Cómo calcular los taxes de mi cheque

¿Estás considerando hacer tú mismo el procesamiento de nómina? ¿O sencillamente te preguntas «¿Cómo calcular los taxes de mi cheque? Aunque puede parecer un poco intimidante de hacer, especialmente si es la primera vez, no es difícil calcular las retenciones y deducciones para los cheques de pago (o simplemente taxes de un cheque), sobre todo si sigues los pasos que detallamos aquí.

Pues bien, tu objetivo en este proceso es pasar del monto del pago bruto (el pago bruto es el monto real que se le debe al empleado) al pago neto (el monto del cheque de pago del empleado). Después de haber calculado el pago bruto para el período de pago, se deben deducir o retener los montos para la retención del impuesto federal sobre la renta, el impuesto FICA (Seguro Social/Medicare), el impuesto sobre la renta estatal y local, así como otras deducciones.

La nueva ley tributaria afecta los cálculos de retención 

La Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA o Tax Cuts and Jobs Act), firmada por el presidente Trump el 22 de diciembre de 2017, ha cambiado las tasas impositivas para muchos estadounidenses. Estos cambios en las tarifas se traducen en cambios en las tablas de retención y pueden requerir nuevos formularios W-4 para muchos empleados. En consecuencia, el Internal Revenue Service ha publicado tablas para calcular taxes de cheque actualizadas, por lo que los empleadores debían implementar los cambios necesarios antes del 15 de febrero de 2018.

Los detalles de cómo estos cambios afectan los procesos de nómina se detallan en este artículo.

¿Cuál es la diferencia entre deducciones y retenciones?

Retención es un término utilizado para los impuestos federales o estatales, como el impuesto sobre la renta y los impuestos FICA, que se deducen del pago de los empleados. En cambio, las deducciones se refieren a otros montos que pueden deducirse del cheque de pago de un empleado, como beneficios de jubilación, costos de atención médica o fondos y donaciones especiales.

Comienza el cálculo con el pago bruto

El pago bruto es el monto adeudado a los empleados para un período de nómina específico. Al momento de calcular los taxes de un cheque, debes usar el monto bruto de pago del empleado para cada cálculo. Los cálculos no son progresivos, con cantidades cada vez menores utilizadas para los cálculos. La única excepción a esta regla es cuando calculas la retención de impuestos federales sobre la renta utilizando el método de porcentaje (explicado a continuación).

Paso uno: Obtén un formulario W-4 por cada empleado

El Internal Revenue Service requiere que todos los trabajadores en los Estados Unidos firmen el Formulario W-4 en el momento de la contratación. Este formulario incluye información importante sobre el empleado que, a la larga, permite calcular correctamente las retenciones en el pago del empleado.

Ahora bien, el IRS tiene un nuevo formulario W-4 que debe usarse a partir del 1 de enero de 2020 para todos los empleados nuevos y para los empleados actuales que realizan cambios de retención.

Además del nombre y la dirección del empleado, el estado civil y el estado civil, deberás obtener otra información del W-4 para hacer los cálculos de retención del impuesto federal sobre la renta.

Paso dos: Calcula el salario bruto

Los cheques de pago de los empleados comienzan como pago bruto. El pago bruto es la cantidad total de pago. Para los empleados asalariados, es una cantidad anual dividida por la cantidad de períodos de pago. Para los empleados por hora, es la cantidad de horas trabajadas por la tarifa (incluidas las horas extras).

A continuación te presentamos ejemplos de cómo se calcula el pago bruto para los empleados asalariados y por hora si no se incluyen las horas extras para ese período de pago:

Un empleado asalariado recibe un salario anual. Digamos que el salario anual es de $ 30.000 dólares. Ese salario anual se divide por el número de períodos de pago en el año para obtener el pago bruto por un período de pago. Si pagas a empleados asalariados dos veces al mes, hay 24 períodos de pago en el año, por lo tanto el pago bruto por un período de pago es de $ 1.250 ($ 30.000 dividido entre 24). 

