Cómo crear una LLC en New York de forma fácil y rápida

Una de las formas más fáciles de estructurar legalmente una empresa (en especial si es un pequeño negocio) es a través de una compañía de responsabilidad limitada, conocida como Limited Liability Company o LLC. Este tipo de empresa ofrece la protección de las corporaciones es decir, le da a los miembros responsabilidad limitada, pero con la diferencia de que los requisitos legales para su creación y funcionamiento son mucho más flexibles. Crear una LLC en New York es algo relativamente sencillo y aquí te indicamos cómo hacerlo correctamente.

Por lo mencionado anteriormente, cualquier persona que desee lanzar un nuevo negocio al mercado y, al mismo tiempo, protegerse ante deudas comerciales o demandas futuras, debería considerar la creación de una LLC en New York.

Pero, ¿cómo se crea una LLC? ¿El procedimiento es lento o rápido? ¿Es difícil? Realmente, los pasos para formalizar una LLC son pocos y, de hecho, todo el procedimiento puede completarse de forma fácil y rápida.

Pasos para crear una LLC en New York

El proceso para crear una LLC en New York es muy similar al de otros estados del país, con sus excepciones. Veamos cómo se hace paso a paso:

1. Selecciona el nombre de tu LLC

Lo primero que debes hacer para comenzar con tu LLC es ponerle un nombre que:

  1. Sea único y distinguible de las demás entidades comerciales que ya estén registradas en el archivo de la Secretaría de Estado de New York.
  2. Contenga las palabras «Limited Liability Company» o las abreviaturas “LLC” o “L.L.C.”

Para saber si el nombre que has escogido no está ocupado por otra entidad, verifica su disponibilidad en la base de datos comerciales de la División de Corporaciones del Departamento de Estado de New York.

Si el nombre está libre, puedes reservarlo durante 60 días presentando una Solicitud de Reserva de Nombre ante la División de Corporaciones del Departamento de Estado de New York. Esta solicitud debe presentarse por correo postal. Toma en cuenta que la tarifa de presentación es de $20.

Si no quieres utilizar el nombre legal de tu LLC para hacer negocios y difundir la publicidad de tus bienes o servicios, puedes usar un nombre falso que se le conoce como nombre comercial ficticio o DBA (Doing Business As). Para hacerlo en New York, debes registrar este nombre en el Departamento de Estado enviando una solicitud por correo postal. Toma en cuenta que la tarifa de presentación es de $25.

2. Escribe la dirección legal de la LLC

A diferencia de otros estados, en New York no tendrás que designar un representante legal, es decir, un agente procesal para cada LLC, ya que es el Departamento de Estado el que automáticamente recibe cualquier documento legal que esté dirigido a tu negocio, en especial si has sido demandado. Una sección del Departamento se encargará de enviarle esta documentación a tu LLC, pero, para hacerlo, necesita una dirección física.

Si lo prefieres, tienes la opción de nombrar un representante legal adicional en New York, ya sea una persona física o una empresa comercial.

3. Presenta el formulario de la LLC de New York

Para crear una LLC en New York, debes llenar los Articles of Organization, que no es más que el formulario. Este documento debe incluir lo siguiente:

  • El nombre de la LLC.
  • El condado de New York donde se ubicará.
  • La firma del creador de la LLC.
  • Una dirección en New York que será donde la Secretaría de Estado le enviará la documentación legal a la LLC.
  • El nombre y la dirección del archivador de los formularios.

Los Articles of Organization pueden presentarse de la siguiente manera:

  1. Por correo postal.
  2. En línea. Eso sí: la tarifa de presentación en cualquiera de las dos modalidades es de $200

4. Prepara el acuerdo de operatividad

A diferencia de la mayoría de los estados, la ley de las LLC en New York le exige a los miembros de la empresa que adopten un acuerdo operativo por escrito. Es decir, en este caso, la firma de este documento interno no es voluntaria, sino obligatoria. El acuerdo operativo puede celebrarse antes, durante o después de la creación de la LLC. Si escoges la última opción, tendrás 90 días contados a partir de la fecha de entrega de los Articles of Organization.

