecuencia con la que debes hacer los depósitos de impuestos sobre la nómina. Si reportaste $50,000 o menos de impuestos en el período de observación, debes seguir el cronograma mensual; si reportaste más de $50,000, debes seguir el cronograma semanal.
- Calcula el monto de los depósitos. Es la suma total de los impuestos que debes pagar por cada período de pago. Incluye las retenciones que has hecho a tus empleados y las contribuciones que debes hacer como empleador.
- Haz los depósitos electrónicos. Es obligatorio utilizar un sistema aprobado por el IRS, como el Sistema Electrónico Federal de Pago de Impuestos (EFTPS). Si no haces los depósitos según el cronograma y antes de las fechas límite, puedes estar sujeto a una multa por incumplimiento de hasta el 15%.
6. Actualiza el registro de nómina
Consiste en llevar un registro de todos los pagos realizados a los empleados, incluyendo sus datos personales, salarios, horas trabajadas, impuestos y beneficios. Es importante para cumplir con las obligaciones legales, fiscales y contables del negocio.
Es muy importante que:
- Recolectes y actualices los datos de los empleados. Esto incluye sus datos personales y sus formularios W-4.
- Registres las horas trabajadas y el tipo de pago. Detalla las horas normales y las horas extras, así como el tipo y la cantidad de pago que cada empleado recibe (salario fijo, por hora, comisiones, propinas, bonos o reembolsos).
- Lleves cuenta de las retenciones y las deducciones.
- Tomes nota de las contribuciones del empleador.
- Apuntes los pagos netos y el método de pago.
- Registres los talones o comprobantes.
Te recomendamos usar un sistema digital que te permita almacenar, organizar y acceder a la información de forma segura y eficiente. Utiliza un software de nómina como Gusto, OnPay, Paychex Flex o Rippling, que automatizan muchos procesos.
También puedes contratar un servicio externo de nómina como ADP, Paycor, QuickBooks Payroll y Zenefits, empresas especializadas que se encargan de administrar todos los aspectos del proceso de nómina por una tarifa.
7. Presenta los formularios de impuestos sobre la nómina
Estos formularios informan al gobierno federal y estatal sobre los salarios pagados, los impuestos retenidos y las contribuciones del empleador por concepto de impuestos sobre la nómina.
Los documentos que debas presentar dependen del tipo de negocio, el número de empleados, la frecuencia de pago y las leyes y tasas de cada estado y localidad. Los formularios más comunes son:
- Formulario 941.
- Formulario 940.
- Formularios W-2 y W-3.
- Formularios 1099-NEC y 1096.
- Formularios estatales y locales.
Puedes presentar los formularios en papel o electrónicamente. Hacerlo de forma electrónica es más rápido, seguro y conveniente. Usa E-file o EFTPS.
8. Cumple las leyes laborales
Cumplir con las leyes laborales es una parte esencial de hacer un payroll en Estados Unidos. Te ayuda a evitar multas, demandas o sanciones, y contribuye a mantener una buena relación con tus empleados y a mejorar el clima y la productividad de tu negocio.
Dependiendo del tipo, el tamaño y la ubicación de tu negocio, es posible que debas cumplir con diferentes leyes laborales. Algunas de las leyes federales más importantes son:
- Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). Establece el salario mínimo nacional y las tasas de horas extras, así como los requisitos de registro de nómina y las leyes de trabajo infantil.
- Ley de Igualdad Salarial (EPA). Prohíbe la discriminación salarial basada en el sexo.
- Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA).
- Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA). Define los estándares para garantizar condiciones de trabajo seguras y saludables para los trabajadores.
Debes conocer las leyes estatales y locales que se aplican a tu negocio. Algunos estados tienen un salario mínimo más alto que el federal, ofrecen licencias médicas o familiares pagadas o tienen normas más estrictas sobre la seguridad en el trabajo.
¿Qué es payroll?
El payroll o nómina es el proceso que se sigue para pagar a los empleados al final de un período de pago. Es un proceso que calcula el pago total, determina cuánto se deduce y emite los pagos a los empleados, las oficinas de impuestos y los proveedores de beneficios.
¿Nómina y salario, son lo mismo?
No. La nómina es el proceso que se usa para calcular y pagar el salario, mientras que el salario es la cantidad que se paga al empleado por su trabajo.