A un empleado por hora se le paga a una tarifa por hora durante el período de pago. Si la tarifa por hora de un empleado es de $ 12 y este trabajó 38 horas durante el período de pago, su salario bruto por ese cheque de pago es de $ 456,00 ($ 12 x 38). 

Luego incluye cualquier pago de horas extras. A continuación, deberás calcular las horas extra para los trabajadores por hora y algunos trabajadores asalariados. El pago de horas extras debe agregarse al pago regular para obtener el pago bruto.

Sigue leyendo: Tipos de impuestos en Estados Unidos: listado completo

Paso tres: Calcula las horas extras

Todos los empleados por hora tienen derecho a horas extras si trabajan más de 40 horas en una semana. Algunos empleados asalariados están exentos de horas extras, dependiendo de su nivel de pago. Los empleados asalariados con salarios más bajos deben recibir horas extras si su salario es igual a $ 455 por semana ($ 23.660 anuales), incluso si están clasificados como exentos.

La ley laboral federal requiere un tiempo extra mínimo de una vez y media la tarifa por hora para todas las horas de más de 40 en una semana. Se puede pagar más de este tiempo extra requerido, pero aquí usaremos el monto requerido. Algunos estados también tienen leyes de horas extras que requieren que estas se paguen a tasas más altas. En consecuencia, te recomendamos que consultes con el departamento de trabajo de tu estado para obtener más detalles al respecto.

Aquí hay un ejemplo de cómo se calculan las horas extras:

Sandy trabaja 43 horas en una semana. Tiene derecho a horas extras por 3 horas a 1,5 veces su tarifa por hora. Si su tarifa por hora es de $ 12, ella recibe horas extras a razón de $ 18 por 3 horas, totalizando $ 54 de horas extras. Este tiempo extra se agrega a su salario regular por hora de $ 480 (40 horas x $ 12), por un total de $ 534. Los $ 534 son su salario bruto para el período de pago.

Paso cuatro: Ajusta el salario bruto de los salarios de la Seguridad Social

Ahora que has obtenido los salarios brutos, es momento de echar vistazo más de cerca. Antes de calcular los taxes de tu cheque, específicamente la retención de impuesto FICA y la retención del impuesto sobre la renta, debes eliminar algunos tipos de pagos a los empleados.

Los tipos de pagos excluidos de los salarios del Seguro Social pueden ser diferentes de los tipos de pagos excluidos del impuesto federal sobre la renta. 

Por ejemplo, si contratas a tu hijo (menor de 18 años) para trabajar en tu negocio, debes excluir el monto de su pago cuando calcules la retención del Seguro Social, pero no al calcular la retención del impuesto federal sobre la renta.

Aquí hay otro ejemplo: Las contribuciones a un plan de jubilación con impuestos diferidos (como un plan 401 (k) no deben incluirse en los cálculos tanto para el impuesto federal sobre la renta como para el impuesto de la Seguridad Social.

Ahora bien, en la Publicación 15 del IRS (Circular E) (páginas 38-42) está contenida una lista completa de pagos a los empleados y si están incluidos en los salarios del Seguro Social o si están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta.

Paso cinco: Calcula el monto de retención del impuesto federal sobre la renta (FIT)

Para calcular la retención del impuesto federal sobre la renta, necesitarás: 

  • El salario bruto ajustado del empleado para el período de pago
  • El formulario W-4 del empleado, y
  • Una copia de las tablas de impuestos del IRS en la Publicación 15: Guía de impuestos del empleador). Asegúrate de tener la tabla para el año correcto.

A partir del 1 de enero de 2020, usa la nueva Publicación 15-T del IRS que incluye las tablas de impuestos para el nuevo formulario W-4. También incluye tablas para el antiguo formulario W-4.