Este documento contendrá las atribuciones, responsabilidades, obligaciones, entre otros de los miembros de la LLC, tanto entre ellos como con el negocio. El documento es interno, lo que quiere decir que no deberás archivarlo en el Departamento de Estado de New York.

¿Qué pasa si los miembros no redactan y firman el acuerdo operativo? Pues, la ley de New York no establece nada al respecto.

#5 Cumple con los requisitos de publicación en prensa

En la mayoría de los estados del país no se requiere la publicación en prensa ante la formación de una LLC, pero en New York sí. Dentro de los 120 días posteriores a la entrada en vigencia de la presentación de la LLC, deberás ordenar la publicación de una copia de los artículos o un aviso de la formación de la LLC. Este aviso debe ser publicado en dos periódicos de circulación local designados por el secretario de tu condado.

Después de la publicación, la imprenta o editorial de cada periódico te enviará una declaración jurada de la publicación. Cuando la obtengas, adjúntalas al Certificado de Publicación y envíales estos documentos a la División de Corporaciones del Departamento de Estado de New York. La tarifa para presentar este certificado es de $50.

6. Realiza los trámites complementarios que sean necesarios

Algunas LLC podrían estar sujetas a ciertos trámites fiscales o reglamentarios adicionales, como, por ejemplo, en los casos siguientes:

  • Si la LLC tiene más de un miembro o si, teniendo uno solo, ya tiene empleados. En este caso, deberás tramitarle un EIN (Número de Identificación de Empleador) ante el Servicio de Rentas Internas (IRS o Internal Revenue Service). Este procedimiento es gratuito y podrás realizarlo en línea sin necesidad de visitar una oficina. 
  • Si tu LLC se grava como una corporación. En este caso, tendrás que hacer lo mismo que en el punto anterior: tramitarle un EIN a tu LLC. Tampoco tendrás que pagar una tarifa por realizar esta solicitud.
  • Si la LLC se dedica a una actividad especial. Dependiendo de la naturaleza de tu negocio, New York podría requerir que tu LLC tramite una licencia o permiso especial. Algunos condados también podrían tener un requerimiento especial con respecto a este apartado. Para obtener información sobre qué negocios deben solicitar una licencia o permiso en New York, llama al Departamento de Estado o visita su página web.
  • Si la LLC recibe ingresos, ganancias, pérdidas o deducciones derivadas de fuentes de New York. En este caso (y sin importar si la LLC es nacional o extranjera), estará sujeta al pago de una tarifa anual de presentación. La única excepción en este apartado se da para las LLC que hayan sido gravadas como una corporación, ya que, de ser así, se guiarán por otra regulación. Para poder enviar esta presentación anual, deberás rellenar el Formulario IT-204-LL, denominado Partnership, Limited Liability Company, and Limited Liability Partnership Filing Fee Payment Form. Podrás encontrar este formulario en la página web fiscal de New York. 
Nota: El rango de la tarifa anual de presentación varía desde los $25 hasta los $4,500 dependiendo de los ingresos que obtenga tu LLC. Si necesitas ayuda para completar el Formulario IT-204-LL, no dejes de ver las instrucciones publicadas por el estado de New York.

¿Tienes una LLC extranjera o foránea y deseas registrarla en New York?

Si tienes una LLC registrada en otro estado y quieres comenzar tus negocios en New York, deberás registrarla en la División de Corporaciones del Departamento de Estado. Para que puedas completar este registro, tienes que designar a un agente registrado que esté ubicado en New York y enviarle al Departamento una solicitud denominada “Application for Authority”.

La solicitud debe presentarse en línea usando un software de impuestos aprobado por el estado de New York. De lo contrario, podrás presentarla también por correo postal. La tarifa de presentación es de $250. No te olvides de incluir en la solicitud el certificado de creación de la LLC o cualquier documento similar. Eso sí: asegúrate que el certificado no tenga más de un año de antigüedad.

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