Paso seis: Calcula las deducciones de la Seguridad Social y Medicare

Debes deducir los impuestos FICA (Seguro Social y Medicare) de los cheques de pago de los empleados.

Asegúrate de utilizar la cantidad correcta de pago bruto para este cálculo. El cálculo de estas deducciones es bastante sencillo. El monto del impuesto FICA es del 15,3% del salario bruto del empleado.

La mitad del total (7,65%) se retiene del cheque de pago del empleado, y la otra mitad es pagada por el empleador.

Para el empleado anterior, con $ 1.500 en pago semanal, el cálculo es $ 1500 x 7,65% (.0765) para un total de $ 114,75.

Ten cuidado de no deducir demasiado impuesto de la Seguridad Social de los empleados de altos ingresos, ya que la Seguridad Social está limitada cada año, y la Administración del Seguro Social establece el monto máximo.

 También deberás considerar la deducción fiscal adicional de Medicare adeudada por los empleados de mayores ingresos, que comienza cuando el empleado alcanza un monto de pago específico para el año. El impuesto adicional es del 0,9% del salario bruto, y comienza en $ 200.000, según el estado W-4 del empleado. Ahora bien, no se deben impuestos adicionales del empleador.

Paso siete: Toma las deducciones del impuesto estatal sobre la renta

La mayoría de los estados imponen impuestos sobre la renta en los sueldos y salarios de los empleados. En consecuencia, deberás investigar un poco para determinar los montos de estas deducciones y cómo enviarlas a la autoridad fiscal estatal/local correspondiente. 

Por otro lado, siempre verifica dos veces los certificados de retención estatales de tus empleados, ya que las deducciones y retenciones se pueden calcular de manera diferente utilizando la información de impuestos estatales.

En Louisiana, por ejemplo, los trabajadores reclaman exenciones y deducciones versus subsidios. Una persona que reclama una exención personal y una deducción y gana $ 800 cada dos semanas tiene $ 18,27 retenida. Las tablas de impuestos para muchos estados especifican una cantidad de impuestos en dólares versus un porcentaje o una combinación de dólares y porcentajes.

¿Qué estados no retienen impuestos?

Los siguientes estados no tienen un impuesto estatal sobre la renta:

  • Alaska
  • Florida
  • Nevada
  • Nuevo Hampshire
  • Dakota del Sur
  • Tennesse
  • Texas
  • Washington DC
  • Wyoming

Tennessee y New Hampshire solo imponen impuestos sobre los ingresos por dividendos e intereses.

Paso ocho (opcional): Otras deducciones

Aún no has terminado con las deducciones. Aquí hay algunas otras posibles deducciones del pago de los empleados que puedes necesitar calcular: 

  • Deducciones por contribuciones de los empleados a la cobertura del plan de salud.
  • Por 401 (k) u otras contribuciones al plan de jubilación.    
  • Deducciones por contribuciones a fondos internos de la empresa o donaciones caritativas.

Recuerda, todas las deducciones se basan en el pago bruto.

Tanto el impuesto del Seguro Social como el impuesto de Medicare, o los impuestos de la Ley Federal de Contribución al Seguro (FICA), se aplican a todos los empleados y empleadores. Actualmente, la parte del empleado del impuesto de la Seguridad Social se evalúa en 6,2 por ciento del salario bruto, mientras que el impuesto de Medicare se evalúa en 1,45 por ciento. Ambos impuestos se combinan para una retención total del 7,65 por ciento. Las retenciones de impuestos del Seguro Social solo se aplican a un ingreso base inferior a $ 127.200.

Cualquier ganancia que exceda este total no está sujeta a impuestos adicionales. Para las personas que ganan más de $ 200.000, se aplican retenciones adicionales de Medicare.

No olvides pagar los impuestos de nómina

Debes hacer depósitos con el IRS de los impuestos retenidos del pago de los empleados por los impuestos federales sobre la renta y los impuestos FICA y las cantidades que debes como empleador. Específicamente, después de cada nómina, debes:

  • Pagar la retención del impuesto federal sobre la renta de todos los empleados;      
  • La retención de impuestos FICA de todos los empleados; y      
  • Pagar la mitad del impuesto FICA para todos los empleados.      

Dependiendo del tamaño de tu nómina, debes hacer depósitos mensuales o semestrales.

También debes presentar un informe trimestral en el Formulario 941 que muestre los montos que debes y cuánto has pagado.

Si tienes demasiados empleados o no tienes el personal para realizar el procesamiento de la nómina, es posible que desees considerar un servicio de procesamiento de nómina para manejar cheques de pago, pagos al IRS e informes de fin de año en el Formulario W-2.

Sigue leyendo: Cómo llenar el Formulario 941 del IRS sin problemas

5 términos de nómina que debes conocer

Antes de comenzar a trabajar en el proceso de nómina, estos son algunos términos que deberás conocer.

Nómina de sueldos 

El término «nómina» es un término general y tiene varios significados, entre ellos: 

  • La cantidad de dinero pagada a todos los empleados en un día de pago, como en «corrimos la nómina esta mañana para el día de mañana».
  • Los registros financieros de una empresa relacionados con el pago de sueldos y salarios a los empleados.
  • El registro total de ganancias de todos los empleados durante un año.

Sueldo bruto

El sueldo bruto es el total pagado a un empleado en cada período de pago, y se determina, como hemos explicado ya, de diferentes maneras para los empleados asalariados y por hora. 

Para los empleados asalariados, el pago bruto se establece como un monto anual. Determinar el pago bruto de un período de pago se logra al dividir el salario anual por el número de períodos de pago en el año. 

Para los empleados por hora, el pago bruto es la tarifa por hora del trabajador multiplicada por la cantidad de horas trabajadas en ese período de pago; Las horas extras también se incluyen en el pago bruto. 

El pago bruto es el monto reportado al IRS y es la cantidad que el empleado paga impuestos sobre la renta. 

Salario neto 

El pago neto es la cantidad de pago que recibe un empleado después de todas las retenciones y deducciones del pago bruto. En otras palabras, el pago neto es el monto final del cheque de pago del empleado.

El cálculo del pago neto comienza con el pago bruto. Luego, como hemos visto, se deducen las retenciones para los impuestos federales y estatales, así como las deducciones para el impuesto FICA (Seguro Social y Medicare). Finalmente, se deducen las deducciones discrecionales como los montos del plan de salud y del plan de jubilación.

Retenciones 

La retención se refiere a los montos tomados del cheque de pago de un empleado por impuestos federales y estatales sobre la renta. La retención se determina para el impuesto sobre la renta federal mediante un Formulario W-4 completado por el empleado contratado, y para el impuesto sobre la renta estatal mediante un W-4 estatal u otro formulario de impuestos. 

El cálculo de la retención incluye:

  • El salario bruto del empleado durante el período de pago.
  • Información sobre el estado del empleado como asalariado o por hora.
  • Información sobre el estado civil del formulario W-4.
  • E información sobre los montos de retención adicionales que el empleado detalla en el formulario W-4.

Horas extra 

Las horas extras son las cantidades adicionales pagadas a los empleados por hora que trabajan más de 40 horas a la semana, que trabajan los fines de semana u otras cantidades adicionales. El requisito mínimo federal de tiempo extra es que el tiempo extra se debe pagar a una tasa de pago de 1 1/2 veces para los empleados que trabajan más de 40 horas en una semana laboral. Por supuesto, se puede pagar horas extras a tasas más altas.

Las horas horas se calculan de manera diferente para los empleados por hora y asalariados. La mayoría de los empleados asalariados están exentos de horas extras, pero es posible que su empresa deba pagar horas extras a algunos empleados exentos con salarios más bajos.

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